ALPEN-Methode zur Tagesplanung

Wenn Sie Morgens Ihre anstehenden Aktivitäten des Tages auf einer schriftlichen Liste fixieren und ein paar kleine Regeln beachten, können Sie so unterm Strich einiges an Stress und unerwarteten Zeitproblemen verhindern.

Das verspricht wenigstens die ALPEN-Methode.

ALPEN

Die Anfangsbuchstaben des Wortes ALPEN stehen für die einzelnen Schritte, die Sie bei dieser Planungsform beachten müssen:

• Aktivitäten schriftlich festhalten
• Länge der einzelnen Aktivitäten schätzen
• Pufferzeiten vorsehen
• Entscheidung treffen, was wie wichtig ist
• Nachkontrolle

Populär gemacht hat diese Methode Lothar J. Seiwert.

Ziel dieser griffigen und gut umsetzbaren Methode ist das effektive Planen der anstehenden Tätigkeiten. Sie kann helfen, Zeitdruck und Stress zu vermeiden oder reduzieren.

Aktivitäten schriftlich festhalten

Alle für den Tag vorgesehenen Aufgaben (geplante, unerledigte Aufgaben vom Vortag…) notieren Sie auf einem Zettel untereinander.

Optional: Anschließend gruppieren Sie die Aktivitäten nach ähnlicher Tätigkeit. Ordnen Sie beispielsweise alle anstehenden Telefonate oder zu schreibende Mails zusammen. Es ist in der Regel einfacher, ähnliche Tätigkeiten auch am Stück zu erledigen.

An dieser Stelle erkennen Sie vielleicht auch schon, welche Aktivitäten nicht unbedingt von Ihnen erledigt werden müssten oder welche sogar komplett entfallen können. Vergeben Sie die Aktivitäten an jemanden, der sie für Sie erledigen kann – oder streichen Sie.

Länge der einzelnen Aktivitäten schätzen

Zu jeder notierten Aktivität schätzen Sie jetzt den Zeitbedarf. Das ist zu Beginn etwas ungewohnt und auch fehleranfällig – aber im Laufe der Zeit werden Sie selbst sicherer in der Einschätzung.

Die Schätzung ist wichtig, weil Sie ohne Zeitbedarf nicht richtig beurteilen können, ob die anstehenden Aktivitäten überhaupt geschafft werden können.

Außerdem setzen Sie sich so selbst ein Zeitlimit. Erfahrungsgemäß dauern Aufgaben eben auch so lange, wie Sie sich dafür Zeit nehmen wollen. Sportliche Zeitvorgaben sind gewünscht – aber bleiben Sie dennoch realistisch.

Pufferzeiten vorsehen

Da Sie selbst mit großer Erfahrung bei der Zeitschätzung nicht vorhersehen können, was der Tag alles mit sich bringt, sollten Sie genug Puffer für Unvorhergesehenes einplanen. Bewährt haben sich Werte zwischen 40 und 60% als Pufferzeit.

Wenn Sie also einen Arbeitstag von 8 Stunden planen, rechnen Sie ungefähr mit 3,5 bis 4,5 Stunden für nicht geplante Aktivitäten.

Entscheidung treffen, was wie wichtig ist

Im Laufe des Tages müssen Sie häufig eine Entscheidung treffen, welche Aktivität Sie auf einen anderen Tag verschieben und welche unbedingt heute erledigt werden muss.

Deshalb vergeben Sie für jede Aktivität eine Priorität, die Ihnen signalisiert, wie wichtig die Erledigung genau heute oder sehr zeitnah ist. Damit nehmen Sie die Entscheidung über „was kann ich im Zweifel verschieben“ bereits vorweg und können eine Entscheidung im Laufe des Tages viel schneller und leichter treffen.

Nachkontrolle

Nach Ablauf Ihres Tages schauen Sie sich den Unterschied zwischen Planung und Realität an. Wenn es größere Abweichungen vom Plan gegeben hat, sollten Sie sich die Frage stellen, was Sie in Zukunft bei der Planung anders machen könnten.

Wenn Sie nicht genug Zeit zur Erledigung aller geplanten Aktivitäten hatten, ist vermutlich Ihre Aufwandsschätzung oder die vorgesehene Pufferzeit nicht angemessen. Erhöhen Sie am nächsten Tag diese Zeiten.

Wenn Sie bestimmten Aktivitäten nicht durchführen konnten, weil Ihnen wichtige Informationen gefehlt haben oder generell nicht alle Voraussetzungen zur Durchführung erfüllt waren, war die vorgenommene Aktivität nicht durchführbar und Sie sollten in der Planung Ihrer Aktivitäten mehr Zeit in die Vorbereitung investieren und bereits im Vorfeld klären, ob vielleicht noch (versteckte?) Vorarbeiten nötig sind (die dann wieder eine eigene Aktivität sind!).

Ergebnis

Vor dem Punkt „Nachkontrolle“ haben Sie eine einfache Liste zusammengestellt, die alle heute anstehenden Tätigkeit mit einer vernünftigen Ordnung und mit der nötigen Planungssicherheit (Zeit, Priorität) enthält.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die ALPEN-Methode einiges an Zeit benötigt, haben Sie zumindest in der Anfangszeit Recht. Es ist erst einmal ungewohnt und kostet ein paar Minuten. Mit ein wenig Routine aber brauchen Sie für diese Auflistung und Bearbeitung nur noch einen kurzen Moment.

Kritik

Diese Methode ist nur dann einsetzbar, wenn Sie Ihre Aktivitäten des Tages überhaupt im Vorfeld kennen und planen können. Gerade das Gruppieren gleichartiger Arbeiten ist sicher nicht immer möglich (sei es aus Gründen der Zusammenarbeit, Unternehmenskultur oder einfach deshalb, weil Sie wenig gleiche Tätigkeiten haben) – trotzdem kann so eine Arbeitsübersicht sehr hilfreich sein.

Bei einer gut durchgeführten sonstigen Wochenplanung ist die ALPEN-Methode übrigens nicht unbedingt täglich anzuwenden: die hier aufgeführten Schritte haben Sie dann bereits in der Wochenplanung durchgeführt. Deshalb ist es gut die Methode zu kennen – aber je nach Planungsvorgehen ist sie nicht unbedingt immer einsetzbar oder nötig.