Aufgabenlisten

Warum überhaupt eine Aufgabenliste?
Was macht eine gute Aufgabenliste aus?
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Im Zeitmanagement werden Aufgabenlisten genutzt, um ein bisschen Struktur in die anstehenden Tätigkeiten zu bringen.

Aber auch sonst haben sich Listen mit zu erledigenden Dingen schon lange bewährt – völlig unabhängig davon, ob der Anwender sich mit dem Thema Zeitmanagement überhaupt je beschäftigt hat. Auch mein Opa hat schon Aufgabenlisten geführt, der nun alles andere als auf dem Self Management Trip gewesen ist.

Warum überhaupt eine Aufgabenliste?

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To-do list book. von koalazymonkey bei Flickr

Manchmal fragen Sie sich vielleicht, wieso Sie eigentlich überhaupt eine Aufgabenliste führen sollten. Ich habe deshalb ein paar Argumente zusammengetragen.

Sie wissen, was Sie heute/diese Woche/diesen Monat oder während eines Meetings erledigt haben möchten.
Sie brauchen nicht Ihr Umfeld befragen, was getan werden sollte. Sie übernehmen selbst das Ruder in Ihrem Leben.
Durch das Aufschreiben der anstehenden Tätigkeiten erkennen Sie gleichartige Aufgaben und können durch sinnvolles Zusammenfassen Zeit sparen.
Sie vergessen die Banalitäten des Alltags nicht mehr, die nur allzu gerne hinter den „strategischen“ Tätigkeiten zurücktreten müssen (aber deshalb nicht total unwichtig sind… irgendwann ist der Kühlschrank wirklich leer).
Sie entlasten ganz allgemein Ihr Gedächtnis und müssen sich nicht ständig an Ihre Aufgaben erinnern müssen. So ganz nebenbei reduzieren Sie auch Ihre Schuldgefühle, falls Sie diese ständigen Erinnerungen mit „das musst du noch machen“ verwechseln und sich selbst ständig Druck machen.
Nach der auch nur teilweisen Bearbeitung der Aufgabenliste sehen Sie Ihren Fortschritt: Einige Aufgaben sind bereits abgehakt oder durchgestrichen, Sie halten das ein, was Sie sich vorgenommen haben. Herrliches Gefühl so zuverlässig zu sein.

Was macht eine gute Aufgabenliste aus?

Eine wirklich gute Aufgabenliste erfüllt noch ein paar mehr Kriterien als nur eine Liste von „Baustellen“ zu sein:

Die Liste ist für den gewünschten Zeitraum oder Einsatzzweck vollständig. Sie haben alles notiert was wichtig ist.
Aus der Liste gehen eindeutige Prioritäten hervor. Sie können auf einen Blick erkennen, welche der Aufgaben auf jeden Fall erledigt werden sollen und welche auch entfallen dürfen.
Gleichartige Tätigkeiten sind bereits gruppiert notiert und werden so quasi automatisch an einem Stück erledigt.
Eine Aufgabenliste enthält nur Tätigkeiten, die im geplanten Zeitraum auch umgesetzt werden können. Sie nehmen sich weder zu viel vor noch notieren Sie Aufgaben, die in diesem Zusammenhang überhaupt nicht erledigt werden können: Sie können Ihren Koffer für den Wochenendausflug nach Paris nicht im Meeting mit Ihrem Vorgesetzten packen.
Richtig gute Aufgabenlisten enthalten sowohl die „nervigen“ als auch die „spaßigen“ Aufgaben. Jeweils in einer guten Mischung. Die großen Brocken müssen wir manchmal einfach schlucken. Deshalb sorgen Sie mit eingestreuten Aufgaben, die Sie sehr gerne erledigen, dafür, dass Abwechslung und Motivation entsteht.
Eine Aufgabenliste kann nicht mal eben nebenher entstehen. Sie müssen sich schon ein bisschen Zeit nehmen und der Liste Ihre volle Aufmerksamkeit zukommen lassen.
Tätigkeiten auf der Aufgabenliste sind grundsätzlich aktiv und als Tätigkeit oder als ideales Ziel formuliert. Sie notieren als nicht „Zahnarzt“ sondern „Termin beim Zahnarzt vereinbaren“.
Aufgaben sollten sehr genau/spezifisch beschrieben sein. Sie sagen nicht „Weltfrieden“ sondern eher „Ich habe als UNO-Generalsekretär alle Nationen zur Harmonie gebracht“.
Bei umfangreichen Aufgabenlisten ist es manchmal wichtig, dass einzelnen Tätigkeiten der Liste eine geplante Dauer zugeteilt wird. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf Ihren Tag/Ihre Woche/Ihren Zeitraum mit entsprechenden Erledigungsfenstern versehen, wo bestimmte Aufgaben untergebracht werden können.
Und zum guten Schluss: Eine Aufgabenliste ist immer aktuell. Wir können mit einem Aufgabengrab nichts anfangen. Wenn die Aufgabenliste im Grunde ein besserer Notizzettel ist, werden Sie die dort notierten Dinge auch mit großer Wahrscheinlichkeit nicht als „sollte ich umsetzen“ sondern eher als „der Fresszettel gehört eigentlich in den Müll“ bewerten.