Hilfe zu Zeitplanung 2: Aktivitäten gruppieren

Wenn Sie gerade den Themenartikel Zeitplanung 2: Analyse durcharbeiten, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten damit, Ihre Aktivitäten zu gruppieren.

Folgende Hinweise können Ihnen dabei vielleicht helfen.

Beim Gruppieren der Aktivitäten geht es darum, Ähnlichkeiten zwischen verschiedenen Tätigkeiten herauszuarbeiten. Ähnlichkeiten können nach verschiedenen Gesichtspunkten erkannt werden:

• thematisch: die Aktivitäten gehören alle zu einem bestimmten Kontext – beispielsweise „Garten“ oder „Weiterbildung“
• zeitlich: die Tätigkeiten lassen sich alle zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen – beispielsweise „am Wochenende“ oder „im Urlaub“
• örtlich: die Aufgaben können Sie alle an einem bestimmten Ort ausführen – „Büro“, „Telefon“, „am PC“

Darüber hinaus kann es auch Ähnlichkeiten in Bezug auf „Kontakte“ oder ähnliches geben – Sie möchten beim nächsten Jahresgespräch mit Ihrem Vorgesetzten bestimmte Themen ansprechen, dann wären diese „Einzelaktivitäten“ mit dem Kontakt „Vorgesetzter“ verbunden.

Wenn Sie auf das Problem stoßen sollten, dass eine Tätigkeit eigentlich in mehrere Kategorien passen würde – seien Sie beruhigt. Das ist ganz normal. Wenn Sie die Tätigkeit sowohl thematisch als auch zeitlich einordnet könnten, wählen Sie die thematische Ordnung – häufig hängt von dieser Tätigkeit dann eine andere ab und es ist sinnvoller „zusammenhängende“ Arbeiten in einer Übersicht zu haben. Dieser Tipp gilt grundsätzlich: wenn Sie erkennen, dass Aufgaben thematisch zusammenhängen, bleiben Sie dabei.

Beim Aufbau der Übersichten kommt es dann auch vor, dass Sie bei einer Tätigkeit schon wissen, dass Sie sich am Telefon erledigen möchten – aber Sie möchten die Tätigkeit lieber in der thematischen Gruppierung belassen. In so einem Fall notieren Sie einfach ein kleines Symbol (oder einen Buchstaben) neben der Aufgabe – dieses Symbol soll dann für Telefon stehen. Ich schreibe mir ein „T“ vor die Aufgabe. Weitere Abkürzungen:

• T – Telefon
• M – Mail
• K – Kontakt, persönlich
• B – Brief (zwischenzeitlich sehr selten)
• A – Arbeit/Kunde
• P – mit Partnerin

Auf diese Weise können Sie thematisch gruppieren – und trotzdem den „Erledigungskontext“ berücksichtigen.