Wieso ist es so wichtig, die Dauer einer Aufgabe zu schätzen?

Sie kennen das vielleicht. Ihre anstehenden Aufgaben werden immer mehr und Sie müssen mehr oder weniger regelmäßig die für einen Tag geplanten Aufgaben verschieben.

Eine Ursache liegt vielleicht in einem chronischen Aufschiebeverhalten. Aber es könnte auch sein, dass Sie die Länge Ihrer Aufgaben nicht oder nicht zuverlässig genug einschätzen.

Dauer einer Aufgabe

Die Zeit, die Sie für das Umsetzen einer Aufgabe inklusive der zwingend notwendigen Vor- und Nacharbeiten (bspw. Fahrt zum Kunden, Heraussuchen von Unterlagen, Starten des Computers usw.) benötigen, ist die „Dauer“.

Dabei müssen Sie auch berücksichtigen, dass Sie bei längerem Zeitbedarf auch Pausen machen müssen/sollten oder sich einen Tee oder Kaffee machen wollen. Auch kurze Unterbrechungen sollten Sie berücksichtigen.

Ich vermute, wenn Sie bisher schon Erfahrung mit dem Einschätzen der Dauer gemacht haben, dass Sie vielleicht die eigentliche Aufgabe ganz gut eingeschätzt haben – aber trotzdem immer wieder mehr Zeit benötigt haben, als eigentlich vorgesehen war. Vielleicht haben Sie die Zeiten für Vor- und Nachbereitung nicht realistische eingeschätzt oder es kamen kurze Störungen dazu. Aus diesem Grund ist es so wichtig diese „Zeitfresser“ ebenfalls mit in Ihre Schätzung einzubeziehen.

Welchen Vorteil hat das Schätzen?

Stellen Sie sich einen typischen (Arbeits-)Tag vor. Sie haben eine gewisse Anzahl Stunden verfügbar. Man könnte sagen Sie haben einen bestimmten „Stauraum“. In diesen Stauraum müssen alle Aufgaben hineinpassen, die Sie für den Tag vorgesehen haben.

Aber wie können Sie beurteilen, ob „alles passt“, wenn Sie die Dauer der Aufgaben nicht oder nicht vollständig geschätzt werden? Glauben Sie nicht auch, dass es unwahrscheinlich ist, dass hier ein Zufall dazu führt, dass alles irgendwie zusammengeht?

Wenn Sie eine realistische Einschätzung der Dauer vorgenommen haben, können Sie ziemlich sicher sein, dass Sie den verfügbaren Stauraum auch vernünftig nutzen.

Ein weiterer Vorteil von vorherigem Schätzen ist, dass Ihnen auffallen würde, wenn Sie Aufgaben notiert haben, die Sie ganz einfach noch nicht richtig einschätzen können, weil Sie beispielsweise

• gar nicht genau genug festgelegt haben, was eigentlich getan werden soll.
• notwendige Vorarbeiten nicht erledigt haben – und die Aufgabe überhaupt nicht umsetzen können.
• erforderliche Ressourcen (Kollegen, Werkzeug) nicht verfügbar haben werden.

Wenn Sie das feststellen sollten, haben Sie jetzt die Möglichkeit diese „Fehler“ zu korrigieren. Erst wenn eine Aufgabe wirklich in sich vollständig eigenständig umsetzbar ist, können Sie eine realistische Einschätzung abgeben.

Ist das Schätzen nicht schwierig?

Natürlich ist es gerade anfangs nicht sehr leicht eine realistische Einschätzung der anstehenden Aufgaben vorzunehmen.

Aber das heißt nicht, dass Sie es gar nicht erst versuchen sollten. Eine falsche Schätzung ist immer noch besser als gar keine: Sie können aus einer falschen Schätzung lernen und in Zukunft die Genauigkeit Ihrer Einschätzung verbessern.

Wie lernen ich das richtige schätzen?

Aus diesem Grund sollten Sie in Ihren Tagesplänen die geschätzte Dauer notieren und anfangs bei jeder Umsetzung notieren, wie lange Sie tatsächlich daran gearbeitet haben. Im Tagesrückblick können Sie sich dann Fragen stellen, die zur Verbesserung Ihrer Planung führen werden:

1. Habe ich alle notwendigen Vorarbeiten mit in meine Schätzung aufgenommen?
2. Welche Störungen haben stattgefunden und welche Möglichkeiten habe ich, diese in Zukunft zu vermeiden (bspw. anderer Zeitpunkt, Absprachen mit Kollegen)?
3. Habe ich mich selbst überschätzt?
4. Habe ich die Schwierigkeit der Aufgabe unterschätzt?
5. War die Aufgabe überhaupt umsetzbar? Falls nicht – wie habe ich es geschafft die Dauer zu schätzen?
6. Habe ich die Schätzung der Dauer nicht ernst genommen? Welchen Vorteil hat mir das gebracht?

Kann ich wirklich alle Aufgaben einschätzen?

Ja.

Wenn Sie Ihre Tätigkeiten in kleine Aufgaben unterteilen und diese kleinen Teile des Ganzen in Ihrer Tagesplanung vorsehen, können Sie jede Aufgabendauer schätzen.

Nein.

Wenn Sie zu umfangreiche Tätigkeiten „planen“ (also eher ganze Projekte statt einzelne Schritte), können Sie vermutlich wenig Aussagen darüber treffen, welche Dauer Sie für einen Tag vorsehen können/wollen.

Verstehen Sie mich nicht falsch: Auch die Dauer von Projekten kann natürlich geschätzt werden. Aber auch hier wird im Grunde vom Kleinen zum Großen gearbeitet: einzelne Projektschritte/Aufgabengebiete werden geschätzt und anschließend wird eine Summe gebildet, die dann mit einem Erfahrungsfaktor multipliziert wird. Beispiel:

• Projekt: Gartenhaus bauen
• Teilschritte: Fundament ausheben und gießen (8 Stunden), Holzteile sortieren (2 Stunden), Gartenhaus aufbauen (8 Stunden), Dach abdichten (6 Stunden), Gartenhaus streichen (4 Stunden)
• Dauer: 8 + 2 + 8 + 6 + 4 = 28 Stunden
• Erfahrungsfaktor: 1,5 (ich weiß, dass ich bei Gartenarbeiten grundsätzlich länger brauche, weil ich bei körperlicher Arbeit mehr Pausen benötige)
• Schätzung: 28 * 1,5 = 42 Stunden

Natürlich ist das ein sehr grobes/einfaches Beispiel. Aber im Grunde funktioniert es so – recht grob aber dank einer gewissen Erfahrung dennoch korrekt genug.

Den „Erfahrungsfaktor“ werden Sie im Laufe der Zeit für sich selbst erkennen können, wenn Sie sich angewöhnen die „wirklich benötigte“ Zeit mit der „geschätzten“ Zeit zu vergleichen.

Fazit

Wenn Sie dran bleiben und die Dauer Ihrer Aufgaben schätzen, werden Sie feststellen, dass Ihre Planung zuverlässig und genauer sein wird. Und Sie werden mehr Vertrauen in Ihre Planungsfähigkeiten entwickeln.

Ein wichtiger Schritt zu einer gut entwickelten Zeitplanung ist erst einmal ein vernünftiger Blick auf die Zeit. Und das Schätzen von Dauern hilft Ihnen dabei.

Schätzen Sie die Dauer Ihrer Aufgaben? Machen Sie es aus dem Bauch heraus? Funktioniert es für Sie? Wie notieren Sie diese Informationen?