Autofocus-System

Mark Forster hat ein System mit insgesamt 4 Varianten entwickelt, die zur Abarbeitung von Aufgaben nach einem recht einfachen Schema geeignet sind.

Er nennt dieses System „Autofocus“.

Wie funktioniert das System?

Ich erläutere hier das Autofocus 4 System. Mark Forster hat noch drei andere Varianten des Systems entwickelt für spezielle Bedürfnisse. Und er hilft Ihnen sogar bei der Auswahl, welches System Sie vielleicht nutzen möchten.

Im Grunde ist es schnell erklärt:

1. Alle Aufgaben, Erinnerungen, regelmäßige Tätigkeiten auf einer Liste notieren. Dabei dürfen durchaus zwei Listen beispielsweise für „Zuhause“ und „Job“ erstellt werden.
2. Nach der ersten Bestandserfassung wird die Liste mit einem Querstrich abgeschlossen – der Teil vor dem Querstrich ist der „Backlog“, der Teil danach die „Active List“.
3. Jetzt beginnt das Durcharbeiten dieser Aufgabenliste. Begonnen wird mit dem „Backlog“. Sie sehen sich die Aufgaben der Reihe nach an und erledigen diejenige Aufgabe, die Sie möchten.
4. Sie arbeiten an der Aufgabe so lange Sie möchten. Wenn die Aufgabe komplett abgeschlossen ist, streichen Sie sie. Wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, setzen Sie die Aufgabe unter die gesamte Liste (also in die „Active List“).
5. Wenn Sie mindestens eine Aufgabe aus dem Backlog begonnen/abgeschlossen haben, beginnen Sie jetzt wieder am Anfang des Backlogs.
6. Wenn Sie keine Aufgabe aus dem Backlog begonnen/abgeschlossen haben und das ihr erster Durchlauf durch das Backlog gewesen ist, fahren Sie weiter fort mit der „Active List“.
7. Führen Sie die Schritte 3 und 4 für die Active List durch.
8. Wichtig: Wenn Sie die Active List durchgesehen haben und mindestens eine Aufgabe begonnen/abgeschlossen haben, beginnen Sie wieder am Anfang des Backlogs – nicht am Beginn der Active List!
9. Wenn Sie keine Aufgabe in der Active List begonnen/abgeschlossen haben, setzen Sie unter die Active List ein Querstrich und erweitern Sie damit Ihr Backlog – das Backlog besteht jetzt aus dem ehemaligen Backlog und der ehemaligen Active List.

Das klingt vielleicht kompliziert. Aber sehen Sie sich dazu die Präsentation auf Mark Forsters Seite an – ein PDF-Dokument in Art einer Slideshow.

Vorteile

Der Vorteil ist, dass Sie auf diese Weise immer stückweise bei Ihren Aufgaben weiterkommen und sich automatisch auf die Tätigkeiten konzentrieren, die schon längere Zeit in der Aufgabenliste stehen (Backlog-System) – und dabei automatisch die Priorität dieser Aufgaben erhöhen, wenn Sie offensichtlich zu bearbeiten sind (das Versetzen der bearbeiteten und nicht abgeschlossenen Aufgabe an das Ende der Active List).

Der Verwaltungsaufwand dieser Liste ist minimal, Sie müssen lediglich die Aufgabenbeschreibung gelegentlich abschreiben. Können aber mit so einer Liste wirklich jede Art der Tätigkeiten notieren – auch Kleinigkeiten, Erinnerungen und Wiedervorlagen.

Nachteile

Der größte Nachteil ist, dass das System eine große Eigeninitiative verlangt und Sie recht frei in der Verfügung Ihrer Zeit sind. Fristen und Termine spielen keine Rolle.

Ebenfalls ein Nachteil ist, dass Sie keinerlei Anhaltspunkt dafür haben, wie viel Ihrer Zeit Sie verfügbar haben und welche Zeiten Sie mit „anderen“ Aktivitäten verbringen können. Sie können keine Aussage darüber machen, wann eine Aufgabe abgeschlossen sein wird (das System basiert auf „Freiwilligkeit“ und „Möchte ich machen“, statt auf „muss bis XY fertig sein“).

Im beruflichen Kontext brauchen Sie auf diese Fragen aber in der Regel eine Antwort.