Neue Aktivität übernehmen

Sie kennen das sicher: Ein eigentlich harmloses Gespräch und auf einmal kristalisieren sich ein paar wenige neue Aktivitäten heraus, die auf den ersten Blick selbsterklärend und klar sind.

Also tragen Sie die Aktivitäten in Ihrer Planung ein. Doch – beim Angehen der Aufgabe bemerken Sie, dass die Aufgabe doch nicht so selbsterklärend war, wie Sie angenommen haben.

Dieses „Aha“-Erlebnis können Sie meistens vermeiden, wenn Sie sich angewöhnen beim Notieren neuer Aktivitäten erst einmal den Stift liegen zu lassen, und wenige Momenten darüber nachzudenken, was Sie da gerade notieren wollen.

Stellen Sie sich übungsweise folgende Fragen – und zwar bevor Sie schreiben:

• Ist die Aktivität umsetzbar? Wenn nicht – was muss ich noch tun, bevor es so ist?
• Sind alle Voraussetzungen erfüllt oder fehlen noch Informationen? Wenn ja – welche?
• Wie formuliere ich die Aktivität eindeutig und auch so, dass ich aus der Notiz noch in ein paar Wochen schlau werde? Muss ich vielleicht doch etwas ausführlicher werden?
• Muss ich die Aufgabe überhaupt übernehmen? Sind andere besser geeignet? Wenn ja – muss ich mithalten, ob die Aufgabe erledigt wurde, oder kann ich mich komplett „ausklinken“?

Wenn Sie sich angewöhnen jede zu übernehmende Aktivität zu hinterfragen und sich selbst ein paar Antworten zu geben, werden Sie feststellen, dass Ihre Planung für sich zuverlässiger und genauer wird. Denn gerade die „mal eben so“ angenommenen Aufgaben entpuppen sich häufig als größere Aufgabengebiete oder sogar – was in der Planung wirklich große Unordnung anrichten kann – als nicht genügend vorbereitet.

Vorbereitung einer Tätigkeit ist das A und O – diese Erfahrung haben Sie sicher auch schon gemacht. Ich schlage also nur vor, dass Sie die ersten Schritte der Vorbereitung bereits beim Annehmen/Notieren der Tätigkeit unternehmen. Die Zeit ist nicht doppelt investiert – ganz im Gegenteil. Sie werden sehen, dass Sie damit sowohl Zeit als auch Ärger und Zeitdruck/Stress vermeiden können.