Klassische Probleme der Selbstorganisation

Zu erledigende Aufgaben gehören drei verschiedenen Kategorien an:

1. Zeitlich fixierte Aufgaben mit einem konkreten Erledigungs- oder Fälligkeitstermin
2. Aufgaben mit dem Charakter „sollten zeitnah erledigt werden“
3. „Irgendwann mal machen“-Tätigkeiten

In der klassischen Zeitplanung werden diese Aufgaben an drei verschiedenen Stellen abgelegt und das jeweils mit guter Begründung (die „Irgendwann mal machen“-Tätigkeiten brauchen wir nicht weiter zu beachten).

Aufgaben im Kalender, in Listen und an sonstigen Orten

Zeitlich fixierte Aufgaben sollen im Tages- oder Wochenplan notiert werden, damit diese bei Durchsicht des Kalenders sofort präsent werden. Denn es ist wichtig, dass diese Tätigkeiten zu genauen Zeitpunkten umgesetzt werden, ein Aufschub ist meistens mit deutlichen Konsequenzen verbunden (wenn es nicht so wäre, gäbe es keinen Grund, die Tätigkeit als „zeitlich fixiert“ zu bezeichnen).

Tätigkeiten, deren Erledigung zwar zeitnah aber nicht unbedingt zu einem bestimmten Termin umgesetzt werden sollen, kommen auf Sammellisten, die derartige Aufgaben zusammenfassen. In den meisten Systemen werden hier nach Umsetzungsort (Arbeit, Zuhause, beim Einkaufen) getrennte Listen verwendet.

Die Dinge, die wir uns primär merken wollen und die wir irgendwann einmal angehen möchten, notieren wir sehr unterschiedlich. Manche Systeme sehen eine eigene „Irgendwann“-Liste vor, andere berücksichtigen diese Tätigkeiten in keiner speziellen Form und sie werden in den Notizen abgelegt.

Problematisch wird diese Verteilung dann, wenn sehr viele zeitlich fixierte Tätigkeiten vorhanden sind und die Listen mit den zeitnah umzusetzenden Aufgaben selten oder nicht mehr überflogen werden. Diese Sammelliste(n) verwildern im Laufe der Zeit zu geduldigen „Mülleimern“.

Um diesem Problem gegenzusteuern tendieren wir dazu den Kalender zur Ablage solcher Aufgaben zu „missbrauchen“. Das funktioniert gut, wenn wir nur eine handvoll dieser Aufgaben haben und mit dem Abarbeiten hinterherkommen. Nicht erledigte Aufgaben übertragen wir auf den nächsten Tag oder die nächste Woche.

Wenn dann aber die Situation eintritt, wo die zeitlich fixierten Aufgaben bereits unsere verfügbare Arbeitszeit verbraucht haben, entwickelt sich eine Art Routine die nicht zeitlich fixierten Tätigkeiten regelmäßig zu übertragen. Die Bedeutung des Kalenders zur Ablage der zeitkritischen Dinge nimmt ab und mutiert im Laufe der Zeit zu einer übervollen Aufgabenliste. Wir können kaum noch zwischen „wirklich heute zu machen“ und „wollte ich zeitnah erledigen“ unterscheiden.

Dieses Problem versuchen wir dann mit diversen Tricks zu lösen. Beispielsweise schreiben wir die Aufgaben mit unterschiedlicher Priorität auf oder erstellen Zwischenlisten, damit wir nicht ständig übertragen müssen. Damit erstellen wir noch eine weitere Aufgabenliste, deren Schicksal beinahe besiegelt ist: sie wird ebenfalls zu einem geduldigen „Mülleimer“ werden und das Problem beginnt von vorne.

Es könnte aber auch ein anderes Problem auftreten. Da wir das Übertragen satt werden und wir unsere eigene Planung nicht mehr richtig ernst nehmen können, beginnen wir zu streichen. Das mag für einige Aufgaben durchaus der richtige Weg der „Erledigung“ sein – aber tendenziell fallen dann gerade die Dinge unter den Tisch, die wir für uns persönlich für wichtig gehalten haben. Zeitkritische Dinge sind oft nicht die für uns wichtigen Dinge – und wichtige Dinge sind oft nicht zeitkritisch.

Wenn das passiert, verlieren wir die Motivation überhaupt weiterhin Zeitaufwand in unsere Planung zu investieren. Denn wir merken, dass die für uns wichtigen Dinge immer weniger umgesetzt werden oder sogar verloren gehen.

Eine gute Selbstorganisation muss aber gerade die für uns persönlich wichtigen Dinge berücksichtigen. Viele strategische Aufgaben wie eine angestrebte Weiterbildung, die Vorbereitungen für eine Überraschung für unseren Partner oder die Optimierung bestehender Prozesse, sind mittel- und langfristig von größerer Bedeutung als die zeitkritische Aufgabe „Einkaufen gehen“ oder „Projektbericht abschließen“. Verstehen Sie das nicht falsch: auch und gerade zeitkritische Aufgaben müssen umgesetzt werden (unnötige Aufgaben notieren wir erst gar nicht) – aber die Dinge, die uns weiterbringen oder die für uns persönlich von großer Bedeutung sind, sind viel entscheidender.

Ein möglicher Ausweg aus diesem Dilemma könnte der Einsatz von Methoden sein, die ausschließlich auf Aufgabenlisten aufbauen. Methoden, die verhindern sollen, dass wir haufenweise „Mülleimer“-Listen anlegen und uns in den zeitkritischen Tätigkeiten verlieren.

Diese Methoden lösen vielleicht ein Problem, schaffen aber gleichzeitig neue:

a.)    Aufgabenlisten bestehen aus erledigten, unerledigten Aufgaben

b.)    manche Tätigkeiten sind zu einem bestimmten Termin fällig, andere wiederum nicht

Aus Punkt (a) folgt im Laufe der Wochen eine unansehnliche Liste von durchgestrichenen und noch zu erledigenden Aufgaben. Diese Liste wächst auch schnell auf mehrere Seiten an (unabhängig vom eingesetzten Format) und wird dann unübersichtlich und wir tendiere dazu die „vorherigen“ Seiten der Liste nicht mehr täglich zu prüfen. Irgendwann prüfen wir sie gar nicht mehr in der Annahme, dass dort nichts mehr offen ist – oder alles, was noch offen ist, war ja offensichtlich nicht wichtig genug, erledigt zu werden. Das kann schnell ein Trugschluss sein, denn wie wir festgestellt haben, fallen gerade die wichtigen Dinge damit durch unser Raster.

Punkt (b) ist ein verwandtes Problem. Wie schaffen wir es, Aufgaben mit konkreten Terminen so zu notieren, dass sie in der Sammlung aller Aufgaben nicht untergehen und ihnen dasselbe Schicksal droht, wie den anderen Aufgaben (erst selten geprüft, dann gar nicht mehr)?

Jedes Vorgehen hat die Tendenz im Laufe der Zeit ähnliche Probleme aufzuwerfen. Ob wir die Tätigkeiten nun im Kalender führen, gemischt im Kalender und in Aufgabenlisten oder nur Aufgabenlisten nutzen – immer besteht die Gefahr, dass das System im Laufe der Zeit verwildert und damit nicht mehr nützlich ist. Nur mit hoher Selbstdisziplin und sehr starren Regeln können wir diesen Effekt verhindern. Und selbst dann stellt sich die Frage, ob das auch dann noch funktioniert, wenn eine Hochstressphase einsetzt und wir vor lauter „Reagieren“ kaum noch zum „Agieren“ kommen. Solchen Phasen können wir nur selten davonlaufen.

Im schlimmsten Fall kann das dauernde Vergessen wichtiger, strategischer Tätigkeiten zu beruflichen Konsequenzen führen. Wir erreichen nicht unser Karriereziele, wir verlieren vielleicht sogar das, was wir uns erarbeitet haben.

Die trügerische Sicherheit, dass alles in unserer Planung abgelegt ist, und unser zu Unrecht bestehendes Vertrauen in die Verlässlichkeit unseres Systems, verschlimmern unsere Lage sogar noch – obwohl wir genau das Gegenteil erreichen wollten, als wir mit der Planung begonnen haben.

Verlorene Chancen

In Ratgebern zur Karriereplanung wird immer gerne der Leitsatz „Wer schreibt, der bleibt“ erwähnt. Übersetzt bedeutet das, dass erfolgreiche Menschen ein Journal darüber führen, was sie getan haben und welche neuen Informationen und Erfahrungen sie gemacht haben.

Diese Tätigkeitsjournale sind sinnvolle Instrumente zur Kontrolle des Arbeitsfortschrittes, dienen der Archivierung bestimmter Vorkommnisse und sind eine beliebte Ablagemöglichkeit für Protokolle und Ergebnisse.

So ein Journal kann auch immer gut als Quelle bei Nachfragen oder Meetings genutzt werden.

In diesem Journal schlummern oft neue Aufgaben oder Dinge, an die wir uns zu gegebener Zeit erinnern möchten. Deshalb übertragen wir solche Dinge aus dem Journal in unsere „Planung“ (siehe oben). Mal abgesehen davon, dass wir häufig nicht schnell entscheiden können, wo wir eine Aufgabe notieren sollen (und dazu tendieren diese in den Kalender zu schreiben, weil wir erst einmal alles für dringend halten), besteht die Wahrscheinlichkeit, dass in diesem Journal Aufgaben (und Chancen!) unerkannt dösen und im Laufe der Zeit einschlafen. „Papier ist geduldig“ ist so eine Aussage, die hier genau zutrifft: die Aufgabe ist nicht weg, wir haben sie schließlich irgendwo notiert, nur leider ist sie nicht in unserer Planung gelandet (oder dort zwar gelandet, aber aufgrund der beschriebenen Probleme „versack“) und wird folglich auch nicht mehr umgesetzt.

Ganz besonders tragisch ist das, wenn wir einen guten Impuls hatten und diesem Impuls gerne zu gegebener Zeit nachgegangen wären (ein klassischer Fall von „wichtig“ aber nicht „dringend“). Vielleicht war es ja gerade „die Idee“, die viele andere Schwierigkeiten gelöst hätte… wir werden es nicht wissen, weil wir den Impuls vergessen oder zu gut archivieren.

Sie erkennen das Bild, das ich zeichne? Wir haben einen Kalender, eine oder mehrere Aufgabenlisten, ein Journal („Notizbuch“) – und obwohl wir alles irgendwo notiert haben, konzentrieren wir uns auf die dringenden/zeitkritischen Dinge und verlieren ausgerechnet die Tätigkeiten aus den Augen, die uns mittel- und langfristig weiterbringen würden.

Privates

Und jetzt kommt noch unser Privatleben mit seinen Herausforderungen dazu. Gerade Aufgaben aus diesem Bereich sind oft wichtig und weniger dringend.

Ob wir nun dieses Wochenende ins Museum gehen oder nächste Woche, ist sicher nicht so entscheidend. Wirklich ein Problem wird es, wenn der Museumsbesuch, wie viele andere Aufgaben, irgendwo in unseren „Mülleimer“-Listen verschwindet oder die Idee den Partner mit einem Museumsbesuch zu überraschen im Journal „aufgehoben“ ist.

Die wenigen dringenden privaten Dinge gehen uns selten verloren, weil wir ein hohes Eigeninteresse an der Umsetzung haben (wenn der Müll heute nicht rausgebracht wird, fällt uns das spätestens in zwei Tagen auf, wenn die Wohnung stinkt; wenn wir heute kein Bargeld geholt haben, werden wir das morgen beim Wocheneinkauf merken).

Wichtige private Tätigkeiten sind erfahrungsgemäß die ersten Dinge, die schnell untergehen. Hier drohen uns keine so unmittelbaren Konsequenzen, wir übersehen die wichtigen Dinge so lange, bis sie zu dringenden Problemen werden. Es braut sich ein Tsunami zusammen, der uns irgendwann in naher Zukunft überrollen wird.

Langfristige Planung oder größere Projekte

Mit den beschriebenen Aufgabenlisten oder Kalendereinträgen lässt sich eine Art von Aufgabe praktisch überhaupt nicht planen: Projekte, die einen deutlich größeren Umfang als wenige Stunden haben.

Projekte dieser Größenordnung ergeben sich deutlich häufiger als wir zunächst annehmen würden. Selbst private und auf den ersten Blick kleine Tätigkeiten wie „Streichen“ sind auf den zweiten Blick deutlich komplexer und langwieriger. Nehmen wir die Tätigkeit „Streichen“ als Beispiel, dann ergeben sich bei genauer Betrachtung mehrere Arbeitsschritte:

1. Klären, welche Gerätschaften vorhanden sind und was gekauft werden muss
2. Zum Baumarkt fahren und entsprechendes erstehen
3. Bereich, der gestrichen werden soll, ausräumen
4. Streichbereich abkleben
5. Räume streichen
6. Pinsel und sonstiges Zubehör reinigen und verstauen
7. Abgeklebte Bereiche aufräumen
8. Müll entsorgen und Räume reinigen

Diese Auflistung ist möglicherweise noch nicht erschöpfend, macht aber bereits recht gut das Problem bei der Planung größerer Tätigkeiten deutlich: wie sollen wir diese einzelnen Arbeitsschritte, die größtenteils voneinander abhängig sind, transparent darstellen und zuverlässig umsetzen?

Die klassische Projektplanung bei Großprojekten gibt uns hier eigentlich ein gutes Hilfsmittel. Es werden Diagramme erstellt, die die einzelnen Arbeitsschritte mit jeweiligen Abhängigkeiten übersichtlich zusammenfassen (sog. „Gantt“-Diagramme).

Obwohl also mindestens eine Lösung für dieses Problem bekannt ist, so ergibt sich für unsere Planung dennoch ein Problem: im Grunde müssten sehr viele „kleine“ Projekte auf diese Weise geplant werden, damit wir zuverlässig bestimmte Vorhaben umsetzen können.Wir haben in der Regel sehr viele verschiedene private Verpflichtungen und müssen unsere Zeit sehr sorgfältig planen – sonst haben unsere Vorhaben keine Chance auf Verwirklichung. Häufig müssen wir unsere Vorhaben auch mit einer Gruppe von Menschen abstimmen – spätestens hier scheitern spontanen Umsetzungsversuche ohne Planung.

Je mehr Kleinprojekte dieser Art in unserer Planung festgehalten werden sollen, desto unübersichtlicher und schwieriger wird die Darstellung und damit schlussendlich die Erfolgsaussichten.

Ein Ansatz zur Vermeidung dieser Schwierigkeiten ist das radikale Reduzieren privater Verpflichtungen auf die wenigen Dinge, die wirklich momentan von Bedeutung sind. Das kann gut funktionieren, wenn wir in der Situation sind, dass wir ohne gravierende Auswirkungen „verzichten“ oder „verschieben“ können. Aber gelegentlich können wir das nicht.

Und abschließend noch die rhetorische Frage: wie kombinieren wir die Ergebnisse dieser Projektplanung mit den Aufgabenlisten, die wir für alle sonstigen (Klein-)Tätigkeiten aufgestellt haben?

Hintergrundinformationen

Da wir gerade dabei sind verbreitete Planungsmethoden zu kritisieren, erhöhen wir den Einsatz noch ein wenig.

Viele Aufgaben benötigen Hintergrundinformationen. Das können einfache Stichworte wie Telefonnummern sein, aber auch deutlich umfangreichere Informationsssammlungen wie Gesprächsvorbereitungen, Einkaufslisten und vieles mehr.

In den klassischen Aufgabenlisten lassen sich nur sehr begrenzt diese Informationen ablegen. Dasselbe gilt für Tages- und Wochenpläne. Hintergrundinformationen müssen meistens getrennt von Aufgaben abgelegt werden und mit einer großen Wahrscheinlichkeit vergessen wir diese Unterlagen und unsere Vorbereitungen waren vergeblich. Diese Wahrscheinlichkeit steigt auch noch mit dem Umfang unserer Tätigkeiten an.

Ein verbreiteter Lösungsversuch diese Problematik zu lösen besteht in Postits, die auf die entsprechenden Seiten geklebt werden. Das ist praktikabel für kurze Stichworte oder Telefonnummern. Aber vom Platz her nicht ausreichend bei umfangreichen Vorbereitungen. Diese liegen oft in einem ABC-Register oder in einem Notizbuch – häufig ohne jede Referenz bei der Aufgabe oder beim Termin, zu dem diese Notizen gehören.

Eine weitere bekannte Möglichkeit besteht darin, alle zu einer Tätigkeit notwendigen Unterlagen in einem Hängeregister oder Aktenordnern abzulegen. Sehr verbreitet ist diese Methode im beruflichen Umfeld, wo Zugriff auf diese Dinge jederzeit möglich ist. Weniger verbreitet, weil auch weniger praktikabel, ist der Einsatz im Privatleben. Viele tendieren hier auch zu einem Medienbruch: Die Planung erfolgt schriftlich und die Ablage der Unterlagen befindet sich auf/in einem Computer. Diese Trennung führt dann wiederum zu Verwaltungs- und Erinnerungsaufwand. Die entstehenden Reibungsverluste (Zeitverlust durchs Suchen, Informationsverlust durch nicht konsequente Referenzangaben) können erhebliche Ausmaße annehmen.

Lösungsansatz

Ich glaube die meisten Organisationsmethoden scheitern an den beschriebenen Punkten. Organisationsmanagement ist eben keine reine Terminplanung, Termine kriegen wir mit sehr wenig Aufwand so verwaltet, dass wir keine mehr vergessen (ein einfacher Kalender reicht und nur minimale Selbstdisziplin). Aber gerade Aufgaben, darunter übrigens auch die, die uns an die Vorbereitung wichtiger Termine erinnern sollen, landen oft im beschriebenen Ablagechaos.

Eine denkbare Lösung ist, dass wir massiv in unsere Selbstdisziplin investieren und damit unsere Aufgaben immer regelmäßig ganz von alleine abarbeiten. Aber sind wir mal ehrlich… wie realistisch ist diese Erwartung an uns selbst? War und ist das Fehlschlagen dieses Ansatzes nicht der Grund, wieso wir uns überhaupt mit einer systematischen Planung befassen?

Eine machbare Methode muss einfach, sicher und skalierbar sein.

1. einfach: wenige praxisnahe Regeln
2. sicher: wir müssen davon ausgehen dürfen, das keine wichtige Aufgabe verloren geht oder zu lange aus unserem Blick verschwindet
3. skalierbar: die Methode muss mit den wachsenden Anforderungen unseres Lebens mithalten und nicht ab einer gewissen Aufgabenmenge zusammenbrechen

An eine optimale Methode können wir noch weitere Forderungen stellen:

1. regelmäßiger Zeitaufwand gering: so bleibt mehr Zeit für das Umsetzen oder für Entspannung/Spaß
2. unabhängig von konkreten Medien: im Idealfall können wir unsere Methode mit einem einfachen Notizbuch, einem bestehenden Ringbuch oder mit beliebigen anderen Mitteln umsetzen
3. Ablageorganisation Bestandteil der Methode