Effektive Ablage

Sie haben sicher schon häufig von verschiedenen Ablagesystemen gelesen. Ordner, Mappen, Hängeregistraturen, Wiedervorlagemappen, Postits, Superbücher und so einiges mehr.

Alle versprechen die ultimative Lösung für alle Probleme. Meine Erfahrung sagt mir da etwas völlig anderes.

Selbstversuch

Ich habe es versucht.

In der Literatur wurde mir mehrfach empfohlen ich solle meine Ablage einheitlich halten. Also ein System für alles nutzen.

Also habe ich Hängeregistraturen angeschafft. Natürlich mehrere, weil ich als jemand, der seit vielen Jahren Selbständig ist und auch sonst mit Ideen nicht gerade geizig umgeht, wirklich viel Material angesammelt habe.

Dann Beschriftungsgerät und ich habe mich tagelang darauf eingelassen, meine Ablage zu ordnen.

Als dann der Zeitpunkt gekommen war, dass ich endlich damit arbeiten konnte, kamen auch die Probleme:

• Ich kann die Unterlagen sehr schlecht transportieren. Die Hängeregistermappen sind sperrig, haken sich wegen der Metallhänger ständig irgendwo fest.
• Meine elektronisch abgelegten Dokumente – wir sprechen hier von zig tausend Dokumenten – muss ich zwangsläufig irgendwie anders sortieren und transportieren. Der logische Bruch zwischen „A-Z“ (Hängeregistratur) und „Themensortierung“ (Computerdateien) machte mir immer wieder zu schaffen. Ich mag keine „Brüche“.
• Neue Mappen anlegen ist recht zeitaufwändig. Also wuchs mein „Ablage“-Korb immer weiter an.

Ursachenforschung

Allgemein hatte ich zwar jetzt eine gewisse Ordnung erreicht, aber ich war mit dem Ergebnis trotzdem nicht zufrieden. Denn ich hatte zusätzlich zu den Hängeregistern und Computerdateien auch noch ganze Ordner: Steuerunterlagen nach Jahrgang sortiert. Und natürlich noch Dutzende weitere Ordner, die jeweils Sammlungen von „Einzelblattthemen“ enthielten. Also die Dinge, die man klassischerweise nicht in eine Hängeregistermappe packen würde.

In der Hängeregistratur fand ich eine alphabetische Ablage sinnvoll. Obwohl ich nicht immer ganz eindeutige Stichworte gefunden habe. Aber bei Computerdateien fand ich die alphabetische Ablage überhaupt nicht mehr sinnvoll. Hier wollte ich meine thematische Sortierung beibehalten, weil diese sich auch seit vielen Jahren bewährt hatte. In einer Hängeregistratur ist das „Einfügen“ einer Mappe mittendrin praktisch nicht möglich – bei Computerdateien hingegen überhaupt kein Problem.

Die Ursachen hinter meinen Schwierigkeiten waren dann relativ schnell klar:

• Verschiedene notwendige/gewünschte Ablage-Systematiken.
• Erhebliche Mengen Kleinst-Informationen.
• Zu viel Zeitbedarf für das Ablegen.

Ein System für alles?

Ich habe natürlich nach einer einzigen Lösung gesucht in der Annahme, es gäbe das perfekte System.

Dafür habe ich ehrlicherweise aber viele Stunden vergeblich investiert – und das hätte mir schon von Beginn an klar sein müssen. Es kann keine perfekte Symbiose zwischen verschiedenen Ablagesortierungen und –medien geben. Kein einzelnes System kann beides abbilden.

Für jeden Zweck eine passende Ablage

Also habe ich für die verschiedenen Probleme verschiedene Ablagen umgesetzt. Die klassische Ordnungs-Lehre, wie man sie in vielen Fachbüchern findet, würde hier allerdings widersprechen:

• Mappen für die Kleinst-Informationen. Schnell angelegt, alphabetisch sortiert.
• Ordner für steuerlich relevante Unterlagen, die chronologisch abgelegt werden und nie umsortiert werden müssen/dürfen/sollten. Schnell abgeheftet, chronologisch sortiert und nach Jahren gruppiert (d.h. pro Jahr mindestens ein Ordner).
• Hängeregistermappen für „das Grobe“ und fürs Archiv. Hier werden auch Mappen archiviert, die momentan nicht mehr relevant sind, aber zukünftig ggf. reaktiviert werden. Darüber hinaus landen hier Kataloge, Broschüren und Zeitschriftenartikel. Sortiert nach Alphabet.
• Computerdateien für meine Informationssammlung. Ich nutze mein bestehendes Informationsarchiv weiter mit thematischer Sortierung.

Ich wollte aber zumindest eine Art „Überbau“ über meinen Ablagen haben. Eine Art zentrales Register. Oder – von mir aus – eine Schlagwort-Datenbank. Ich möchte von einer Stelle aus „suchen“ können und schnell wissen, wo etwas liegt. Außerdem wollte ich die Möglichkeit haben zu einer Akte mehrere Stichworte zu vergeben und ein paar Dinge mehr.

Effiziente Recherche in den Ablagen

Dafür habe ich mir eine eigene Software entwickelt. Diese Software baut eigentlich auf einem numerischen Ablage-Verfahren auf, wie es in Großarchiven genutzt wird: Jeder Vorgang bekommt eine eindeutige Nummer, die fortlaufend vergeben wird. Ich werde meine Ablage auch schrittweise auf eine numerische Ablage umstellen – aber da ich bereits große Mengen bestehende Archivunterlagen besessen habe, war ein Umstellen zu einem Stichtag nicht möglich (und auch nicht nötig).

Mit dieser Software, die meine zentrale Anlaufstelle für alle Suchanfragen geworden ist, besitze ich ein Instrument, dass mir das Mischen verschiedener Ablagen ermöglicht – ohne, dass ich dabei auf Gewohntes verzichten oder sinnvolle/notwendige Sortierungen aufgeben muss.

Einziger Nachteil war/ist, dass ich jede Akte einmalig in der Software erfassen muss. Da ich die Software aber selbst entwickelt habe, konnte ich das Anlegen natürlich so einfach und schnell wie möglich gestalten.

Fazit

Ich glaube ein einziges perfektes System gibt es nicht. Es kommt darauf an, dass wir aus den bestehenden Möglichkeiten die für uns optimalen Hilfsmittel heraussuchen und geschickt kombinieren.

Wie bei Zeitplanbüchern, Kalendern, Mobiltelefonen und anderem – es gibt nicht das eine, einzige Perfekte. Alles hat irgendwelche Vorteile, alles irgendwelche Nachteile. Kein System ist perfekt, auch wenn die Eigenwerbung der Hersteller es verspricht.

Wir leben in einer Zeit, wo sehr verschiedene Bedürfnisse in der Ablage zusammentreffen:

• Behördliche/mittelalterliche Anforderungen an die Papier-Form.
• Ausschnitte aus Papiermagazine und –zeitungen.
• Ausschließlich auf dem Computer vorliegende Dateien.
• Kurznotizen, kleinste Papiermengen.

Jedes Bedürfnis kann jeweils durch eine passende Ablageform gut befriedigt werden. Das mit dieser Vielfalt zwangsläufig eintretende Problem, dass eine Suche in jeder Ablage erneut durchgeführt werden muss, lässt sich dank heutiger Technik gut lösen.