Rückwärts planen

Wenn Sie eine Tätigkeit planen möchten, die einen fixen Endtermin hat und Sie wollen vermeiden, dass Sie irgendwann unter Zeitdruck den Termin gerade so noch packen, bietet sich eine Technik an, die „Rückwärtsplanen“ genannt wird.

Das Konzept ist, wie eigentlich alle sinnvollen Techniken, sehr schnell erklärt und angewendet.

Rückwärts planen

Nehmen wir an, Sie wollen am 14.03. Ihrem Onkel als Geburtstagsgeschenk ein Fotoalbum mit persönlichen Widmungen der Familie überreichen. Sie wissen, dass dazu einige Vorarbeiten nötig sind:

• Familie über die Idee informieren und alle zur Beteiligung auffordern
• Bilder aus den Fotoalben scannen
• Bilder bei einem Onlinedienst bestellen
• Angebote bei Buchbindern einholen
• Bilder und persönliche Texte kombinieren
• Fertige Unterlagen binden lassen

Natürlich können Sie jetzt vorwärtsgerichtet so planen, dass die einzelnen Schritte nacheinander erfolgen. Aber wenn es Ihnen schwer fällt, einen ersten oder zweiten Termin zu planen – versuchen Sie es mal rückwärts:

• Geschenk überreichen
• Fertige Unterlagen binden lassen
• Bilder und persönliche Texte kombinieren
• Angebote bei Buchbinder einholen
• Bilder bei einem Onlinedienst bestellen
• Bilder aus den Fotoalben scannen
• Familie über die Idee informieren und alle zur Beteiligung auffordern

Als nächsten Schritt überlegen Sie sich, wie lange die jeweilige Aktivität dauern könnte – seien Sie im Zweifel großzügig:

• 10 Tage: Fertige Unterlagen binden lassen
• 2 Wochen: Bilder und persönliche Texte kombinieren, Angebote einholen
• 2 Wochen: Bilder bei einem Onlinedienst bestellen (inklusive Lieferzeiten, großzügig – Pufferzeiten für eventuelle Qualitätsprobleme)
• 2 Wochen: Bilder aus den Fotoalben scannen
• 2 Wochen: Rückmeldung der Familie nach Info über Idee abwarten (u.U. bereits Fotoalben aus dem Familienumfeld einsammeln)

Und jetzt vergeben Sie entsprechende Termine – mit genug Puffer für eventuell nicht berücksichtigte Störungen:

• 14.03.: Geschenk überreichen
• 01.03.: Fertige Unterlagen binden lassen
• 15.02.: Bilder und persönliche Texte kombinieren
• 15.02.: Angebote bei Buchbinder einholen
• 05.02.: Bilder bei einem Onlinedienst bestellen
• 15.01.: Bilder aus den Fotoalben scannen
• 01.01.: Familie über die Idee informieren und alle zur Beteiligung auffordern

Wenn Sie sich die Planung zu diesem Zeitpunkt in der zeitlich aufsteigenden Reihenfolge ansehen, ergeben sich noch zwei indirekter aber sehr wichtige Termine, die bereits am 01.01. weitergegeben werden müssen:

• 10.02.: Familie muss alle persönlichen Texte abgegeben haben (ein paar Tage Puffer für die üblichen Verdächtigen mit Terminschwierigkeiten)
• 15.01.: Fotoalben von Familienmitgliedern eingesammelt haben (bis dahin sollen alle liefern)

Sie sehen – bei der rückwärtsgerichteten Planung haben Sie relativ schnell einen guten Überblick über die einzelnen Zwischentermine und können rechtzeitig eingreifen, wenn es zu Verzögerungen kommen sollte.

Wenn Sie vorwärts geplant hätten, hätten Sie schnell erkannt, dass bereits Anfang Januar mit den ersten Schritten begonnen werden muss? Oder hätten Sie während der Planung bereits mehrfach die Termine verschieben müssen?

Schritt für Schritt

Wie im obigen Beispiel bereits erkennbar, wird diese Technik folgendermaßen umgesetzt:

1. alle notwendigen Schritte in der Reihenfolge notieren, wie sie erledigt werden müssen – ohne Termine!
2. Festlegung des Endtermin – mit einem Puffer von mehreren Tagen
3. die Reihenfolge der Aktivitäten umkehren
4. großzügig Zeitbedarfe schätzen
5. für jeden Schritt einen Termin planen, der realistisch und großzügig genug ist, um Eventualitäten zu berücksichtigen
6. Handeln

Dabei können Sie Schritt 4 auch vorziehen, wenn Sie das möchten.