Der große Zeitplanbuch-Test: Time/System A5

Einleitung

Das zum Test angetretene Zeitplanbuch der Firma „Time/System“ ist ein schwarzes Lederringbuch mit einer 25mm-Ringmechanik.

Die Außenmaße betragen (Breite x Höhe x Tiefe) 19,3 cm x 24,3 cm x 3,8 cm. Der Anschaffungspreis inklusive Basisversorgung mit Einlagen für die Tagesplanung und Organisationsteil (Register, Notizblätter, Todo-Listen etc.) liegt bei knapp 270 EUR.

Das Minimalsystem mit Kunstlederringbuch und Tagesplanung kostet 122 EUR (Wochenplanung 108 EUR). Zur Auswahl stehen verschiedene Lederringbücher bis maximal 220 EUR. Das günstigste Basispaket („Grundausstattung“ genannt) ist umfangreich genug für den sofortigen Einsatz.

Als optische Besonderheit ist auf den Ringbüchern rechts unten ein Metalaufnäher angebracht, wo zwei Rechtecke ineinanderliegen – das Logo des Herstellers.

Verarbeitung

Die Nähte sind sehr gut verarbeitet, die Ringmechanik genau mittig und solide befestigt. Die angebotene Stiftschlaufe und die Ablagen sind handwerklich optimal.

Planbuch	1,00
Ringmechanik	1,00
Stiftschlaufe und Ablagen	1,00
Verarbeitung	1,00

Handhabung

Wie alle A5-Planer ist der Time/System groß und schwer. Die große Ringmechanik verhindert ein spontanes Zuschlagen des Planers ohne „gequetschte“ Einlagen – was glücklicherweise nur die untersten Einlagen betrifft.

Die Gliederung des Planers ist vorbildlich. Direkter Zugriff auf Jahreskalender, aktueller Tag, Databank (mit Register von 1 bis 10), Ziele/Projekte und ABC-Register ist dank überstehender Plastik-Register optimal. Auch die Verteilung auf seitliche und obenliegende Register ist gut durchdacht.

Nicht ganz optimal ist die Stiftschlaufe an der rechten Seite des Planers – beim geschlossenen Planer drückt der Stift gegen das ABC-Register. Dem Stift auf der linken Seite passiert das nicht, da hier kein größeres Register im Weg ist.

Seitenwechsel	3,00
Zugriff auf Bereiche	1,00
Ringmechanik	1,00
Verknickung beim Schließen	3,00
Raumangebot (Stift quetscht?)	2,00
Mobilität	4,00
Handhabung	2,33

Material Planer

Der Planer ist straff mit Leder bezogen und fühlt sich edel und hochwertig an.

Die Optik der Einlagen ist konservativ („Business-Style“) aber sehr übersichtlich. Optische Fehlgriffe wie zu gut gemeinte Hervorhebungen bleiben aus.

Die Qualität der verwendeten Materialen ist super.

Haptik	2,00
Optik	2,00
Qualität	1,00
Material Planbuch	1,67

Material Einlagen

Die Einlagen sind hochwertig und das Papier hat eine sehr gute Struktur für das Schreiben.

Das verwendete Papier ist angenehm schwer und blickdicht.

Schreibgefühl	1,00
Blätterstabilität	1,00
Blickdichte/Schreibdichte	1,00
Material Seiten/Einlagen	1,00

Methodik der Planung

Dieses Kriterium ist schwierig zu beurteilen.

Auf der einen Seite ist die Methodik ausgesprochen durchdacht und vielfältig. Nur – die Dokumentation ist so verstreut und zurückhaltend, dass die Anwendung der Methode eine sehr hohe Einarbeitungszeit benötigt. Schulungen oder anderes werden nicht (mehr) angeboten und der Hersteller scheint sich auf das Produzieren der Einlagen zurückzuziehen.

Ich habe im Laufe des Tests versucht Kontakt aufzunehmen, um wenigstens ein paar hilfreiche Informationen zur zukünftigen Ausrichtungen zu bekommen. Es ist mir nicht gelungen.

Die Methode an sich würde eine Glatte 1 bekommen – weil sie aus Sicht der Zeitplanung umfassend und vollständig ist. Aber für Neulinge ist diese Methode nicht zu gebrauchen und das nicht wegen Fehler innerhalb der Methode – sondern vor allem wegen Fehlern des Herstellers.

Zur Info: Hier auf Orga-Dich erkläre ich die Methode von Time/System so wie ich sie verstanden habe und recherchieren konnte. Dazu habe ich sie mit eigenen Ideen dort aufgefüllt, wo nicht genug „offizielle“ Informationen verfügbar waren.

Methode des Herstellers	3,00
Planung Methodik	3,00

Terminabstimmungen

Die Terminabstimmung im Time/System ist zweigeteilt.

Die Abstimmung von Terminen im laufenden Monat soll in den Tagesplänen des Monats vorgenommen werden. Die Abstimmung für zukünftige Zeitpunkte im Jahreskalender oder – in den Monatsplan-Einlagen.

Die Monatsplan-Einlagen sollen für maximal 3 bis 4 Monate in der Zukunft eingeheftet werden (es sind doppelseitige Einlagen, die links über die Tagespläne hinaus ausgefaltet werden können). Termine weiter in der Zukunft müssen dann auf einem Notizblatt oder im Jahreskalender notiert werden. Alle Monate eines Jahres als Monatsplan mitzuführen benötigt schlicht zu viel Raum im Planbuch.

Wenn maximal ein Termin am Tag geplant werden muss, reicht der Jahreskalender.

Im einfachsten Fall sind also zwei Kalender zu prüfen (Tagespläne des Monats und Jahreskalender) und im kompliziertesten Fall drei (Tagespläne des Monats, Monatspläne für 3-4 Folgemonate und Jahreskalender für die Zeit danach). Im Alltag spielt das keine so große Rolle, da Terminabstimmungen in der Regel mit eher groben Zeiträumen beginnen („Haben Sie irgendwann im März Zeit?“).

Für die Zeit nach dem aktuellen Jahr steht nur der Jahreskalender zur Wahl – ein Termin pro Tag ist kein Problem, mehr muss auf Notizblätter notiert werden.

Die Übersicht der genannten Einlagen ist generell gut. Die mögliche Vielfalt (Termine können sowohl im Jahreskalender als auch in den Monatsplänen eingetragen werden – oder gemischt) und damit mögliche Komplexität führt zu einer geringen Abwertung, da Vielfalt in diesem Zusammenhang eher ein Planungsrisiko darstellt.

Laufender Monat/Tagesplan	2,00
Kalender	3,00
Mehrjahreskalender	3,00
Übersicht	2,00
Planung Terminabstimmung	2,50

Aktivitätenplanung

Die Methode von Time/System unterstützt die Aktivitätenplanung auf mehreren zeitlichen und organisatorischen Ebenen. Die entsprechenden Einlagen („Aktivitäten-Checkliste“ bzw. „Aktivitäten-Plan“ für die Monatsplanung) werden an vielen Stellen des Planers eingesetzt.

Das Zusammenstellen der geplanten Aktivitäten für einen Monat ist fester Bestandteil der monatlichen Planungssitzungen. Diese Aktivitäten werden auf dem Aktivitätenplan des Monats notiert – und, wenn erforderlich, passende Umsetzungs-Zeiträume hervorgehoben. Zu diesem Zweck lässt sich die entsprechende Einlagen auffalten – sehr übersichtlich wird dort der Monat in einem Zeitraster dargestellt.

Die Aktivitäten-Checklisten (und die Aktivitäten-Pläne) nehmen die Informationen zur Priorität, zum Erledigungsstatus, zur Delegation (hier nur sehr wenig Raum, aber immerhin) und zum Beginn- und Fertigstellungstermin auf. Die Aktivitäten-Checklisten lassen sich, genau wie die Aktivitäten-Pläne, auffalten – dort befindet sich dann ein Notizbereich für Detailinfos zu einzelnen Aufgaben.

Die Aktivitäten-Checklisten lassen sich – entsprechend gefaltet – direkt neben den Tagesplan legen: damit kann eine sehr elegante „Sammel“ -Aufgabenliste geführt werden.

Monatsvormerkung	1,00
Todo-Listen	1,00
Delegationsüberwachung	2,00
Planung Aktivitäten	1,33

Projektplanung

Das Ablegen von Projektunterlagen kann im Time/System an zwei Stellen erfolgen: in der DataBank (dort mit 10 Unterregistern) oder in „Ziele/Projekte“. Es kommt auf den jeweiligen Bedarf an, wo die Projektplanung erfolgen soll.

Eine denkbare Aufteilung ist, die DataBank mit bis zu 10 laufenden Projekten zu befüllen und in „Ziele/Projekte“ nur die Zielplanung abzulegen. Oder, wenn Sie das Konzept der Lebensrollen kennen und verwenden, in der DataBank für jede Lebensrolle ein Register vorzusehen und für zusätzliche wichtige Bereiche (bspw. Finanzen, Führungsaufgaben, Ideenspeicher) die restlichen Register zu nutzen. Das Register „Ziele/Projekte“ wird in diesem Fall für die Zielplanung genutzt. Beispiel:

DataBank Register 1	Körper, Leistung, Kontakt, Sinn
DataBank Register 2	Lebensrolle Partner
DataBank Register 3	Lebensrolle Hausbesitzer
DataBank Register 4	Lebensrolle Hobbykoch
DataBank Register 5	Lebensrolle Selbständiger
DataBank Register 6	Lebensrolle XYZ
DataBank Register 7	Lebensrolle ABC
DataBank Register 8	Mitarbeiter
DataBank Register 9	Finanzen
DataBank Register 10	Ideen
Ziele/Projekte	3-5-Jahres-, 1-Jahres-, Quartals- und Monatsziele

Wichtige Unterlagen zu Projekten oder Aufgaben können eingeheftet und mitgeführt werden. Im Umschlag des Planbuches können auch wenige Seiten abgelegt werden.

Extra für die Projektplanung gibt es von Time/System eigene Einlagen. Die Entscheidung, ob eine Aktivitäten-Checkliste oder eine Projekt-Einlagen verwendet werden soll, ist nicht immer einfach. Wenn es eher eine Aufgabensammlung zu einem Aufgabengebiet ist – dann ist die Aktivitäten-Checkliste praktischer. Die Projekt-Einlage sollte dann verwendet werden, wenn Abhängigkeiten und Zeiträume abgebildet werden müssen (oder wenn der Erfolgsdruck sehr hoch ist und zwangsläufig Meilensteine, Zwischenergebnisse und Mitarbeiter betrachtet werden müssen).

Ablage eigener Projekte	1,00
Aktivitätenübersichten	1,00
wichtige Unterlagen	1,00
Planung Projekte	1,00

Planungshorizonte

Die Kurzzeit-Planung kann auf Wochen- oder Tagesebene erfolgen. Geplante Umsetzungszeiträume für längerfristige Projekte werden in den passenden Jahresübersichten markiert. Termine werden getrennt von Aktivitäten abgelegt.

Die monatliche, wöchentliche und tägliche Planung ist methodisch notwendig und wichtig. Maximal die wöchentliche Planung könnte entfallen, wenn die monatliche Planung entsprechend umfangreich vorgenommen wird. Der Zeitbedarf ist je nach geplanten Aktivitäten durchaus groß – aber die Planung erfolgt vollständig, sicher und zuverlässig.

Der Tagesplan ist aufgeteilt nach Terminen und Aktivitäten (linke und rechte Seite, genau halbiert). Die Terminübersicht enthält eine Markierungsspalte für belegte Zeiträume und eine Spalte für das „Erledigt“-Zeichen.

Die Aktivitätenseite ist dreigeteilt: „Heute wichtig“, „Aufgaben“ und „Kontakte“. Bei „Heute wichtig“ wird die Top-Priorität eingetragen (oder hier wird, eine Erweiterung von mir, das Tagesmotto eingetragen) und die Aufgabenliste enthält alle heute anstehenden Aktivitäten (hier ist auch eine Prioritäten- und Erledigt-Spalte vorgesehen).

Unter „Kontakte“ werden alle anstehenden persönlichen, telefonischen oder sonstigen Kontakte geplant. Eine Spalte für die Kontaktart („Telefon“, „Persönlich“, „Mail“, etc.) und eine für das Erledigungszeichen ist vorgesehen.

Oberhalb der genannten Übersichten befindet sich ein kleiner Kalender mit dem letzten, dem aktuellen und dem nächsten Monat. Außerdem statistische Angaben zum „Tag des Jahres“ oder „Resttage im Jahr“.

Die Rückseite jeder Tageseinlage dient dem Folgetag als Notizseite.

Besser geht es nicht.

Die Wochenplanung ist analog aufgebaut – nur kleiner und mit weniger Raum für zusätzliche Notizen.

Jahr	1,00
Monat	1,00
Woche	1,00
Tag	1,00
Planungshorizonte	1,00

Zielplanung

Es werden Zielplanungseinlagen von Time/System angeboten, mit deren Hilfe die Zielumsetzung geplant und kontrolliert werden kann.

Die Zielplanungseinlage besteht im Grunde aus zwei getrennten Formularen. Auf der Vorderseite kann ein Ziel detailliert ausgearbeitet werden. Die eigentliche Zielumsetzung soll über Projekte bzw. Aktivitäten-Checklisten erfolgen. Die Titel dieser Projekte oder Checklisten werden auf der Vorderseite der Zielplanungseinlage als Querverweis aufgeführt.

Für die Zielerreichung ist eine messbare Fortschrittskontrolle nötig – in der Time/System-Sprache werden (wichtige/größere) Zwischenschritte, in Anlehnung an den Sprachgebrauch im Projektmanagement, als „Meilensteine“ bezeichnet und ebenfalls in der Zielplanungseinlage notiert. Warum die Meilensteine Prioritäten bekommen können ist mir unklar geblieben (in meiner Gedankenwelt sind Meilensteine automatisch wesentlichen Zwischenziele) – aber falls Sie dafür eine Verwendung haben (bspw. wenn Sie die Zielerreichung so planen, dass mehrere mögliche Wege zum Ziel führen) sind Sie darüber sicherlich froh.

Die Rückseite der Zielplanungseinlage enthält eine generelle Übersicht über Ihre Zielplanung. Hier werden die Zeithorizonte 3-5 Jahre (3 Ziele), 1-3 Jahre (9 Ziele), und Jahr (9 Ziele) abgebildet; dabei ist der Aufbau so angelegt, dass jeweils 3 Ziele der Kategorie „1-3-Jahre“ zu einem Ziel der „3-5-Jahre“-Kategorie gehören. Auf den ersten Blick fehlen Quartalsziele – diese werden aber mit „Beginn“- und „Ende“-Datum der Jahresziele dargestellt.

Die Zusammenfassung von „Übersicht“ und „konkretes Ziel“ in einer Einlage ist nicht besonders gelungen. Denn in der Regel haben wir mehrere Ziele, die wir konkret verfolgen möchten – benötigen aber nur eine Übersicht über die Gesamtheit aller Ziele. Aber diese Aufteilung stört nicht weiter, da die Übersicht immerhin auf der Rückseite untergebracht ist und so keinen wertvollen Platz „wegnimmt“.

Jahresübersicht	1,00
Monatsziele	1,00
Sonstige Besonderheiten	3,00
Zielplanung	1,67

Angebotssortiment des Herstellers

Der Hersteller Time/System bietet eine große Auswahl an Kalendarien und Einlagen. Das Sortiment ist gut aufeinander abgestimmt.

Sonstiges Zubehör gibt es reichlich, leider ist es in den letzten Jahren etwas weniger geworden (Notizblöcke sind aus dem Programm genommen worden und auch sonstiges Zubehör ist weniger).

Positiv ist ein großer Downloadbereich mit selbst druckbaren Einlagen.

Verfügbare Einlagen	1,00
Downloadbereich	1,00
sonstiges Zubehör	2,00
Angebotssortiment des Herstellers	1,33

Nutzen eigener Einlagen

Der Hersteller bietet vorgelochte A5-Seiten an. Auf diesen Seiten können eigene Formulare ausgedruckt werden. Entsprechende Vorlagen für Word oder Publisher werden nicht angeboten.

Die Papierqualität ist dieselbe wie bei den bedruckten Einlagen. Es werden auch Papiere angeboten, die, wie die Aktivitäten-Checklisten, ausgefaltet werden können.

Die Lochung der bedruckbaren Papiere ist identisch zu den vorgelochten Einlagen.

lieferbare Papiere	1,00
Vorlagen	6,00
Lochung	1,00
Nutzen eigener Einlagen	2,67

Hilfestellung und Support

Im Test stand die Basislieferung von 2003 zur Verfügung. Es wurde eine Anleitung geliefert, die die Formblätter erklärt haben. Allerdings nicht das Zusammenspiel zwischen den Einlagen – was aber gerade bei Time/System sehr wichtig ist, da hier schrittweise von Jahr/Projekt zu Tag geplant wird.

Der Hersteller ist grundsätzlich angeblich per Kontaktformular und Telefon erreichbar. Das scheint aber nur Werbung zu sein – ich habe seit Monaten keinerlei Rückmeldung mehr erhalten; der Hersteller war nie sonderlich auskunftsfreudig, aber zumindest gab es noch vor einem Jahr nach ein paar Wochen eine Reaktion. Bestellungen werden zwar (kommentarlos) ausgeliefert – aber ansonsten ist Schweigen im Walde.

Ich kann das gar nicht genug betonen: Man hört absolut gar nichts mehr vom Hersteller. Selbst ganz konkrete Nachfragen bleiben ohne Reaktion. Nicht mal eine Standardrückmeldung ala „Danke für Ihr Schreiben, Antwort kommt in einem halben Jahr“ gibt es.

Die amerikanische Niederlassung baut nach und nach ihre Webseite ab (bis vor wenigen Wochen gab es noch eine Verlinkung zu einer Schulungsfirma – deren Onlinekurse sind schon seit längere Zeit nicht mehr funktionsfähig) – und ganz allgemein habe ich das Gefühl „ich höre die Grillen zirpen“.

Anleitung(en)	4,00
Kontaktmöglichkeit	2,00
Betreuung	6,00
Sonstiges Angebot	6,00
Hilfestellung/Support	4,50

Preise

Die jährlichen Einlagen für Wochen- und Tagesplanung kosten zwischen 50 € und 65 € und gehören damit nicht zur preislichen Oberklasse. Auch die sonstigen Einlagen sind preislich in Ordnung (bspw. 25 Aktivitäten-Checklisten knapp 4 €).

Tagesplanung	65 €
Wochenplanung	50 €

Ein Locher kostet etwa 40 €, Archivordner gibt es ab 20 €. Auch das sonstige Zubehör ist vom Preis her eher im Mittelfeld angesiedelt.

Jahreslieferung	3,00
Einlagenpreise	2,00
Zubehör	3,00
Preise	2,67

Notenspiegel

Verarbeitung	1,00
Handhabung	2,33
Material Planbuch	1,67
Material Seiten/Einlagen	1,00
Planung Methodik	3,00
Planung Terminabstimmung	2,50
Planung Aktivitäten	1,33
Planung Projekte	1,00
Planungshorizonte	1,00
Zielplanung	1,67
Angebotssortiment des Herstellers	1,33
Nutzen eigener Einlagen	2,67
Hilfestellung/Support	4,50
Preise	2,67
Gesamtnote	1,98

Fazit

Mit einer Gesamtnote von 1,98 ist Time/System der bisherige Testsieger.

Und das auch verdient. Das System ist umfangreich, durchdacht und logisch. Zumindest dann, wenn man sich mit erheblichem Aufwand eingearbeitet hat und eine methodische Planung bevorzugt.

Der erhebliche Einarbeitungsaufwand wird nicht dadurch verursacht, dass das System so fürchterlich kompliziert wäre – sondern schlicht wegen fehlender Anleitungen, Schulungen und Informationen. Vor 15 Jahren hat der Hersteller wohl aktiv geschult (in einem Dokument fand ich Belege von 1995/96 mit Hinweis auf eine Schulung). Heute gibt es gar nichts mehr – außer zweier PDF-Downloads mit knappen Erläuterungen der Formulare. Möglicherweise ist das gewollt, vielleicht wird gewünscht, dass jeder Kunde sich das System selbst erarbeitet und an die persönlichen Wünsche anpasst – aber ehrlich gesagt habe ich von dieser Denkweise langsam genug. Der Hersteller hat keine Möglichkeit mehr seine Methode anzubieten – also verkauft man diesen Umstand möglicherweise positiv als „Freiheit“. Zumindest könnte Time/Systems die offensichtlich mal existierenden Schulungsunterlagen zum (von mir aus auch kostenpflichtigen) Download anbieten. Auf der amerikanischen Seite konnte der Interessierte auch bis vor wenigen Monaten eine (Online-) Schulung absolvieren – diese Möglichkeit ist kommentarlos verschwunden.

Es ist traurig, dass der Hersteller seinen Marktauftritt so dezent gestaltet, um es vorsichtig auszudrücken. Irgendjemand liefert Bestellungen aus, also scheint das Unternehmen selbst noch zu existieren.

Zusammengefasst: Wenn der Hersteller wenigstens was von sich hören lassen würde, wäre ich geneigt zu sagen: Kaufen! Besser geht es nicht, wenn man einen methodischen Planer haben möchte.

So aber lautet meine Empfehlung: Finger weg! Und das nicht, weil der Planer schlecht wäre oder ich irgendwelche gravierende Mängel sehen würde. Sondern schlicht deshalb, weil ich nicht glaube, dass Sie sich einen Gefallen tun würden, jetzt auf diesen Planer zu wechseln und möglicherweise in einem Jahr im Regen zu stehen.

Stand der Informationen ist der Februar 2010 – Irrtümer im Test sind nicht ausgeschlossen.