Posteingang aufräumen?!
Vor ein paar Tagen habe ich fast eine Stunde damit verbracht, meinen Posteingang in Outlook leerzuräumen. Es gab einen kleinen „Stau“, weil ich für zwei Tage nicht online war… ja das geht manchmal schnell.
Dabei habe ich dann jede einzelne Mail ordentlich verarbeitet, wie sich das gehört:
- gelöscht, wenn es Unsinn war
- abgelegt, wenn es Informationen waren
- umgehend geantwortet, wenn es möglich war
- Aufgabe notiert zum späteren Beantworten und in den Ordner „@Aktis“ geschoben
Gutes Gefühl war das.
Hielt ungefähr 6 Stunden an. Nämlich genau so lange wie ich geschlafen habe. Am nächsten Morgen schaue ich in meinen Posteingang… baumeln da schon wieder 5 ungelesene Nachrichten herum. Als ich nachmittags aus dem Büro komme, hängen an die 40 ungelesene Mails im Eingang.
Einige der Nachrichten sind Newsletter, andere Spam, einige wirklich zu beantworten. Manches davon sind Rückmeldungen von meinen eigenen Anfragen.
Aber es ist doch wirklich mühsam. Jeden Tag muss ich ein paar Dutzend Mails bearbeiten. Wenn ich eine Woche Urlaub habe und Mails gar nicht abrufe… genau… Super-Gau und das Chaos ist wieder perfekt.
Geht euch das auch so? Was macht ihr dagegen?
Ich habe einzelne Ordner angelegt, in die die entsprechenden Emails automatisch gefiltert werden, z.B. Bank XYZ , Versicherung XYZ, Firma XYZ, Newsletter etc.
So wird schon mal vorsortiert und ich habe einen ersten groben Überblick, um welche Emails es sich handelt. Die Emailflut erschlägt einen dann auch nicht, wenn der normale Posteingang geöffnet wird.
Die Emails aus der eigenen Arbeitsstätte lasse ich im normalen Posteingang, hierfür könnte auch ein separater Ordner oder auch mehrere Ordner nach Abteilungen angelegt werden.
So bleibt im normalen Posteingang ein überschaubarer Rest, der schnell kontrolliert und abgearbeitet ist.
Interessanter und oft empfohlener Ansatz. Sie sind der erste von dem ich höre, dass das funktioniert. Meiner Erfahrung nach sind diese automatischen Filtern sehr dazu geeignet „aus den Augen aus dem Sinn“-Ergebnisse zu produzieren.
Für Mailinglisten oder Newsletter ist das aber durchaus ein praktikabler Ansatz.
Manch einer wird sicherlich nicht mit dieser Vorgehensweise klar kommen und „aus den Augen aus dem Sinn” wird dann zutreffen, da stimme ich zu.
Für mich haben einige „XYZ-Ordner“ oberste Priorität, der Hauptposteingang ist erst mal zweitrangig und wird erst nach Durchsicht der wichtigen „XYZ-Ordner“ kurz überflogen.
Die neuen Mails in den „XYZ-Ordnern“ werden sofort von mir gelesen und (falls dringend) unmittelbar bearbeitet. Zudem weiß ich, wo ich was zu welcher Firma/Bereich auffinde, da es bereits in den richtigen Ordner gefiltert wurde.
Andere Ordner, z.B. „Newsletter“, haben durchaus Zeit, dort schaue ich sporadisch rein.
Beruflich und privat nutze ich diese Aufteilung seit Jahren und sie funktioniert wunderbar.
Danke für den Hinweis! Klingt wirklich so, dass Sie damit sehr gut klarkommen.
Ich gehe klassisch vor, alle E-Mails, die innerhalb von 3 Minuten bearbeitet werden können, werden erledigt.
Für den Rest habe ich mir Ordner angelegt. Diese sind bezeichnet mit M1, M2 usw. Mails, die ich nicht sofort bearbeiten kann oder will kommen auf meine handschriftliche ToDo-Liste, werden in einen der M-Ordner verschoben und die Ordnernr. bei der Aufgabe in der ToDo-Liste notiert. Das mache ich spätestens kurz vor Feierabend, dann ist der Eingangsordner abends leer.
Wenn ich abwesend bin, hat meine Vertretung das Recht und die Pflicht, alle E-Mails zu löschen, die bearbeitet sind und für mich auch später nicht mehr wichtig sind. Das reduziert die Anzahl der E-Mails nach 3 Wochen Urlaub erheblich.
Wir machen das recht ähnlich; Unterschied ist wohl, dass für mich niemand den Briefkasten aufräumt…