Kleine Tipps zum Einstieg in Zeitplanung

Viele überfordern sich beim Einstieg in die Zeitplanung, in dem Sie mit den schwierigen Zeithorizonten wie Jahres- oder Monatsplanung beginnen.

Dabei ist es meiner Erfahrung nach sehr viel einfacher, wenn Sie genau umgekehrt vorgehen.

Beginnen Sie mit einer täglichen Aufgabenliste

Wenn Sie in die Zeitplanung mit Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung einsteigen wollen, beginnen Sie mit der Planung des nächsten Tages. Und zwar nur des nächsten Tages.

Schreiben Sie alle gewünschten Aktivitäten für den kommenden Tag in eine Liste. Nach Abschluss dieser Zusammenstellung schätzen Sie, wie viele Stunden Sie für eine einzelne dieser Aktivitäten brauchen werden. Wenn Sie Aktivitäten aufgeschrieben haben, die nur wenige Minuten (bis 30min) benötigen werden, lassen Sie die Schätzung einfach bleiben – wir brauchen es nicht übertreiben. Wichtiger ist, dass Sie nach Abschluss dieser Schätzung erkennen können, ob die gewünschten Aktivitäten überhaupt in einen Tag „hineinpassen“.

Gehen Sie davon aus, dass Sie nur etwa 50-60% der verfügbaren Stunden wirklich verplanen können – die restliche Zeit wird erfahrungsgemäß durch Unvorhergesehenes sowieso verbraucht. Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag also etwa 4 bis 5 Stunden. Berücksichtigen Sie diese Grenze auch bei Ihren privaten Aufgaben. Bei 6 Stunden Freizeit verplanen Sie maximal 3.

Wenn die Summe der Dauern in Ihrer Aufgabenliste diese realistisch anzunehmende verfügbare Zeit übersteigt, streichen Sie nach und nach die Aufgaben, die Sie für weniger wichtig halten. Achten Sie darauf, dass Sie keine privaten Aufgaben streichen, um beruflich „Zeit zu gewinnen“ – um umgekehrt.

Diese Liste ist für morgen Ihr „heiliger Gral“. Sie haben das Ziel alle diese gewünschten Aufgaben auch zu erledigen.

Wenn Sie am nächsten Abend feststellen, dass einige Aufgaben nicht erledigt wurden, fragen Sie sich, woran das liegt. Fehlten Informationen (Telefonnummern?), haben Sie noch nicht konkret über das Ziel der Aufgabe nachgedacht (fehlen vielleicht Absprachen mit Ihren Kollegen/Partner) – oder haben Sie die verfügbare Zeit überschätzt? In den ersten Tagen beantworten Sie diese Fragen auf jeden Fall schriftlich – damit Sie nach und nach lernen Ihre Aufgaben richtig zu formulieren und Ihre verfügbare Zeit realistisch einschätzen können.

Diese tägliche Routine sollten Sie mindestens 4 Wochen lang durchhalten. Erst dann sollten Sie größere Zeiträume und Projekte in Angriff nehmen. Sie müssen Ihrer Planung vertrauen können und ein Gefühl dafür entwickeln, was realisierbar ist.

• alle gewünschten Aktivitäten des nächsten Tages aufschreiben
• Dauer der größeren Aktivitäten schätzen
• wenn die Summe der Dauer (getrennt nach Beruf/Privatleben) 60% der verfügbaren Zeit übersteigt, streichen Sie weniger wichtige Aktivitäten
• Abends kontrollieren Sie, ob Sie alles erledigen könnten – falls nicht, halten Sie die Gründe schriftlich fest
• halten Sie dieses Vorgehen mindestens 4 Wochen durch

Erweitern der Tagesplanung durch Wochenplanung

Wenn Sie Ihre Tagesplanung einige Wochen erfolgreich durchgeführt haben, beginnen Sie mit der Wochenplanung.

Jeweils Sonntags verteilen Sie etwas größere Aktivitäten auf gewünschte Wochentage. Nutzen Sie dafür 7 einzelne Zettel und notieren auf diesen Zetteln jeweils den Wochentag und die gewünschte Aktivität.

Versuchen Sie schon im Vorfeld eventuell notwendige Vorarbeiten zu berücksichtigen. Die schriftlich festgehaltenen Ergebnisse der ersten 4 Wochen sollten Ihnen bereits Anhaltspunkte liefern, was erforderlich ist.

Diese 7 Zettel sind jetzt die Basis Ihrer Tagesplanung. Der einzige Unterschied zur eingeübten Tagesplanung ist, dass Sie einen neuen Tag eventuell mit bereits geplanten Aktivitäten beginnen. Ansonsten aber fahren Sie mit der täglichen Planung wie oben beschrieben fort.

Erstellen Sie für mindestens die nächsten 4 Wochen jeden Sonntag so eine Aufstellung.

• Sonntags größere Aktivitäten auf die folgenden 7 Tage verteilen
• gezielt auf notwendigen Vorarbeiten achten und ebenfalls planen

Wie geht es weiter – Monatsplanung?

Versuchen Sie sich erst eine Weile an diese Art der „Vorausplanung“ zu gewöhnen, bevor Sie längere Zeiträume wie Monate betrachten.

Sie erstellen die Monatsplanung analog der Wochenplanung – nur berücksichtigen Sie statt der folgenden 7 Tage die folgenden 28-31 Tage.

Die Monatsplanung ersetzt die Wochenplanung nicht. Sie sollten weiterhin jeden Sonntag die Planung der kommenden 7 Tage durchführen. So haben Sie immer wieder kleine Kontrolltermine, ob Ihre Vorhaben aus der Monatsplanung in der Realität auch umgesetzt werden (können).

Mit jedem längeren Planungszeitraum können Sie auch immer größere Projekte in Angriff nehmen. Sie werden feststellen, wenn Sie sich an meinen Rat gehalten haben, Abweichungen immer zu hinterfragen und die Ergebnisse schriftlich zu notieren, dass Sie bei machen Aktivitäten bestimmte Vorarbeiten erledigen müssen. Und mit den längeren Planungszeiträumen wird es Ihnen viel leichter fallen diese Vorarbeiten ebenfalls in Ihre Planung einzubeziehen.

• einmal im Monat Aktivitäten und größere Projekte auf die kommenden 28-31 Tage verteilen
• Wochenplanung (und Tagesplanung) weiterhin durchführen

Fragen dazu?

Wenn Sie Fragen zu den hier vorgeschlagenen Schritten haben, kommentieren Sie doch oder schreiben mir eine Mail.