Das minimalistische Planbuch

Gedanken, Fragen und Antworten dazu, wie ein möglichst kleines und einfaches Planbuch für eine gute Selbstorganisation eingesetzt werden kann.

Hintergrund

Die nachfolgenden Ideen entstanden aus dem Antrieb heraus, möglichst flexibel in der Wahl eines Planbuches zu sein und möglichst keine Einschränkung in Bezug auf Unterlagen, Ideensammlung und anderem in Kauf nehmen zu müssen.

Dahinter steckt die Erfahrung, dass ein großes Planbuch – egal wie groß und egal in welchem Format – nicht unbedingt die Vorteile bringt, die man zunächst einmal annimmt:

• „immer alles wichtige dabei“
  Das ist nur so lange richtig, wie man „alles wichtige“ auf Papier bringen kann, dass sich ins Planbuch einheften lässt. Sobald wir mehr wollen oder auf andere Medien ausweichen wollen/müssen, ist ein „Medienbruch“ bereits absehbar
• „voll organisiert sein“
  Dieser Gedanken ist trügerisch. Eine möglichst vollständige Organisation unserer Belange erreichen wir nicht durch riesige Planbücher oder möglichst viele Einlagen. Gute Organisation hat vielmehr mit Selbstdisziplin, Methode und Wissen zu tun – nicht mit dem Hilfsmittel.
• „alle Ziele erreichen“
  Auch wenn Sie in Ihrem bisherigen Planbuch dutzende Seiten mit Zielplanungsunterlagen mit verschiedenen Stadien der Ausarbeitung angelegt haben… haben Sie die Ziele deshalb besser erreicht? Oder lag es vielmehr daran, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Aktivitäten erledigt haben?
• „verschiedenen Planungshorizonte für strategische Planung“
  Klar ist die Ausrichtung auf Jahres-, Monat- und Wochenziele aus methodischer Sicht sinnvoll und notwendig. Aber helfen Ihnen verschiedene Planungseinlagen zur Sammlung solcher Aktivitäten wirklich bei der Umsetzung, Kontrolle und strategischen Planung? Oder sind das eher geduldige Wartelisten, die wir sehr gerne für die Zukunft anlegen aber dann in der Gegenwart gerne „unter den Tisch“ fallen lassen? Kennen Sie auch das Problem, dass der Berg der vorgenommenen Aktivitäten im Grunde immer mehr zu einer Bugwelle verkommt, die sich vor dem heutigen Tag aufbaut?
• „verschiedene Aufgabenlisten führen zu besserer Organisation“
  Ich denke hier können viele von Ihnen deutlich widersprechen. Meistens führt das Verteilen von Aktivitäten auf verschiedene Listen zum genauen Gegenteil – wir haben kein Gefühl mehr dafür, was eigentlich noch alles „zu tun“ ist und verzetteln uns schlussendlich.

Fazit: Wir tendieren dazu das Planbuch als Lösung für Probleme zu sehen – aber es ist keine Lösung. Es hilft „nur“ bei der Umsetzung einer Lösung. Die Lösung selbst kommt von anderer Stelle: Von Ihnen.

Und genau deshalb kann auch ein minimalistisches Planbuch völlig ausreichend sein.

Was muss mit einem Planbuch möglich sein?

Um als Umsetzungshilfe einsetzbar zu sein, muss das verwendete Hilfsmitteln eigentlich nur drei Bedingungen erfüllen können:

1. Termine notieren
2. Aktivitäten verwalten
   1. terminiert auf bestimmte Tage/Wochen
   2. nicht-terminiert als eine Art „Sammlung“
   3. Projekt-Stichworte für größere Tätigkeiten, die noch nicht detailliert sind
3. Wichtige Informationen und Notizen, wie z.B.
   1. Telefonnummern
   2. Zugangsdaten
   3. irgendwelche Ideen

Keine Gruppierung von Aktivitäten nach Projekt oder Thema?

Doch, keine Sorge. Auch ein winziges Planbuch enthält üblicherweise Möglichkeiten, Aktivitäten nach Projekt oder Thema gruppiert abzulegen. Sie sind es vielleicht gewöhnt für Projekte und dazu gehörende Aktivitäten eine andere Ablage(-art) zu wählen als für „normale“ Sammellisten. Und haben vermutlich ebenfalls erlebt, wie schnell Aktivitäten auf diese Weise im „ich-hab-dich-vergessen“-Land verschwunden sind…

Legen Sie nur solche Aktivitäten in dieser Art Übersicht ab, die momentan nicht zur Umsetzung anliegen. Alle Aktivitäten, die zeitnah erledigt werden sollen, gehören in den Wochenkalender oder in die vergleichbare Übersicht (wenn Sie GTD vorziehen, haben Sie eben eine „Nächste Aktionen“-Liste statt einem Wochenkalender mit Aktivitäten).

Ein gutes Planbuch bietet entsprechende Register oder Möglichkeiten hier eine Struktur vorzugeben. Im Zweifel, wenn also Ihr Lieblingsplanbuch dieses Angebot nicht hat, nehmen Sie PostIt-Indexklebestreifen.

Als Gruppen bieten sich folgende an:

• Privat: alle Aktivitäten, die Ihr Privatleben betreffen. Sie können hier aber durchaus auch mehrere Gruppen je nach Ihren Rollen (Hausbesitzer, Mutter/Vater, Vereinsmitglied etc.) anlegen.
• Beruf: alle beruflich bedingten Aktivitäten. Ggf. unterteilen Sie auch hier nach Ihren Hauptverantwortlichkeiten.
• Delegationen: hierher gehören auch Aktivitäten zur Verfolgung von Lieferungen oder von verliehenen Dingen – das sind auch Delegationen.

Oder Sie gruppieren komplett nach Ihren Rollen. Mit maximal 10 bis 12 solcher Gruppen sollten Sie locker auskommen. Falls nicht – denken Sie noch mal über die von Ihnen gewünschten Rollen nach und ob Sie diese überhaupt angemessen „leben“ können.

Auch ein minimalistisches Planbuch verhindert nicht eine gewisse Struktur – aber Sie müssen gegebenenfalls etwas anders strukturieren, als Sie es bis jetzt gewöhnt sind.

Wieso keine Zielplanungsunterlagen?

Ziele zu ermitteln ist zunächst einmal kein Vorgang, der über Zeitplanung gelöst wird. Vielmehr ist es ein Denkprozess, der mit passenden Kreativitätstechniken unterstützt werden kann (Mindmaps, Tagebuch, Texte).

Die dazu erforderlichen Unterlagen entstehen auf verschiedenen Wegen und sollten in einer (vom Aufbau her) einheitlichen Ablage verwaltet werden. Aufgrund der Verschiedenartigkeit der verwendeten Quellen würde das Planbuch aber eher einschränken als nutzen.

Die aus der Zielplanung entstehenden Aktivitäten wiederum gehören natürlich in das Planbuch. Diese sind schlussendlich die konkrete Umsetzung der (vorher ermittelten) Ziele.

Um die Zielplanung zu unterstützen, können im Planbuch natürlich Notizen zu den Zielen gesammelt werden. Diese müssen dann in die passenden Unterlagen/Planungen übernommen werden.

Das Planbuch ist Unterstützung bei der Zielerreichung – aber kann nicht die Ziele selbst definieren.

Was ist mit Rollenübersicht?

Das Rollenkonzept dient dazu, dass wir im Alltag jeden für uns wichtigen Lebensbereich möglichst gleichmäßig betrachten.

Die Rollen, die wir ausfüllen möchten, notieren wir im Planbuch – einfach nur, damit wir wenigstens eine konkrete Stelle haben, wo wir diese Dinge notieren. Ideen zu Aktivitäten zu den verschiedenen Rollen notieren wir dann ebenfalls in den Notizen – jedenfalls so lange, bis wir daraus konkrete Aktivitäten machen möchten. Diese werden dann an entsprechender Stelle im Planbuch notiert.

Wir brauchen keine speziellen Einlagen, um die Rollen jede Woche zu beachten. Es reicht eine Übersicht, welche wir haben – und die Möglichkeit passende Gedankengänge zu notieren.

Alle größeren Überlegungen gehören wie „Unterlagen zu Aktivitäten“ in entsprechende Ablagen (siehe unten).

Das Planbuch nimmt die Aktivitäten zu bestimmten Rollen auf – aber weder definiert es die Rollen noch kann es Ihnen die Entscheidung abnehmen, was für Sie wichtig ist.

Wieso keine Projektplanungsunterlagen?

Projekte zu planen ist ebenfalls keine primäre Aufgabe des Planbuchs. Projekte werden bei entsprechendem Umfang mit geeigneten Hilfsmitteln verwaltet, die in der heutigen Zeit meistens computergestützt sind. Diese Hilfsmittel haben so große Vorteile (Übersichtlichkeit, Veränderbarkeit, Zusammenarbeit mit anderen), dass eine papiergestützte Planung nur noch in wenigen Einzelfällen überhaupt sinnvoll ist. Anachronismus ist gelegentlich ein guter Gedanke – aber auf Projekte bezogen weder effizient noch sinnvoll.

Das Planbuch ist ein Hilfsmittel zur Umsetzung – aber nimmt Ihnen nicht die Planung ab.

Was ist mit umfangreichen Unterlagen zu geplanten Aktivitäten?

Kleine Informationen können (und sollten) im Planbuch notiert werden. Beispielsweise Telefonnummern oder Stichworte zu einem geplanten Gespräch.

Aber alle Unterlagen, die darüber hinaus gehen, sollten in einem passenden Archivsystem abgelegt werden. Das können Hängeregister, Ordner oder Computerdateien sein. Heute wird viel mit verschiedenen Medien (Zeitschriften, Internetadressen, Papierstücke, Computerdateien) gearbeitet – ein auch noch so umfangreiches Planbuch kann sowieso nicht alle Quellen aufnehmen. Wir müssten ständig die Entscheidung treffen, welche Unterlagen wir ins Planbuch aufnehmen und welche wir weglassen. Das führt schlussendlich zu einer (teilweise unbewussten) Blockade gegenüber neuen Impulsen oder Ideen, denn wir ahnen schon, dass wir diese nicht mehr in das Planbuch aufnehmen können.

Wenn Aktivitäten, zu denen wir diese Unterlagen benötigen, unterwegs erledigt werden müssen, gewöhnen wir uns an, die notwendigen Unterlagen in geeigneter Weise mitzunehmen: Ordner, Hängeregistermappen, Daten-Sticks usw. sind passende und bewährte Hilfsmittel.

Mal davon abgesehen. Haben Sie es schon einmal geschafft auf einem kleinen Notizblock irgendeine Form von strategischer Planung vorzunehmen? Oder auf einem A5-Blatt? Größer ist immer besser, Platz durch nichts zu ersetzen als mehr Platz.

Das Planbuch enthält als steuernde Zentrale die Liste der notwendigen Aktivitäten und hilft bei einer angemessenen Verteilung Ihrer Zeit – aber es ist kein mobiler Aktenschrank.

Was ist mit Kontaktinformationen?

Da Adresssammlung im Laufe der Jahre die Tendenz entwickeln, immer größer und umfangreicher zu werden und sich sowohl Telefonnummern als auch Anschriften immer häufiger ändern, ist es sinnvoll, Kontaktinformationen in einem Medium zu führen, dass auf solche Anforderungen gut bis sehr gut vorbereitet ist.

Mobiltelefon, PDA, Computer allgemein – das sind die passenden Ablagen.

Es hat auch gewisse Vorteile bei einem anstehenden Telefonat nicht erst in den Unterlagen nach der Telefonnummer suchen zu müssen, sondern das Telefonbuch bereits im Telefon zu haben.

Achten Sie nur darauf, dass Ihre Datenbestände miteinander abgeglichen werden können.

Das Planbuch enthält die Informationen darüber, wen Sie anrufen wollten – aber es ist kein (oder nur bedingt ein) Adressregister.

Planbuch als Haushaltsbuch?

Viele Nutzer eines Planbuches nutzen es auch als Haushaltsbuch oder Statistik-Zentrale.

Wenn Sie alleine leben, ist das eine sichere Möglichkeit Ihre Haushaltskasse zu überwachen. Sobald Sie aber mit mehreren wirtschaftlich aktiven Personen zusammenleben, brauchen Sie sowieso ein zentrales Haushaltsbuch. Oder können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen an Sie weitergegeben werden? Wenn Sie Sorge haben, dass Ihnen die Übersicht verloren geht, würde ich vorschlagen, Sie investieren mehr Zeit in entsprechende Weiterbildung.

Das Führen von Haushaltsbüchern mit einer Tabellenkalkulation bietet sich im Normalfall sowieso eher an als eine Papierliste. Denn mit diesen Programmen können Sie vernünftige Auswertungen machen oder relevante Statistiken ansprechend präsentieren. Hier haben Sie einen echten Mehr-Wert.

Das Planbuch dient der Steuerung Ihrer Aktivitäten und Termine – aber es ist kein Allround-Hilfsmittel für jede Baustelle in Ihrem Leben.

Aber ich mag mein (A5-)Ringbuch aus Leder…

Na dann – behalten Sie es doch und nutzen Sie es weiter wie bisher 😉 Niemand zwingt Sie, auf Ihre geliebten und bewährten Vorgehensweisen zu verzichten.

Das was Sie wollen ist schlussendlich immer das was unterm Strich wichtig ist.

…und wie geht es jetzt weiter?

Mein Vorschlag wäre, dass Sie sich mal ein klitzekleines Planbuch besorgen. Beispielsweise von Moleskin oder X47 (A7-Format!) oder anderen Anbietern. Investieren Sie ein bisschen Geld – aber vor allem, versuchen Sie es ernsthaft über ein paar Wochen hinweg.

Parallel dazu bauen Sie sich eine vernünftige Ablage für ihre wichtigen Infos auf. Das kann mit einer Hängeregistratur sehr gut für laufende Projekte gemacht werden. Diese Teile kosten in einer kleinen Variante nicht viel Geld, bringen aber auf kleinstem Raum eine hohe Übersicht. Und man kann die Mappen recht einfach packen und mitnehmen.

Viel Erfolg!