Aktivitäten bzw. Aufgaben planen und erledigen

Das Planen und Erledigen von Aktivitäten/Aufgaben gehört zu den am häufigsten gebrauchten Techniken der Selbstorganisation.

Beinahe alles, was wir uns vornehmen, lässt sich auf das Erledigen von Aufgaben reduzieren.

Eine Aufgabe definieren wir üblicherweise so:

• konkret & umsetzbar: das heißt die Formulierung ist deutlich und direkt: statt „Ferien in London buchen“ lieber „beim Reisebüro Prospekte für Hotels in London holen“
• positiv: die Aufgabe soll motivierend sein: statt „Steuererklärung endlich machen“ lieber „Steuererklärung wegen möglicher Erstattung erledigen“

Mit diesen zwei einfachen Hinweisen haben wir schon eine machbare Aufgabenformulierung gefunden.

Aufgabenspeicher

Eine so formulierte Aufgabe legen wir in unserem Aufgabenspeicher ab – das kann eine Liste sein oder auf einer Seite im Notizbuch oder in einem Programm. Beim Notieren von Aufgaben sind wir großzügig und schreiben auch Kleinigkeit auf.

Vorbereitung des nächsten Tages

Aus diesem Aufgabenspeicher speisen wir dann möglichst täglich die konkrete Liste von Aufgaben, die wir am nächsten Tag umsetzen möchten. Dabei ist es wichtig, dass wir uns weder über- noch unterschätzen: wir sollten eine reale Chance haben die Aufgaben auch wirklich zu erledigen. Deshalb ergänzen wir bei diesem Schritt zwei oder drei wichtige Informationen – für jede Aufgabe:

• Zeitbedarf: wir schätzen den Zeitbedarf, den wir uns für die Umsetzung der Aufgabe geben („Steuererklärung wegen Erstattung erstellen, 3 Stunden“)
• Eventuell Termin: wenn wir einen konkreten Zeitpunkt zur Umsetzung benötigen, vereinbaren wir mit uns selbst für den nächsten Tag einen Termin (beispielsweise „16:30 beim Reisebüro Prospekte für London holen“)
• Notwendige Informationen: wenn wir Telefonnummern, Webadressen, Anfahrtsskizzen oder Unterlagen zur Umsetzung einer Aufgabe brauchen, ergänzen wir diese jetzt

Um sicherzustellen, dass wir auch noch flexibel auf spontane Anforderungen eingehen können, verplanen wir maximal 60% unserer verfügbaren Zeit (je nach Bedarf auch weniger!).

Auf diese Weise haben wir schon einmal einen konkreten „Plan“ erstellt, was wir am nächsten Tag umsetzen möchten.

Tagesplanung

Am nächsten Morgen nehmen wir uns zunächst ein paar Minuten Zeit und schauen uns unsere Aufgabenliste an. Besonders wichtige Aufgaben, die wir auf jeden Fall umsetzen müssen, heben wir hervor. Das können wir mit „A-B-C“ oder „1-2-3“ oder mit einem Textmarker machen – wichtig ist nur, dass wir auf einen Blick erkennen, welche Aufgabe wir als allererstes umsetzen müssen.

Im Laufe des Tages neu hinzukommende Aufgaben, die wir auch noch am selben Tag erledigen möchten (dafür haben wir den Zeitpuffer eingeplant!), notieren wir direkt in unsere Aufgabenliste des Tages (bitte wieder ergänzt um den möglichen Zeitbedarf und weitere Informationen).

Rückblick

Am Abend bei der Vorbereitung des nächsten Tages schauen wir zunächst nach noch offenen Aufgaben. Wenn wir diese noch umsetzen können, machen wir das jetzt. Wenn nicht übernehmen wir diese offenen Aufgaben sofort auf den nächsten Tag und ergänzen erst dann aus unserer Aufgabensammlung. Aufgaben, die wir schon mehrfach unerledigt übertragen haben, können wir eventuell ganz streichen (sie sind offenbar weder wichtig noch dringend) – oder wir haben die Aufgabe nicht konkret genug beschrieben.

Stolpersteine

Unliebsame Aufgaben dümpeln möglicherweise lange Zeit in unserem Aufgabenspeicher, bis wir von außen entsprechenden Termindruck spüren. Sehr gerne sind das Aufgaben im Zusammenhang mit steuerlichen Angelegenheiten – oder Verpflichtungen, die wir als „notwendiges Übel“ betrachten. In der täglichen Vorausplanung des Folgetages übergehen wir diese Aufgaben gerne – und bauen nach und nach ein schlechtes Gewissen auf. Die beste Planung kann uns hier nicht helfen, wir müssen uns schon selbst überwinden auch diese Aufgaben zu beachten. Sehen wir es doch positiv: wenn wir die unliebsame Aufgaben endlich erledigt haben, verschwinden sie aus unserem Aufgabenspeicher und unser schlechtes Gewissen ist endlich weg!

Gerade anfangs unterschätzen wir möglicherweise den Zeitbedarf von Aufgaben oder werden regelmäßig von spontanen Einfällen oder Störungen in unserer Planung erschüttert. Wir haben hier die Möglichkeit eben deutlich weniger Zeit zu verplanen, die Störfaktoren nach und nach abzustellen (bspw. Vereinbarungen mit Kollegen zu treffen, dass gewisse Zeiten eben tabu sind) oder… wir gewöhnen uns an, spontane neue Ideen sofort zu notieren und dann später darauf zurückzukommen (bspw. im täglichen Rückblick – wir müssen den Rückblick ja nicht nur ausschließlich für die Planung nutzen, wieso nehmen wir diese regelmäßigen Momente nicht zum Anlass auch allgemeine Fragen zu klären?).

Wenn wir Aufgaben immer wieder verschieben (und nicht streichen können), die Formulierung von Aufgaben nicht konkret genug vornehmen oder andere kleine Fehler machen, tendieren wir dazu die Ursache dazu „im System“ zu suchen: wir fragen uns, ob das eingesetzte Planungsinstrument das richtige ist oder wir nicht doch irgendein spezielles Formular benötigen oder eine andere Software oder ziehen den Wechsel vom Papier auf PDA in Erwägung. Eigentlich aber sollten wir uns an die eigene Nase packen und die Ursache genau dort benennen, wo sie normalerweise sitzt: bei uns. Es ist nicht schlimm, wenn die Planung immer wieder ins Stocken gerät oder wir nicht „perfekt“ sind – wir sind Menschen und machen Fehler und eine Planung soll daran auch nichts ändern. Wirklich dumm von uns wäre es aber, wenn wir gar nicht erst versuchen unsere Fehler zu beheben oder wenigstens ehrlich zu uns selbst sind, dass nicht (überwiegend) die Umstände „Schuld“ haben.

Anmerkung

Diese einfachen Hinweise sollten eigentlich schon helfen, dass wir deutlich zufriedener mit unserer Planung und mit der Umsetzung gewünschter und notwendige Aktivitäten werden.