Prioritäten: 1, 2, 3

Wenn wir unter Zeitdruck eine Entscheidung treffen müssen, bleibt uns manchmal keine Wahl, eine ausgefeilte Methode zum Setzen der Prioritäten zu verwenden – aber mit irgendetwas müssen wir offensichtlich anfangen.

Eine ganz einfache – aber durchaus praktikable – Methode zum zügigen Ermitteln einer Erledigungsreihenfolge ist die „1,2,3“-Methode.

1,2,3-Methode

Die Anwendung ist ganz im Sinne der schnellen Entscheidung ebenfalls ganz einfach:

• die Liste der möglichen/anstehenden Aktivitäten durchsehen
• die spontan wesentlichste Aufgabe mit einer „1“ hervorheben – und zwar genau diese eine einzige!

Hier können Sie je nach Bedarf bereits aufhören – Sie haben bereits eine Entscheidung getroffen und können anfangen. Wenn noch ein bisschen Zeit sein sollte, stufen Sie noch mal in 2 und 3 ab:

• wenn uns noch ebenfalls wichtige Aufgaben auffallen, vergeben wir die „2“ – idealerweise ebenfalls nur eine, können aber durchaus auch ausnahmsweise zwei oder drei sein
• Aufgaben, die nur dann angegangen werden sollten, wenn eine der Priorität-1- oder -2-Aufgaben schneller als erwartet erledigt ist, erhalten eine „3“

Und jetzt beginnen wir mit der Priorität-1-Aufgabe. Und arbeiten auch genau so lange an dieser Aufgabe, bis diese entweder erledigt ist oder wir auf Rückmeldung warten müssen. Es ist wichtig, dass wir nur und ausschließlich diese eine Aufgabe bearbeiten – sonst ist das Konzept der Priorisierung direkt hinfällig.

Das Vergeben der Prioritäten 2 und 3 verlangt ein wenig Übung. Deshalb schlage ich vor, dass Sie diese beiden Prioritäten unter Zeitdruck zu Beginn Ihre Planungstätigkeit überhaupt nicht vergeben. Arbeiten Sie nur Ihre Aufgabe 1 ab – wenn Sie sie dann abgeschlossen haben, gehen Sie die Liste der anstehenden Aufgaben noch einmal durch und ermitteln Sie eine neue Aufgaben 1. Auf diese Weise hangeln Sie sich ganz automatisch von „extrem wichtig“ zu „wichtig, aber konnte offenbar warten“.

Warnung

Nutzen Sie diese Methode nur für den Notfall!

Denn wir nehmen hier keinerlei Rücksicht auf die systematische Umsetzung der wichtigen vor den dringenden Aufgaben – wichtig und dringend zu unterscheiden ist unter Zeitdruck praktisch nicht möglich.

Trotzdem ist irgendeine Reihenfolge immer noch besser als gar keine.

Im Idealfall brauchen Sie diese Methode nach der Eingewöhnungszeit in die Planungsmethodik überhaupt nicht mehr. Weil Sie vorausschauend bereits Ihre Prioritäten vergeben haben.