Prioritäten: Eisenhower

Um Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und entscheiden zu können, welche Aktivitäten vor anderen erledigt werden sollte oder für die Umsetzung Ihrer Interessen wichtiger als andere sind, müssen Sie diese Aktivitäten priorisieren: Eine Reihenfolge für deren Erledigung festlegen.

Für das Setzen von Prioritäten gibt es viele Ansätze. Einen möchte ich Ihnen im folgenden Artikel vorstellen – und auch gleich ein paar Hinweise zur Anwendung geben. Denn auch wenn verständlich ist, welche Priorität welche Bedeutung haben soll – so ist die Zuweisung doch gelegentlich schwierig.

Eisenhower-Methode

Eine bekannte Methode zur Festsetzung von Prioritäten ist die sogenannte Eisenhower-Methode. Benannt wurde diese Methode nach US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der sie angeblich ausgiebig genutzt hat.

Eisenhower-Prinzip

Bei der Eisenhower-Methode wird davon ausgegangen, dass sich alle Aufgaben in ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit unterscheiden.

• Wichtigkeit: Wenn eine Aufgabe eine hohe Hebelwirkung (d.h. hohe Auswirkung auf das Ergebnis) oder eine hohe Priorität für die Erreichung eigener Vorstellungen hat, ist sie wichtig
• Dringlichkeit: Eine Aufgabe, die zeitlich umgehend erledigt werden muss („Termin“-Charakter), ist dringend

Offensichtlich sind also wichtige Aufgaben von höherer Bedeutung als dringende – obwohl letztere im Alltag den Schein haben, als seien sie wichtig.

Vergabe der Priorität nach ABCD

Nach dieser Einordnung lässt sich eine Einordnung nach ABCD vornehmen:

• A-Aufgaben: Dringend und wichtig – das heißt sie haben eine hohe Wirkung und sind auch noch zeitlich umgehend fällig.
• B-Aufgaben: Nicht dringend aber wichtig – Aufgaben, die zeitlich nicht drängen, die aber von ihrer Wirkung her erheblich sind.
• C-Aufgaben: Dringend aber nicht wichtig – Tätigkeiten, die zeitnah ausgeführt werden müssen, deren Wirkungsgrad jedoch eher gering ist.
• D-Aufgaben: Weder dringend noch wichtig – Aktivitäten ohne nahe Fälligkeit und ohne große Bedeutung.

D-Aufgaben

Wenn wir uns diese Übersicht ansehen, fällt relativ schnell auf, dass D-Aufgaben eigentlich irrelevante Aufgaben sind – warum sollten wir unsere Zeit mit Dingen verbringen, die weder irgendwie zeitlich drängen noch ohne größere Bedeutung für uns und andere sind? In der Regel lassen sich diese Aufgaben entweder an andere weiterleiten („Delegieren“), durch Dienstleister erledigen oder einfach streichen. In der Planung sollten diese Aufgaben nur eine untergeordnete Rolle spielen.

C-Aufgaben

Aufgaben, die weder für uns wichtig sind noch andere weiterbringen, die aber zeitlich drängend, sind C-Aufgaben. Beispielweise „mit dem Hund Gassi gehen“. Eine Aufgabe, die zeitlich zwar drängt (sonst leidet die Wohnung) aber die nicht besonders wichtig ist (was bringt uns oder dem Hund das Gassigehen als solches?).

Oft lassen sich diese Aufgaben entweder bündeln oder durch eine kluge Entscheidung so unterbringen, dass gleichzeitig auch noch andere Dinge erreicht werden. In unserem Beispiel könnten wir das Gassigehen noch mit ein paar Übungen für den Gehorsam des Hundes verbinden.

B-Aufgaben

Wichtige Aktivitäten, die zeitlich noch nicht drängen, sind B-Aufgaben. Die meisten Aufgaben zur Umsetzung größerer Projekte haben diesen Charakter. Zeitlich werden sie erst im Zusammenhang mit anderen Aufgaben wichtig – aber oft sind sie für sich genommen erst mal nicht dringend. Ein Beispiel wäre das Anlegen eines Fundamentes für ein Gartenhaus – diese Aufgabe ist wichtig, weil sie zur Umsetzung des Zieles „Gartenhaus“ offensichtlich notwendig ist. Aber dringend ist sie für sich genommen erst mal nicht – kann es aber werden, wenn wir zu lange damit warten (der Winter steht vor der Tür).

Eine B-Aktivität kann also schnell auch noch dringend werden, wenn wir sie nicht zeitnah umsetzen. Deshalb sollten Sie in Ihrer Planung hohe Aufmerksamkeit auf Ihre B-Aufgaben legen.

A-Aufgaben

Hier brennt es. Wenn eine Tätigkeit zu einer Priorität A-Angelegenheit geworden ist, ist das häufig ein Versäumnis bei der (rechtzeitigen) Verplanung der B-Aufgaben. Wichtig und dringend gleichzeitig ist gleichbedeutend mit: Alles stehen und liegen lassen und sofort anfangen. Nichts ist wichtiger als die A-Aufgabe.

Tipps & Tricks

Unterscheiden von C- und A-Aufgaben

Das Unterscheiden von C- und A-Aufgaben kann schwer fallen, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie eigentlich mit den jeweiligen Aktivitäten erreichen möchten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich bei jeder Aktivität im Vorfeld bereits fragen, ob und wieso Sie diese Aufgabe überhaupt übernehmen wollen.

Wenn Sie keine Wahl haben, weil es Anforderungen von außen (bspw. Kunde/Vorgesetzter) sind, man spricht hier auch von externen Anforderungen, sind es in der Regel C-Aufgaben. Denn die Aufgabe hat für Sie persönlich keine hohe Wichtigket. Das ist natürlich nicht immer so, stellt aber eine gute Näherung dar.

Umgang mit D-Aktivitäten

Generell sollten Sie versuchen die Anzahl der D-Aufgaben so klein wie möglich zu halten. Was weder wichtig noch dringend ist, kann üblicherweise sofort entfallen. Seien Sie hart und sagen Sie auch mal „Nein“. Ihr „Ja“ wird mehr geschätzt, wenn Sie es auch einhalten und umsetzen.

Umsetzung in der Planung

In der Planung sollte Ihr Hauptaugenmerk auf den A-Aufgaben liegen. Wenn Sie diese Aktivitäten angemessen in Ihre Tagesplanung übernommen haben, beispielsweise jeden Tag eine A-Aufgabe, sollten Sie mit den B-Aufgaben fortfahren, um die für Sie wichtigen Dinge nicht von C-Aufgaben verdrängen zu lassen.