„Warten auf“-Liste

Kommt es bei Ihnen auch häufiger vor, dass Sie auf Rückmeldung durch andere warten, was ein Thema betrifft, dass eigentlich von Ihnen erledigt werden soll?

Bei mir passiert es häufig, dass eine Aktivität zunächst bei mir liegt, dann bei jemand anderem und dann wieder bei mir.

Konkretes Problem

Eine Aktivität wechselt bei mir häufig den Status: „Entwicklung“ (in Arbeit bzw. zu erledigen) „Test“, „Korrektur“, „Freigabe erteilen“, „Freigabe durchführen“. Dabei liegen „Entwicklung“, „Korrektur“ und „Freigabe durchführen“ in meiner Verantwortung die Aktivitäten „Test“ und „Freigabe erteilen“ bei jeweils verschiedenen Kollegen.

Mein Problem dabei war, dass ich die Entwicklungsaktivität bei mir in der Aktivitätsliste führe bis zum Zeitpunkt „Test“. Dann ist die Aufgabe eigentlich nicht mehr bei mir, dennoch möchte ich die Rückmeldungen im Augen behalten (z.B. Nachfragen). Sobald dann die Rückmeldung hereinkommt, liegt die Aktivität wieder komplett bei mir. Schließlich muss ich die Freigabe erteilen lassen, was wiederum jemand anderes tut (und der das nicht sofort macht!).

Dieses Prozedere betrifft mehrere Aktivitäten gleichzeitig – in den letzten Monaten waren es durchaus 10 oder 15 mit jeweils verschiedenen Status. Da verliert man schnell den Überblick, was jetzt noch nicht zurückgemeldet ist und wo ich gegebenenfalls kurz nachfragen sollte.

Lösungsvorschlag

Für diesen Zwischenstand habe ich mir eine gesonderte Aktivitätenliste angelegt, die ich „Warten auf“ nenne. Hier trage ich alle Aufgaben ein, die ich weitergemeldet habe und bei denen ich auf Rückmeldung warte. Ich trage dabei die Aufgabe, wem sie gerade vorliegt und seit wann ein.

Ja ich gebe zu: das Streichen aus meiner Aktivitätenliste, das erneute Aufschreiben auf der „Warten auf“-Liste und ggf. das erneute Notieren in meine Aktivitätenliste ist ein wenig Schreibarbeit. Aber dafür bin ich einfach sicher, dass ich nichts übersehe.

Alternative

Eine Alternative dazu wäre, dass Sie sich mit Kürzeln behelfen: eine Aktivität bekommt das Kürzel „D“, wenn sie gerade „unterwegs“ ist. Der Nachteil davon ist, dass Sie so in den bestehenden Formularen nicht auch das Datum des jeweiligen Statuswechsel erfassen können – was in meinem Anwendungsfall aber absolut nötig ist: wir veranstalten regelmäßige Statusrunden, in denen diese Zeitpunkte eine große Rolle in der weiteren Planung spielen.

Übertragen auf andere Anwendungsfälle

Übrigens können Sie diese Liste auch gut für Dinge einsetzen, bei denen Sie nicht in einem Zyklus arbeiten – sondern generell auf Rückmeldung warten. Beispielsweise die Rückmeldung von der Versicherung, wenn Sie einen Antrag stellen.