Tipp zur Zeitschätzung: Versteckte Zeitkosten

Als Hilfe zur Zeitschätzung hier ein paar häufige Zeitkosten, die gerne beim Schätzen einer Aufgabendauer übersehen werden – und ein paar Hinweise, wie Sie das verhindern.

Häufig übersehene Zeit“fresser“ und Hinweise zur Berücksichtigung:

• Reisezeiten: Verkehrsaufkommen, reine Fahrtzeiten, Suche nach einem Parkplatz, Fußwege
  Rechnen Sie pessimistisch und versuchen Sie lieber 15min früher anzukommen; berücksichtigen Sie das Wetter und die Tageszeit (Berufsverkehr).
• Vorbereitungszeit: Vorbereiten der Arbeitsfläche, Heraussuchen von Unterlagen, Bereitstellen von Hilfsmitteln, Kleidung wechseln
  Beinahe jede Aktivität braucht auch entsprechende Vorbereitungen, die eher im Kleinen ablaufen und nicht speziell als eigene Aufgabe geplant werden muss.
• Aufräum-/Abbauzeit: Unterlagen/Hilfsmittel wieder einsortieren, Saubermachen, Umziehen
  Wenn Sie diese Zeiten berücksichtigen, sparen Sie sich große „Aufräumaktionen“.
• „Denk“-Zeit: Geistige Vorbereitung auf die Aufgabe, Sammeln der Gedanken, kurzes Brainstorming für neue Ideen, Eindenken in die Aufgabe
  Gerade wenn Sie viele Dinge erledigen wollen, brauchen Sie erfahrungsgemäß eine gewisse Zeit, bis Sie sich innerlich auf eine andere Aufgabe eingestellt haben.
• Unterbrechungen: kurze ungeplante Unterbrechungen, Kinder, Anrufe, Besuch von Kollegen
  Wenn Sie häufig unterbrochen werden, haben Sie vielleicht einen ungünstigen Zeitpunkt gewählt. Können Sie „antizyklisch“ arbeiten (bspw. früh morgens oder später am Abend)?
• Unerwartete Schwierigkeiten: plötzlich auftretende Hindernisse, unerwartete Widerstände
  Wenn Sie hier keine Erfahrungswerte haben, rechnen Sie einfach pauschal mit 20% der geschätzten Zeit.
• Erholungsphasen: regelmäßige Pausen, Essen, Trinken, sonstige Bedürfnisse
  Je nachdem was für eine Aufgabe Sie erledigen oder welche Tageszeit Sie zur Umsetzung wählen, benötigen Sie regelmäßige Pausen (alle 30min, 45min oder 60min spätestens). Auch sollten Sie Ihre Augen entspannen und vielleicht eine paar Minuten gehen, um Ihre Muskulatur zu entspannen.

Haben Sie noch andere häufig übersehene Dinge bei Ihnen bemerkt? Und wie gehen Sie damit um?