NEPU

Im Folgenden möchte ich Ihnen ein einfaches System vorstellen, dass Sie verwenden können, falls die Anzahl der anstehenden Aufgaben immer weiter ansteigen und Sie dieser „Berg“ zu erdrücken droht. Das Ziel ist eine umgehende Entspannung der akuten Situation und eine klare Aussage darüber, wie viel Zeit Sie eigentlich wirklich noch verfügbar haben.

NEPU

Das hier vorgestellte System ist sicher nicht vollständig neu – es kombiniert verschiedene Erkenntnisse unterschiedlicher Methoden, um einen einfachen und übersichtlichen Workflow zu erstellen, der darauf ausgerichtet ist, möglichst umgehend eine gute Übersicht über viele verschiedene Aufgaben in einem sehr einfachen System zu bekommen und trotzdem konkrete Planungen möglich zu machen.

Voraussetzungen

Um das vorgestellt System NEPU umsetzen zu können, benötigen Sie nur drei Dinge:

1. einen Ablageort für alle Ihre Aufgaben und Termine. Das kann ein Zeitplanbuch/Ringbuch, ein Notizbuch, ein Smartphone, ein PDA oder ein Computer sein.
2. die Bereitschaft regelmäßig (monatlich, wöchentlich oder täglich) Ihr Planunginstrument zu überblicken.
3. den Willen die ersten beiden gleich vorgestellten Schritte regelmäßig durchzuführen.

Die wichtigsten Vorteile von NEPU

Ich selbst möchte nach Möglichkeit immer die Freiheit haben das Planungsinstrument zu nutzen, dass mir momentan am besten gefällt. Mal ist es ein Ringbuch mit sehr detaillierten Plänen – und mal ist es eher ein Notizbuch. Deshalb war mir ganz wichtig, dass wir bei der Wahl des Planungsinstrumentes völlig frei bleiben.

Des Weiteren ist mir klar, dass nicht jeder, der seine Zeit planen möchte, bereit ist, monatliche, wöchentlich und tägliche „Planungssitzungen“ nach einem festen Schema durchzuführen. Obwohl das für manchen sicher eine Hilfe sein kann – NEPU lässt uns die Wahl, wann und wie viel wir planen möchten. Wichtig ist alleine, dass wir es überhaupt tun.

Die 4 Schritte von NEPU

NEPU besteht aus 4 einfachen Schritten. Die ersten beiden Schritte können Anfangs ungewohnt sein und ein wenig Zeit kosten – aber es lohnt sich hier ein wenig Aufmerksamkeit zu investieren.

Denn Sie werden schnell merken wie entlastend dieses System ist…

Schritt 1: N – Notieren

Zuerst notieren Sie alle aktuell anstehenden Dinge in einer Hauptaufgabenliste. Das sind:

• alle konkreten Aktivitäten
• alle offenen Projekte
• alle kleinen Erledigungen/Einkäufe

Sie sollten dort keine Dinge notieren, die Sie „irgendwann“ einmal erledigen möchten. Halten Sie diese Ideen fest – aber notieren Sie sie nicht in Ihrer Aufgabenlisten. Das sind nämlich (noch) keine Aufgaben.

Sie können diese Hauptaufgabenliste, wenn das für Sie besser funktioniert, auch nach Lebensbereichen oder nach bestimmten Kategorien unterteilen. Aber Vorsicht: lassen Sie sich nicht von zu vielen Ablagen verwirren!

Schritt 2: E – Einschätzen

Jede in der Hauptaufgabenliste notierte Aktivität sollten Sie jetzt zeitlich schätzen.

Bei dieser Gelegenheit können Sie die Aufgaben auch nach folgenden Gesichtspunkten überarbeiten:

• kann eine Aufgabe delegiert oder gestrichen werden? Dann nichts wie weg damit!
• sollte eine größere Aufgabe lieber in kleine Teile aufgeteilt werden? Gerade bei Aufgaben mit einer Dauer über mehrere Tage sollten Sie das dringend tun.
• sie können die Erledigungsreihenfolge von Aufgaben mittels Prioritäten steuern. Ob Sie 1,2,3 oder A,B,C verwenden spielt keine Rolle; wichtig ist nur, dass Sie die Aufgaben hervorheben können, die Ihrer Meinung nach am schnellsten umgesetzt werden sollen.

Schritt 3: P – Planen

In der Monats-/Wochen- oder Tagesplanung übertragen Sie jetzt die Aufgaben für konkrete Tage/für den nächsten Tag von dieser Hauptaufgabenliste. Dank der Zeitschätzung verringert sich die Gefahr, dass Sie sich zu viel vornehmen. Und wenn Sie zuerst die Aufgaben übernehmen, der Sie die höchste Priorität gegeben haben, werden auch die Ihrer Meinung nach wichtigsten Dinge zuerst erledigt.

Beachten Sie dabei folgendes:

• verplanen Sie nie mehr als 60% der verfügbaren Zeit; ggf. nach beruflich und privaten Aufgaben getrennt.
• je größer der Planungszeitraum ist, desto weniger Zeit sollten Sie im Vorfeld bereits verplanen – bei einer Monatsplanung maximal 40%, bei der Wochen- und Tagesplanung maximal 60%. So bleibt immer noch genug Zeit für spontane neue Dinge!
• Aufgaben, die Sie auf diese Weise auf Tage verteilt haben, streichen Sie bitte von der Hauptaufgabenliste.

Schritt 4: U – Umsetzen

Jetzt geht es jeden Tag an die Umsetzung der geplanten Aufgaben. Wenn Sie noch Schwierigkeiten mit einer realistischen Zeitschätzung haben sollten, notieren Sie sich jeden Tag zu den geplanten Aufgaben die real verwendete Zeit – und korrigieren Sie ggf. die Zeitschätzungen in Ihrer Hauptaufgabenliste.

Offene Aktivitäten eines Tages übertragen Sie immer auf den Folgetag. Durch die 60-40% Puffer, die Sie nicht verplant haben, sollten Sie immer genug Luft haben. Seien Sie hier bitte konsequent: Eine Aufgabe wird immer auf den Folgetag übertragen.

Der Hintergrund des Übertragens nur auf den Folgetag ist, dass Sie durch das möglicherweise häufige Übertragen derselben Aufgabe einen gewissen Leidensdruck aufbauen, endlich eine Entscheidung zu treffen:

• erledigen Sie das Biest endlich
• geben Sie jemand anderem die Chance
• streichen Sie die Aufgabe

Notfallplan

Wenn Sie gerade aktuell nur eine geringe Zeitspanne zur Verfügung haben, in der eine bestimmte Anzahl Aufgaben zu erledigen sind, können Sie auch eine Abkürzung nehmen:

1. notieren Sie nur die Aufgaben, die unbedingt innerhalb der Zeitspanne erledigt werden müssen
2. schätzen Sie den jeweiligen Zeitaufwand
3. summieren Sie die Zeit im verfügbaren Zeitrahmen
4. wenn die Summe der geschätzten Zeitaufwände der Aufgaben über dem verfügbaren Rahmen liegt, müssen Sie hier delegieren, streichen oder verschieben – eine andere Wahl haben Sie nicht
5. planen Sie für jeden Tag der verfügbaren Zeitspanne ein entsprechendes Kontingent an Aufgaben
6. setzen Sie die Aufgaben wie geplant um

Nach dem vierten Schritt haben Sie bereits einen umsetzbaren Plan – gehen Sie es an!

Was meinen Sie?

Klingt dieses Vorgehen für Sie sinnvoll? Ist es Ihrer Meinung nach zu einfach? Oder finden Sie die Idee gut?

Finden Sie die Darstellung noch etwas zu knapp? Wo brauchen Sie noch Unterstützung?