Ist planen überhaupt sinnvoll?

Das kennen Sie bestimmt schon. Mit viel Schweiß und Mühe wird ein großer Plan aufgezogen. Jeder Schritt ist bedacht und wenn Sie alles so machen wie geplant, werden Sie das Ziel auch erreichen.

Und dann kommt die Realität und der Plan funktioniert nicht.

Woran scheitert der Plan?

Die meisten Pläne scheitern an folgenden Hindernissen:

• Es wurden unrealistische und überzogene Annahmen über die planbare Zeit gemacht.
• Notwendige Ressourcen (Geld, Hilfsmittel, Mitarbeiter) wurden nicht (vollständig) bedacht.
• Dringende Notfälle kamen dazwischen, die die Ausführung von Teilschritten stark verzögert haben.
• Die anfängliche Motivation sank erheblich und damit die Effizienz.
• Perfektionismus führte dazu, dass der Zeitbedarf einzelner Aufgaben erheblich überschritten wurde.
• Der zu behebende Mangel hat sich erledigt und damit die Begründung, wieso das Ziel überhaupt erreicht werden sollte.

Also lieber gar nicht planen

Das Fazit nach etlichen gescheiterten Projektplänen müsste eigentlich lauten, dass die Planung damit allgemein eigentlich Zeitverschwendung ist. Wir halten die Planung sowieso nicht ein, also wieso sollten wir (teilweise erheblich) Zeit investieren?

Dieser Schluss wäre etwas zu kurz gedacht.

Die meisten Pläne scheitern nicht deshalb, weil der Plan an sich schlecht gewesen wäre. Sie scheitern vielmehr daran, dass wir glauben, dass ein einmal gefasster Plan nicht geändert werden sollte.

Wir glauben, dass der Sinn einer Planung darin liegt, dass wir im Vorfeld von Aktivitäten all das Notwendige zusammentragen und eine genaue Vorstellung davon haben müssen, welche einzelnen Schritte nötig sind. Aber die Realität zeigt uns, dass das überzogene Anforderungen sind.

Natürlich planen – aber richtig

Die Lösung von fehlgeschlagener Planung liegt vielmehr darin, dass wir lernen auch während der „Umsetzungsphase“ die Planung anzupassen. Wir müssen flexibel reagieren.

Einfacher ist das, wenn Sie die folgenden drei Punkte beachten:

1. Planen Sie erneute Planungszeiten ein. Wenn Sie merken, dass Ihre Planung mit der Realität nicht mehr übereinstimmt, müssen Sie Zeit für das Anpassen der Planung haben.
2. Schätzen Sie den Zeitbedarf der einzelnen Aktivitäten realistischer. Oft unterschätzen wir den Zeitbedarf von Aktivitäten, die wir gerne tun und überschätzen den Zeitbedarf von eher ungeliebten Aufgaben.
3. Verplanen Sie nicht den gesamten theoretisch verfügbaren Zeitraum. Lassen Sie mehr als genug Puffer für Ungeplantes. Bewährt haben sich Pufferzeiten bis zu 50%. Das bedeutet für jede verplante Stunde eine Stunde nicht verplante Zeit!

Während der Umsetzung einzelner Aktivitäten sollten Sie noch folgende Punkte beachten:

1. Gehen Sie nach dem Mantra „so viel wie nötig und so wenig wie möglich“ vor. Eine perfekte Lösung kostet sehr viel Zeit, bringt aber nur vergleichsweise wenig (oder gar keinen) Zusatznutzen. Ihre Planung ging von einer realistisch einzuhaltenden Schätzung aus, also sollten Sie bei der Umsetzung darauf achten, dass Sie realistisch bleiben.
2. Wenn sich der Grund für das Projekt komplett erledigt hat, schauen Sie nicht zurück auf den bereits erbrachten Aufwand oder das investierte Geld: Beenden Sie die Tätigkeit und konzentrieren Sie sich auf etwas Neues. Noch mehr Zeit und Geld in etwas zu investieren, was sowieso unnötig geworden ist, ist sinnlos!
3. Bei Motivationsschwierigkeiten schauen Sie sich immer wieder Ihre Zielbeschreibung an und überlegen Sie, was für ein Gefühl es sein wird, wenn Sie das Ziel erreichen. Die ursprüngliche Motivation mit dem Projekt überhaupt zu beginnen sollten Sie sich immer wieder ins Gedächtnis rufen.