Tipp zum Schätzen der Aufgabendauer & Stolperfallen

Im Artikel „Wieso ist es so wichtig die Dauer einer Aufgabe zu schätzen“ bin ich darauf eingegangen, wieso wir für eine funktionierende Zeitplanung unbedingt auch die Dauer einzelner Aktivitäten einschätzen sollten.

Ein vielleicht hilfreicher Hinweis, wieso unsere Einschätzung ab und an völlig daneben liegt:

Unliebsame Aufgaben

Beim Schätzen von Aufgaben, die uns keinen Spaß machen oder die wir allgemein „unliebsame Aufgaben“ nennen würden, tendieren wir dazu die benötigte Zeit deutlich zu überschätzen: subjektiv gesehen zieht sich die Zeit bis zum Abschluss nämlich und wir erinnern uns rückblickend auch immer daran, dass wir „so viel Zeit“ verschwendet haben.

Ein weiterer Grund zur hoffnungslosen Überschätzung des Zeitbedarfs könnte darin liegen, dass wir so eine „nette“ Rechtfertigung haben, die Aufgabe noch eine Weile vor uns her zu schieben („meine Tagespläne sind randvoll, da ist beim besten Willen keine Zeit mehr“).

Bei mir sind das häufig Arbeiten rund ums Thema Handwerken oder im Haushalt. Hier tendiere ich zu einer maßlosen Übertreibung des Zeitbedarfs – und muss doch immer wieder feststellen, dass viele dieser Dinge quasi „nebenbei“ umsetzbar sind.

Aufgaben, die uns Spaß machen

Bei Aufgaben, die uns Spaß machen und die wir kurzweilig finden, schätzen wir oft deutlich eine zu geringe Dauer. Denn die Zeit fliegt förmlich.

Diese für uns interessanten Aufgaben sind aber auch oft die Ursache dafür, dass wir das geplanten Aufgabenpensum nicht erledigt bekommen: wir merken vielleicht, dass wir gerade weit über unseren Plan hinaus Zeit verwenden, aber es stört uns nicht besonders… da wir ja gerade viel Freude daran haben.

Wenn ich mir vornehme einen neuen Artikel für Orga-dich zu schreiben, glaube ich immer, dass ich das in 30 Minuten erledigen könnte, vor allem wenn mir Thema und Inhalt schon ungefähr im Kopf klar sind. Erfahrungsgemäß weiß ich aber, dass das nie im Leben hinkommt 🙂

Beobachten der realen Zeitverwendung

Unterm Strich ist es auch deshalb so wichtig, dass wir uns im Nachhinein die wirklich verwendete Zeit notieren. Wir sollten auch uns selbst besser kennenlernen und die Tendenzen, die oben beschrieben werden, zumindest kennen. Niemand sagt, dass wir uns bewusst für „lustige“ Aufgaben weniger Zeit nehmen sollen (ganz im Gegenteil – ich bin sehr dafür, dass wir gerade diesen Aufgaben möglichst viel Zeit gönnen!) – aber es wäre eben auch fatal von falschen Voraussetzungen auszugehen.

Können Sie das Nachvollziehen? Welche Aufgaben fallen bei Ihnen in diese Kategorien?