Hilfe zu Zeitplanung 1: Zeitprotokoll

Wenn Sie gerade den Themenartikel Zeitplanung 1: Vorbereitungen durcharbeiten, erstellen Sie vermutlich ab heute Ihr Zeitprotokoll.

Um Ihnen ein wenig die Hemmungen vor dieser „Belastung“ zu nehmen, möchte ich meine eigenen Erfarungen mit Ihnen teilen – vielleicht erkennen Sie dann, dass „Perfektionismus“ nicht nötig ist… nur ein wenig Durchhaltevermögen.

Mein erster Tag

Am ersten Tag habe ich das vorbereitete Formular zu Hause liegen gelassen. Ist manchmal schwierig eingefahrene Wege zu verändern – meine morgentliche Routine hat mich gefangen gehalten.

Beim Kunden fiel mir dann ein, dass ich eigentlich ein Zeitprotokoll führen wollte. Also habe ich ein leeres A5-Blatt genommen und erst mal aus dem Gedächtnis aufgeschrieben, wie ich die letzten Stunden verbracht habe. Glücklicherweise gab es da nicht viel:

• 05:45 bis 06:30 – Fahrt zum Kunden
• 06:30 bis 07:00 – Durchgehen des Posteingangs
• 07:00 bis 07:30 – Beantworten der wichtigen Nachrichten
• 07:30 bis 08:00 – Kantine Brötchen holen, neue Infos von Kollegen einholen

(Sie haben sicher Verständnis dafür, dass ich weder Namen noch konkrete Themen benennen möchte)

So ging das dann erst mal wenige Stunden gut – bis dann die ersten „Notfall“-Tätigkeiten eingetrudelt kamen. Also habe ich das Protokoll liegen gelassen… habe es aber glücklicherweise zum Feierabend wieder mit nach Hause genommen und habe hier die weiteren Aktivitäten so gut es ging aufgeschrieben.

Daheim fiel mir das Führen leicht. Ich hatte meine Partnerin darüber informiert, dass ich so ein Zeitprotokoll führen möchte und sie hat mir mehr als einmal etwas nachgeholfen. Dafür bin ich ihr dankbar.

Nächsten Tage

Ich habe es dann in den nächsten Tagen weiter so gehalten – das Protokoll beim Kunden führte ich dort auf eigenen Zetteln und die privaten Zeiten protokollierte ich entsprechend zu Hause. Abends habe ich das Protokoll dann in Excel übertragen und so zwar etwas mehr Arbeit gehabt (doppelt geführt) – aber es war wenigstens sauber und ordentlich.

Schließlich sollte mir das Protokoll ja helfen – es war keine Aufgabe, die mir von anderen übertragen wurde („Hausaufgaben“), sondern meine eigene Entscheidung, das Chaos in meiner Planung zu beenden.

Wochenende

Am ersten Wochenende mit Protokoll habe ich es ein wenig schleifen lassen. Ich fühlte mich nicht besonders gut und der samstägliche Stress, den es damals noch gab, hat mir den Rest gegeben. Froh, irgendwann mal ein wenig Ruhe zu haben, habe ich mich in die Badewanne gelegt und einfach meine Zeit verstreichen lassen. Klar kreisten die Gedanken häufig um das Thema Planung und was ich erreichen möchte – aber ich gönnte mir einfach eine Auszeit.

Abends waren wir dann unterwegs – und damit war der Samstag für das Protokoll vorerst verloren. Die Rekonstruktion, die ich dann Sonntags versucht habe, war lückenhaft und vermutlich auch falsch. Trotzdem habe ich das Protokoll noch mal ausgefüllt und mir fest vorgenommen, noch eine Woche durchzuhalten.

Die zweite Woche

Die folgende Woche war unspektakulär. Ich habe das Protokoll halbwegs ordentlich geführt, viel ordenticher als in der ersten Woche. Und ich erkannte bereits in der abendlichen Übertragung, wo einige meiner größeren Zeitprobleme herkamen – ich habe offensichtlich viel zu viel Fernsehen geschaut und konnte noch nicht mal sagen, was eigentlich. Am Donnerstagabend sogar 4 Stunden… und ich fragte mich seit Jahren, wieso ich nicht mehr zum Lesen käme… andere Erkenntnisse bezogen sich auf die Organisation meiner Arbeit und die recht überschaubare Konzentration bei Tätigkeiten (ich bin das Thema „Keller aufräumen“ immer wieder mal angegangen, aber immer nur für 30min oder weniger, kein Wunder, dass ich nicht wirklich voran kam).

Erkenntnisgewinn

Ich darf Ihnen sagen, dass mich meine ersten Versuche mit dem Zeitprotokoll wirklich weitergebracht haben. Nachdem ich die anfänglichen Schwierigkeiten überwunden hatte, waren die erzielten Erkenntnisse den Aufwand wert. Ich konnte Entscheidungen treffen was ich verändern wollen würde.

Natürlich konnte ich einige Dinge nicht mal eben so ändern. Aber ich konnte mir vornehmen, nach und nach entsprechende Entscheidungen zu treffen. Selbstverständlich konnte ich das nur in Zusammenarbeit mit meinem sozialen Umfeld machen – das gottlob großes Verständnis für meine ersten Gehversuche in dieser Hinsicht hatte. Schließlich ging es mir nicht nur darum, Zeit für mich zu gewinnen – sondern für die Dinge, die ich gerne tat. Und beispielsweise mein Beziehungsleben gehört zu diesen Dingen – deshalb war das „Verkaufen“ auch entsprechend einfach.

Übrigens erstelle ich auch heute noch gelegentlich mal ein Zeitprotokoll. Zum einen, um mir selbst immer wieder über die Schulter zu schauen und zum anderen, weil es mir schlicht Spaß macht.