Umgang mit Informationen

Gerade heute, wo wir eigentlich immer die Möglichkeit haben, auf eine beinahe unbeschränkte Wissensquelle zugreifen zu können, spielt es eine immer größere Rolle, dass wir mit dieser Möglichkeit effektiv und zielführend umgehen.

Die Gefahr, dass Sie sich bei der angebotenen Wissensmenge weder auf die Dinge beschränken, die Sie benötigen, noch überhaupt bewusst im Vorfeld eine Entscheidung darüber treffen, wie viel Zeit Sie für eine Recherche einplanen möchten, ist erheblich.

Aber es gibt eine Möglichkeit, wie Sie hier besser vorgehen können.

Übersicht „Benötigte Infos“

Legen Sie ein Blatt „Benötigte Infos“ in Ihrem Zeitplanbuch an, auf dem Sie notieren, zu welchem Ziel/zu welcher Aufgabe Sie welche Information benötigen. Versuchen Sie so konkret wie möglich zu sein.

Wenn Sie noch keine genaue Vorstellung davon haben, welche Informationen Ihnen fehlen, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie das Ziel/die Aufgabe nicht genau genug durchdacht haben – Sie wissen ja noch nicht einmal, was Sie genau wollen. Also würde ich vorschlagen, dass Sie sich zunächst noch näher mit der Planung des Ziels/der Aufgabe befassen und dann später auf das Thema Information zurückkommen. Wenn Sie Informationen zur weiteren Planung einer Aktivitäten benötigen wäre allerdings eine Notiz auf Ihrem „Benötigte Infos“-Blatt sinnvoll.

Auf dieser Liste sollten in erster Linie die Punkte aufgeführt sein, die Sie Ihren Zielen näher bringen. Also Informationen, die Sie zur besseren Umsetzung der für Sie wesentlichen Aufgaben benötigen.

Sie können in Ihrer „Benötigte Infos“-Übersicht auch größere Wissensbedarfe dokumentieren, die Sie nicht in einem einmaligen Recherchetermin erledigen. Nutzen Sie diesen „Hinweis“ zu gegebener Zeit dann dazu, Weiterbildungen, Schulungen oder ähnliches anzugehen.

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Recherchezeiten planen

In Ihrer normalen Wochen- oder Monatsplanung sehen Sie Zeiträume vor, die zur Recherche genutzt werden sollen. Zu diesem Zeitpunkt nehmen Sie dann Ihre Liste „Benötigte Infos“ zur Hand und arbeiten mit dieser Liste. Ergebnisse heften Sie entweder in passende Ordner, legen die Informationen in Ihre Hängeregistratur oder – der Idealfall – fassen die Erkenntnisse in eigenen Worten zusammen.

Vergessen Sie dabei nicht die Quelle zu notieren, falls Sie später darauf zurückkommen müssen.

Zur Vorbereitung dieser „Recherchetermine“ legen Sie auch alle möglicherweise relevanten Fachzeitschriften und Zeitungen zurecht.

Durchführen der Recherche

Hier ein paar Hinweise, wie dann die Recherche selbst effektiv ablaufen kann:

1. die Liste der benötigen Infos durchsehen und Prioritäten vergeben: 1 für „muss“, 2 für „wenn nach 1 noch Zeit ist“ und 3 für „kann auch beim nächsten Mal erledigt werden“
2. Bei Priorität-1-Infos beginnen und über 2 nach 3 durcharbeiten – wenn die geplante Zeit abgelaufen ist, die Recherche beenden
3. Inhaltsverzeichnis der Fachzeitschriften überfliegen und mit Textmarker mögliche relevante Artikel markieren
4. Erledigte Punkte streichen und Erkenntnisse notieren und ablegen, Artikel müssen in der Regel noch nicht gelesen werden (das erfolgt üblicherweise als Teil der Umsetzung!), Quellenangaben notieren

Vorteil dieser Methode

Der offensichtliche Vorteil ist, dass Sie wichtige Informationen zur Ziel-/Aufgabenumsetzung regelmäßig zur Hand haben.

Ein weniger offensichtlicher Vorteil ist, dass Sie deutlich weniger Zeit mit sinnloser Recherchetätigkeit („Surfen“) verbraten werden – weil Sie bereits vorher schon wissen, was genau Sie benötigen. Sie gehen auf diese Weise ergebnisorientierter ans Werk.

Einschränkung

Diese Methode ist gut praktikabel, wenn es um größere Informationsbedarfe geht. Wenn Sie nur eine Telefonnummer eines Arztes herausfinden müssen, um endlichen Ihren Termin zu vereinbaren, schlage ich vor, dass Sie das während Ihrer normalen Tagesarbeit erledigen (unter anderem dafür planen Sie ja genug Pufferzeiten ein!).