Orga 1: Übersicht

Die heute beginnende Artikelserie über das Thema Organisation soll Ihnen das nötige Hintergrundwissen vermitteln, damit wir in den folgenden Artikeln, die im Wochenrhythmus erscheinen werden, darauf aufbauen Ihre Ablage und Organisation optimieren können.

Welche Vorteile hat eine verbesserte Organisation?

Kennen Sie den Fall, dass Sie beim Umsetzen einer Aktivität die dafür nötigen Hilfsmittel und Unterlagen gerade nicht parat liegen haben? Ist es Ihnen schon oft passiert, dass Sie dann die Aktivität aufgeschoben haben oder nur halbherzig erledigen konnten?

Wenn Sie glauben, dass eine gute Organisation gleichzeitig auch mehr Arbeit bedeutet, kann ich Sie beruhigen. Unterm Strich spart eine gute Organisation erhebliche Mengen Zeit und Aufwand – der Spruch

Wer aufräumt und nur zu faul zum Suchen

ist einerseits wahr. Denn Menschen mit einer gut funktionierenden Organisation sind in der Tat sehr faule Menschen. „Faul“ im Sinne von „wollen keine unnötige Arbeit machen“.

Aber der Spruch bewirkt auch einen fatalen Irrtum – den will ich direkt vorab vermeiden:

Es ist nicht lustig, wenn wir ständig nach allem suchen müssen – es kostet unnötig Zeit und verursacht Stress.

Erfahrungsgemäß sind folgende grundlegende Veränderungen zu erwarten, wenn Sie es geschafft haben, eine gute Organisation zu etablieren:

1. Sie müssen nicht mehr suchen – sondern Sie werden finden
2. Wichtige Unterlagen sind zur richtigen Zeit verfügbar
3. Sie wissen „wohin“ mit neuen Informationsschreiben, Rechnungen, amtlichen Mitteilungen, Grußkarten
4. Ihre eigenen Projekte laufen geordneter ab, Sie übersehen nicht mehr wichtige Schritte
5. alle Informationen zu einem Thema befinden sich an einem Ort

Zunächst aber möchte ich mit einem Vorurteil aufräumen. Dem Vorurteil, dass wir nur zu höchster kreativer Leistung auflaufen, wenn um uns herum so viel Chaos wie möglich herrscht.

Kreatives Chaos

So etwas wie „kreatives“ Chaos existiert nicht!

Mit „kreativem Chaos“ ist üblicherweise gemeint, dass (nur) viele neue und ständig präsente Eindrücke die Kreativität fördert.

Das stimmt einerseits – ohne neue Eindrücke werden Sie keine großen neuen Erfahrungen machen können und damit auch keine neuen Lösungsideen entwickeln. Aber ständig präsentes Chaos – auf Ihrem Schreibtisch, in Ihren Schränken und schlussendlich in Ihrem Kopf – ist keineswegs förderlich für Ihre Kreativität. Es verhindert sie sogar recht effektiv, weil diese Ablenkung in Ihrem Blickfeld Ihre Gedanken immer wieder davon wegtreiben, was Sie eigentlich gerade tun wollen.

Nach Erkenntnissen der aktuellen Hirnforschung ist es wohl so, dass wir Menschen mit mehreren Aufgaben und Eindrücken gleichzeitig nur schwer zurechtkommen. Unsere physiologischen Voraussetzungen sind vielen gleichzeitigen Beschäftigen (oder allgemein „Prozessen“) nicht gewachsen.

Wir merken davon erst mal nur wenig – nur ein merkwürdiges Gefühl, dass wir uns nicht 100% konzentrieren können. Unter Zeitdruck oder bei erheblichem Arbeitspensum aber wird aus diesem Gefühl irgendwann Panik, Stress, Unwohlsein. Erstrebenswert oder gar „kreativ“ würde ich das nicht nennen wollen.

Übrigens brauchen Sie mir das nicht einfach glauben. Probieren Sie es selbst einmal aus – mit einem Selbstversuch.

Selbstversuch

Räumen Sie testweise Ihre Arbeitsflächen zuhause und im Büro komplett leer. Legen Sie die dort bisher lagernden Dinge auf einen oder mehrere Stapel außerhalb Ihres Sichtfeldes. Es ist gut möglich, dass diese erste große Aktion ein paar Minuten oder auch 30min dauert. Sehen Sie es positiv – es ist nur mal ein kleiner Versuch.

Machen Sie dasselbe mit der Küche und mit anderen Ablagen (Wohnzimmertisch? Schubladen?). Und warten Sie ein paar Tage – halten Sie so lange durch und räumen Sie immer alles wieder leer. Motivieren Sie auch Ihr Umfeld es Ihnen gleich zu tun – gerade im privaten Bereich bekommen Sie sicher Unterstützung für Ihr Experiment.

Setzen Sie sich zunächst einmal ein Limit von – sagen wir – einer Woche. So lange wollen Sie das durchhalten. Danach können Sie, wenn Sie möchten, wieder Ihre alten Gewohnheiten annehmen – oder Sie schlagen noch mal eine Woche drauf (weil es ja recht einfach war) und versuchen es weiter. Nach zwei bis drei Wochen hat sich eine Gewohnheit herausgebildet und es könnte gut sein, dass Sie bei dieser neuen Gewohnheit bleiben wollen.

Ich bin gespannt welche Erfahrungen Sie damit machen. Ob Sie bestätigen können, dass der Stresspegel relativ schnell spürbar abnimmt – und die Konzentration zu.