Praxistest: HelfRecht-Planer

Einführung

In den letzten Wochen habe ich mehrere Planer einem Praxistest unterzogen. Nach und nach möchte ich Ihnen von meinen Erfahrungen berichten. Heute ist es der Planer der Firma HelfRecht.

Alles in allem hat der Hersteller ein gutes Gesamtkonzept für Nutzer entwickelt, die sich an den vorgegeben Rahmen halten wollen und können.

Methode

Die gewünschte Methode der Firma HelfRecht basiert auf dem Konzept von Gustav Großmann, der als der Vordenker der Zeitplanung und Organisation generell bezeichnet werden darf. Dabei liegt der Schwerpunkt der Methode ganz klar auf der Tagesplanung – und sie geht davon aus, dass das große Ganze eher außerhalb des Planbuches geplant wird.

Eine Unterteilung in Projekt- oder sonstige Aktivitäten ist nicht vorgesehen. Es existieren zwar verschiedene Einlagen zur Verwaltung von Aktivitäten – diese werden aber als laufende Liste behandeln und nicht als Planungsübersicht zu einem Thema.

Ideen und neue Aktivitäten für ein Projekt sollen nach der HelfRecht-Methode zunächst als Notiz aufgenommen und später in die Planung einbezogen werden.

Wie Sie in der oben stehenden Grafik bereits erkennen können, ist der zentrale (und einzige) Planungsort der Tag.

Umsetzung im Planungsalltag

Das Abarbeiten geplanter Aktivitäten ist einfach. Die Tagesübersicht ist ideal dazu geeignet, den Blick auf die gerade wichtigen Dinge zu richten, weil wenig Formalismus gefordert wird. Neue Aktivitäten oder Ideen zur Projekten werden auf Notizzettel geschrieben, die dann in einem alphabetischen Register eingeheftet werden.

HelfRecht baut auf den täglichen und monatlichen Review.

• täglicher Review: Rückblickende Bewertung des abgelaufenen Tages und Übernahme unerledigter Dinge auf einen Folgetag. Ablage neuer Notizen (Ideen, Aktivitäten etc.) außerhalb des Planers.
• monatlicher Review: Aufbau der Planung für den Folgemonat mit Berücksichtigung konkreter Zielvorgaben, die auf eigenen Formblättern vorgenommen werden.

Das Aufstellen der monatlichen Ziele erfolgt bei HelfRecht üblicherweise im Jahresrhythmus und wird jeden Monat konkretisiert und verfeinert.

• jährliche Planung: Festlegung der Zieldefinition für das Folgejahr und allgemeine Bewertung der Fortschritte mit Festlegung neuer Ausrichtungen und Maßnahmen, um eventuelle Abweichungen zu kompensieren.

Fazit zur Methode

Wenn Sie recht wenig Projekte planen und sich sehr gut auf Ziele ausrichten können (was HelfRecht fordert!), ist diese Methode durchaus praktikabel. Für eine systematisch Umsetzung komplexer Projekte ist die Methode selbst, wie sie in dem Planer abgebildet wird, weniger geeignet. Dafür fehlt die Übersicht und die notwendigen Planungsmöglichkeiten im Planer selbst.

Aber – HelfRecht geht sowieso nicht davon aus, dass die eigentliche Planung im Planbuch vorgenommen wird. Der Planer soll nur das Umsetzungsinstrument im Alltag sein – die Ablage notwendiger Unterlagen für die Erledigung einer Aktivität oder neue Ideen sollen alle außerhalb des Planers gesammelt werden. Nur untertägige Notizen sollen eingeheftet, aber im täglichen oder wöchentlichen Review wieder herausgenommen werden.

Für Menschen, die überwiegend im Büro und an festen Arbeitsorten arbeiten, ist dieses System geeignet. Spontane Ideen unterwegs sind dank des kleines Formates schnell festgehalten. Allerdings ist das Hinzufügen neuer Ideen nur selten wirklich optimal. Mir jedenfalls macht es Schwierigkeiten die Unterlagen/Ideen zu einer Aktivität von der eigentlichen Aktivität zu trennen (Aktivität direkt auf Tagesplan/auf Papierzettel außerhalb des Planers – Notizen dazu im alphabetischen Register) – gerade dann, wenn die neue Woche geplant wird und ich erst einmal sämtliche Ablagen durchgehen muss, um alle nötigen Infos an einem Ort zusammenzufügen.

HelfRecht bietet den Anwendern einige Schulungen an, die sowohl die Methode als auch die Philosophie dahinter vermitteln soll. Ich habe mir von HelfRecht ein Buch mit Erklärungen der Methode schicken lassen („Ziele erreichen – Zukunft gestalten“, ISBN 978-3-636-03135-8, mi fachverlag, direkt über HelfRecht zu beziehen) – und das liest sich ausgezeichnet. Hier schreiben „Überzeugungstäter“, die sich meiner Ansicht nach aber mit dem eigentlichen Planer keinen großen Gefallen tun. Der ist im Vergleich zum theoretischen Überbau der HelfRecht-Methode weniger hilfreich.

Zusammengefasst: Die (theoretische) Methode ist ausgezeichnet – findet sich aber im Planer nur zu geringen Teilen wieder. Das wiederum ist Teil des Konzepts – der Planer ist nur unterstützendes Element in der Ausführung und nicht unbedingt fester Bestandteil der Methode.

Aufbau

Die Planer der Firma HelfRecht sind alle in einem DIN A6-ähnlichen Format als Ringbuch gestaltet. Die Ringbücher gibt es in verschiedenen Durchmessern. Die Ringmechanik aus Metall wirkt solide und haltbar.

Auf der linken Seite befinden sich Einschiebemöglichkeiten für Kredit- und Visitenkarten. Darunter finden Sie ein Fach für beispielsweise Notizseiten oder andere Zettel. Die rechte Seite ist als Einlegetasche gearbeitet – hier kann beispielsweise ein kleiner Vorrat an Einlagen untergebracht werden. Die Stiftschlaufe ist auf der rechten Seite angebracht und kann ausgewechselt werden, um verschiedene Stiftdicken zu halten.

Die Einlagen sind auf dünnem Papier gedruckt. Die Kategorisierung der verschiedenen Ablageeinheiten wird mit Plastikregister ermöglicht – es gibt jeweils eine Registerkarte für die Tagesplanung, die monatliche Vorausplanung, die Zielübersicht und die Notizen/Adressen. Der heutige Tag wird mit einer transparenten Registereinlage markiert.

Beim HelfRecht-Planer wird praktisch nur die rechte Seite beschrieben, was aufgrund der Ringmechanik, die beim Schreiben für Rechtshänder auf der linken Seite im Weg ist, auch gut gedacht ist. Für Linkshänder ist das System – wie eigentlich immer bei Ringbüchern – schwierig zu verwenden.

Tagespläne

Die Tagespläne sind oben mit den Informationen zum Tag, wie Wochentag, Tag des Jahres, genaues Datum etc., versehen. Die linke Seite (Rückseite des Vortagesblattes) enthält oben eine Fragestellung, die zum Nachdenken über die eigenen Ziele, die Zeitplanung oder generell der Vorgehensweise für die nächste Zeit anregt. Ein Beispiel:

„Welche Routinearbeiten werde ich neu überdenken, um eingefahrene Gleise zu verlassen?“

Die Termine und Aufgaben des Tages werden in einer laufenden Liste eingetragen. Ein Zeitraster wird zwar angeboten, ist aber methodisch nicht gewünscht (und auch selten nötig). Termine erhalten nach Vorstellung des Herausgebers eine eingekreiste Zeitangabe. Aktivitäten sollen mit Priorität und (geplanter) Dauer versehen werden. Im oberen Teil der Tagesübersicht können belegte Zeiten angestrichen werden, um so eine schnelle Übersicht über freie Zeiten zu erhalten.

Generell ist der Aufbau zweckmäßig und durchdacht. Als methodische Besonderheit sieht HelfRecht eine rückblickende Tagesbewertung vor: zu erkennen, was an einem Tag wie geplant erledigt wurde und was nicht – und die notwendigen Schritte einzuleiten, die positiven Dinge zu verstärken und die Schwächen anzugehen. Der Gedanke dahinter ist, dass der Anwender so ein Bewusstsein für die verbrachte und verplante Zeit entwickelt – das halte ich grundsätzlich für eine gute Idee.

Unterlagen zu einer Aktivität des Tages sollen entweder direkt hinter der Tagesplan oder im allgemeinen alphabetischen Informationsregister abgelegt werden. Ersteres hat den Nachteil, dass ständig die (sehr kleine!) Ringmechanik genutzt werden muss und letzteres den Nachteil, dass man daran denken muss, dass noch Informationen da sind – und sich noch an das richtige Schlagwort erinnern.

Monatsvorausplanung

Die Vorausplanungseinlagen für die Folgemonate beginnt mit einem Jahreskalender. Anschließend liegen alle kommenden Monate des Jahres untereinander, die Monatsnamen jeweils hervorgehoben, so dass ein Register entsteht. Leider ist dieses Register aus Papier und nicht verstärkt; hier leidet das Material unter der Benutzung doch deutlich.

Auf der Rückseite (des Vormonats) jeder Einlage ist eine Monatsübersicht mit Zeitraster vorgesehen – hier sollen geplante Termine eingetragen werden (gut machbar bei wenigen, nicht machbar bei vielen Terminen pro Tag). Auf der Vorderseite werden die geplanten Aktivitäten (und sonstigen Termine) wie in der Tagesplanung eingetragen.

Funktioniert zweckmäßig und gut. Informationen zu Aktivitäten, die über ein Stichwort hinaus gehen, sollen hinter die jeweilige Vorausplanung geheftet werden. Durch den winzigen Charakter der Ringmechanik ein etwas „fisseliges“ Unterfangen. Mir gefiel das Umheften aufgrund der Verletzungsgefähr (mehr als eine Fingerkuppe musste bei mir dran glauben) nicht besonders.

Zielplanung

Nach den Monatseinlagen folgen Einlagen für die Zielplanung. Je nach Bedarf gibt es hier unterschiedliche. Zur Auswahl stehen Einlagen „für den Einstieg“, „für Teilnehmer eines HelfRecht-Seminars“ und der „Management-Zielplan“. Letzterer ist auf Unternehmer oder Führungspersonen abgestimmt. Selbständige, Freiberufler und Angestellte können entweder die Einsteiger- oder die Teilnehmer-Einlagen verwenden.

In diesen Einlagen werden berufliche und private Zielfragen gestellt, die dann entsprechend mit eigenen Gedanken und Aktivitäten versehen werden. Beispiele:

• „Was werde ich beruflich verändern/verbessern? Wie erreiche ich das?“
• „Welche beruflichen und privaten Kontakte pflege ich? Wann? Wie?“
• „Welche Projekte und Aufgaben ergeben sich aus meinen Jahreszielen (für mich persönlich und fürs Unternehmen)?“

Die Fragen engen den Zielhorizont etwas ein – sind aber ein guter Anhaltspunkt, falls der Anwender sich mit der Thematik an sich nicht beschäftigt und das auch nicht geplant hat.

Ideen/Daten/Adressen

Die letzte Kategorie im Planer soll alle Informationen zu allen Themen enthalten, die unterwegs wichtig sind. Also eine Ablage zu Aktivitäten, die in den nächsten Tagen (oder Wochen, je nach Planungsrhythmus) anstehen. Hier gibt es – allerdings kostenpflichtige – Plastikregister, die jeweils wie ein Telefonbuch die Ablage in „AB“, „CD“, …, „YZ“ unterteilen.

Für mich ist diese Ablage in dieser Form nicht optimal, weil ich mir in der Anwendung sehr genau merken muss, unter welchem Stichwort ich eine Information abgelegt habe – wohin packe ich beispielsweise die Informationen zu „Gartenhaus-Fundament-Bemessung„? Ist es „Haus & Hof“ (das ist das übergeordnete Projekt), ist es „Fundament„, ist es „Gartenhaus“ oder gar „Handwerker“ (weil meine nächste Aktion das einholen von Angeboten bei Handwerkern wäre). Für mich ist eine Ablage nach Projekt oder Ziel sinnvoller. Das lässt sich mit diesem Planer machen, aber nicht optimal.

Zubehör

Der Hersteller bietet reichlich Zubehör zu seinem Planer an. Das reicht von Abreiß-Notizblöcken, über Archivboxen bis hin zu Planern in verschiedenen Lederarten und aufbauten. Die Lieferungen werden schnell und ordentlich ausgeführt.

Support

Auf meine Anfrage per Mail habe ich bis heute (etwa 2 Wochen nach Anschreiben) keine Antwort erhalten. Nun ja – scheinbar wird nicht jeder Kunde gebraucht.

Alltag

Wenn man schon ein wenig Erfahrung mit der Planung in Teilabschnitten Jahr, Monat und Tag hat, ist die Anwendung ein Kinderspiel. Die Einträge gehen flott von der Hand, es ist genug Raum für die konkrete Eintragung. Die Zielplanung ist gut gedacht – aber für mich nicht offen genug. Ich habe nicht vor ein Seminar im Wert von mehreren Tausend Euro zu besuchen.

Generell ist das Handling natürlich gut. Die Ringmechanik selbst stört mich praktisch nicht, weil ich sowieso nur die rechte Seite benutze. Allerdings ist das Öffnen und Schließen der Ringe umständlich und verletzungsanfällig.

Der Stift auf der rechten Seite drückt im geschlossenen Planer leider immer gegen die Papiereinlagen – so ist die Abnutzung schon nach wenigen Tagen sehr deutlich. Das Leder ist zwar in Ordnung – aber nicht gerade hochwertig oder irgendwie emotional aufregend. Es ist ein Arbeitsgerät – und leider fühlt es sich auch so an. Der Hersteller könnte hier noch deutlich zulegen, ohne methodische Kompromisse zu machen.

Schwierig bis unmöglich gestaltet sich die Arbeit mit umfangreichen Aktivitätslisten. Da ich aber tendenziell damit arbeite, kann der Planer mich hier nicht gut unterstützen. Termine und terminierte Aktivitäten sind kein Problem. Laufende Aktivitätenlisten in der Art „sollten zeitnah eingeplant werden“ – Fehlanzeige. Für die wöchentliche Planung muss ich die relevanten Einlagen herausnehmen, auf dem Tisch ausbreiten und dann irgendwie zusammenwürfeln – das ist mir zu aufwändig. Auf diese Weise verbrauche ich zu viel Zeit mit dem Planen, weniger mit dem Denken und noch weniger mit Spaß dabei.

Es ist wirklich schade. Methodisch ist der Planer meiner Einschätzung nach sehr hoch entwickelt. Auch das Angebot des Herstellers zumindest für Firmenkunden ist umfangreich (und teuer). Für Leute ohne großen methodischen Hintergrund ein verdammt guter Planer – aber ganz ohne eigene Arbeit wird es nicht gehen. Der Anwender muss die Methode akzeptieren – oder lieber einen anderen Planer anschaffen. Denn das Anpassen der gewünschten Vorgehensweise auf den eigenen Bedarf ist aufgrund der durchgehend umgesetzten methodischen Verankerung in jeder Einlage und im Planeraufbau praktisch unmöglich.

Menschen mit vielen verschiedenen Projekten und entsprechenden Aktivitätenlisten werden vom HelfRecht-Planer nicht gut unterstützt und müssten ein weiteres System für diese Bedarfe nutzen. Dann allerdings stellt sich die Frage, ob dieser Planer überhaupt der richtige ist.