Ultimativer Zeitspartrick

Es gibt einen Trick, wie Sie mit Sicherheit die meiste Zeit einsparen können, die Sie dann für die Dinge verwenden können, die sonst zu kurz kämen. Der Trick klingt so banal, dass es beinahe schon weh tut:

Hören Sie auf, wenn es genug ist.

Zeitproblem

enough_42 bei Flickr

Die meisten Schwierigkeiten beim Zeitmanagement kommen nicht etwa daher, dass wir die falschen Dinge (ineffektiv) oder aber die richtigen Dinge auf die falsche Art (ineffizient) tun.

Häufigste Ursache für Zeitprobleme ist, dass wir zu viel Zeit in einzelne Aktivitäten investieren.

Nehmen wir als konkretes Beispiel einmal das Abarbeiten des Posteingangs:

• In den ersten 15min sind Sie vermutlich sehr effektiv und effizient:
  Sie bearbeiten in hoher Geschwindigkeit die wichtigsten Mails.
• Danach folgen weitere 15min, wo Ihre Effektivität nachlässt:
  Sie arbeiten zwar immer noch flott Ihre Mails ab, aber jetzt bearbeiten Sie die, die Sie nicht bearbeiten müssten.
• Und schließlich folgt noch eine Zeitspanne, wo Sie weder effektiv noch effizient sind:
  Sie lesen Newsletter, schauen den Spamordner durch oder leiten ein paar Witzemails weiter. Womöglich aktualisieren Sie auch alle 30 Sekunden den Posteingang, ob Ihr Kollege die Witzemail beantwortet hat…

Wenn Sie nach den ersten 15min aufgehört hätten, hätten Sie (mindestens) 30min für die Dinge gespart, die wirklich wichtig gewesen wären.

Bei vielen anderen Tätigkeiten werden Sie ein ähnliches Muster finden.

Trick 17

Sie sollten also dazu übergehen, dann mit einer Tätigkeit aufzuhören, wenn Sie das Maximum an Produktivität erreicht bzw. überschritten haben (siehe dazu auch „Das Pareto-Prinzip„).

Woher Sie wissen sollen, wann das der Fall ist? Diesen Punkt zu erkennen ist natürlich nicht einfach. Es gibt aber zwei Dinge, die Ihnen dabei helfen werden: Ihre Erfahrung und Selbstdisziplin.

Die Erfahrung bringt’s

Immer, wenn Sie eine Tätigkeit abschließen, fragen Sie sich, zu welchem Zeitpunkt eigentlich das Notwendige bereits erreicht war. Blicken Sie also zurück auf den vergangene Tätigkeit und analysieren Sie.

Sie bauen sich auf diese Weise einen Erfahrungsschatz auf, den Sie für die Zukunft nutzen können:

• Wie langen können Sie effektiv arbeiten, wie lange sind Sie „fit“?
• Welche Aktivitäten ziehen Sie gerne in die länge?
• Wo können Sie Zeit einsparen? Was können Sie besser machen?
• Welche Verfahren können optimiert werden?

Selbstdisziplin

Sie müssen immer wieder Ihre eigene Arbeit hinterfragen bzw. analysieren. Dazu müssen Sie „am Ball bleiben“ und diesen Schritt immer wieder tun. Das kostet ein wenig Überwindung – schließlich bringt dieses Rückblicken auf den ersten Blick keinen großen Nutzen. Es zahlt sich erst mittelfristig aus.

Versuchen Sie es mal mit diesen kleinen Schritten:

• Setzen Sie sich Zeitlimits. Dann setzen Sie Termine und halten fest, wie gut Sie die Vorgaben eingehalten haben.
• Nutzen Sie einen Alarm, wenn die geplante Zeit für eine Tätigkeit abgelaufen ist.
• Machen Sie sich und Ihre Zeitschätzungen zuverlässig.