Praxistest: Time/System

Einführung

Die Firma Time/System ist seit mehr als 20 Jahre auf dem Markt der Zeitplanungssysteme aktiv – und das merkt man. Sie verwenden eine ausgefeilte und durchdachte Methodik, die auch – wenn man gewillt ist in den englischsprachigen Raum auszuweichen – gut dokumentiert und auch zwischendurch modernisiert wurde.

Methode

Die Time/System-Methode arbeitet sehr systematisch. Einzelne Aktivitäten werden ja nach Art in unterschiedlicher Weise notiert:

• Projektaktivitäten: alle Tätigkeiten, die zur Umsetzung eines konkreten Projektes notwendig sind – beispielsweise „Angebote von Malern einholen“ für das Projekt „Haus renovieren“ – werden in der jeweiligen Projekt-Aktivitäts-Liste notiert
• Allgemeine Aktivitäten: Aktivitäten, die keinem benennbaren Projekt angehören und zu dem sich auch nicht so ohne weiteres ein Projekt neu anlegen lassen – so z.B. „Ideen für Weihnachtsgeschenk meiner Süßen überlegen“ – werden auf einer (oder mehreren) allgemeinen Aktivitäten-Listen notiert. Von diesen Listen kann es durchaus mehrere geben, um beispielsweise nach Art der Tätigkeit (privat, beruflich, am Telefon, am PC, usw.) zu gliedern.

Auch werden Termine und Aktivitäten je nach Fälligkeit oder Terminwunsch in verschiedenen Planungsübersichten abgelegt – nie aber in mehreren(!):

• Jahresplan: alle Termine, die jährlich wiederkehren (Geburtstage, Müllabfuhrtermine usw.), werden im Jahresplan hinterlegt
• Monatsplan: Termine und terminierte (d.h. mit einem konkreten Erledigungstermin versehene) Aktivitäten werden in den Monatsplänen zum jeweiligen Fälligkeits-Monat geführt. Aktivitäten, die über mehrere Monate hinweg geführt werden – weil sie nicht mit einer Einmalaktion erledigt werden können, werden in mehreren Monatsplänen notiert
• Tagesplan: alle in der wöchentlichen Planung gewünschten Aktiväten aus den verschiedenen Planungslisten werden auf konkrete Tage verteilt – und, das ist wesentlich, aus der Herkunftsliste gestrichen; außerdem werden nicht erledigte Aktivitäten eines Tages in der täglichen Durchsicht der Planung auf nachfolgende Tage neu terminiert[1. es kann der Fall eintreten, dass eine nicht erledigte Aktivität nicht auf einen Folgetag sondern in eine der Planungslisten „zurück“ übertragen wird – das ist aber nach Möglichkeit zu vermeiden und deshalb hier nicht weiter berücksichtigt]

Umsetzung im Planungsalltag

Die gewünschte Methode arbeitet „Top-Down“. Geplante Projekte und Termine aus der Jahresplanung werden in einem monatlichen Review in die Monatsplanung übernommen. Diese Monatsplanung ist dann alleinig führend für den laufenden Monat. Aus dieser Monatsplanung, ergänzt um Aktivitäten und Termine aus den Projekt- und Aktivitätenlisten, wird in der wöchentlichen Planung die anstehende Arbeit auf die jeweiligen Tage verteilt.

Ein täglicher Review ist nicht erforderlich – ist aber je nach Arbeitsweise beispielsweise nötig, um nicht erledigte Aktivitäten auf den Folgetag zu übernehmen. Um diesen „Übertragungsaufwand“ zu reduzieren ist optional auch eine „Anstehende Aktivitäten“-Liste möglich, die Aufgaben enthält, die zwar zeitnah, aber nicht unbedingt termingebunden erledigt werden sollen. Befüllt wird diese Liste mit untertägig hinzugekommenen Aktivitäten und/oder geplanten Aufgaben aus dem monatlichen Review.

• monatlicher Review: Übernahme geplanter Aktivitäten aus den Projekt- und sonstigen Übersichten auf den Monatsaktivitätsplan, übertragen geplanter Termine aus der Monats- und Jahresübersicht auf die konkreten Tage; Durchsicht der Zielplanung nach umzusetzenden/neu zu planenden Aktivitäten; Archivieren der Vormonatseinlagen und Kontrolle, ob genug leere Einlagen im Planer für die tägliche Arbeit vorhanden sind (Notizen, Gesprächsnotizen, Aktivitätspläne etc.)
• wöchentlicher Review: Planung der Aktivitäten aus dem Monatsplan auf die jeweiligen Tage
• täglicher Review (opt.): Übernahme unerledigter Aufgaben auf einen der folgenden Tage

Aktivitäten, die sich im Tagesgeschäft ergeben, werden sofort in die jeweils passenden Übersichten übernommen:

• „Anstehende Aktivitäten“-Liste: nicht fest termingebundene Tätigkeiten
• Projekt-Liste(n): Aufgaben, die konkret einem Projekt zugeordnet werden können
• Tagesplan: Termine im laufenden Monat werden sofort auf den entsprechenden Tagesplan notiert
• Monatsplan Folgemonat: Termine und Aktivitäten ohne Projektzugehörigkeit werden in den Monatsplan des jeweiligen (folgenden) Monats abgelegt
• Jahresplan Folgejahr: Termine, die nicht mehr im aktuellen Jahr stattfinden, werden im Jahresplan des Folgejahres abgelegt

Fazit zur Methode

Bei konsequenter und disziplinierter Anwendung der gewünschten Methode ist eine gute Übersicht über den Planungsstand und die noch verfügbare Zeit realisierbar. Nicht Bestandteil der Methode ist die Ausrichtung auf persönliche und berufliche Ziele (bspw. „Ende des nächsten Jahres habe ich ein MSCE-Zertifikat erworben“). Die Zielfindungseinlagen, die vom Hersteller angeboten werden, sind zwar ein Anfang – aber die konkrete Umsetzung ist methodisch nicht verankert.

Leider dokumentiert der Hersteller seine Methode nur sehr oberflächlich. Nur in Kombination mit den englischsprachigen Schulungsunterlagen war eine Analyse überhaupt möglich – die Abbildungen auf der deutschen Herstellerseite mögen auf den ersten Blick hilfreich sein, enthalten unterm Strich aber nur eine Dokumentation der Einlagen aber nur wenig Informationen darüber, wie diese Einlagen zusammenspielen (sollen).

Der Übergang vom aktuellen zum nächsten Monat ist etwas unscharf. Wenn der Anwender punktgenau am letzten Tag des Monats die Monatsplanung für den Folgemonat angehen würde, lässt sich das kaum zeitlich sicherstellen (der Monatswechsel finden auch an Wochentagen mit meist geringerer verfügbarer Zeit als am Wochenende statt). Hier bietet es sich an den Folgemonat immer schon in der dritten Woche eines Monats zu planen, um terminlich ein Wochenende oder ein freies Zeitfenster zu haben. Idealerweise wird der monatliche Review genau so geplant wie eine andere sehr wichtige Aktivität.

Die Dauer der jeweiligen Planungsreviews hängt unmittelbar mit den in den jeweiligen Übersichten abgelegten Aktivitäten zusammen. In der Regel aber ist der monatliche Review zeitintensiv – hier müssen alle Ablagen des Planers durchgesehen werden, damit eine hohe Planungssicherheit sichergestellt werden kann. Ich kalkuliere hier mindestens 30 bis 45 Minuten. Der wöchentliche Review ist meistens eine Frage weniger Minuten – da nur noch die Monatsübersicht durchgesehen werden muss. Tägliche Reviews mache ich nur dann, wenn es notwendig ist (bspw. in Schlussphasen der Projekte).

Aufbau

Grundsätzlich gibt es von Time/System viele verschiedene Planer mit Unterschieden in der Größe (A5, A6, A7 etc.), im Material (Leder, mit Reißverschluss, Plastik, mit Schlaufe usw.) und dem Fassungsvermögen der Ringmechanik.

Der klassische Planer der Firma ist aber der Business-A5-Planer. Entsprechend ist hier die Auswahl noch mal ein wenig größer und es wird wohl für jeden Etat etwas passendes produziert. Angeboten werden Einlagen der unterschiedlichsten Art. Tages-, Wochen-, Monats-, Projekt-, Ziel-, Meeting-, Aktivitätschecklisten-, Jahreskalender-, Jahresprojektkalender-, …[es geht weiter und weiter und weiter]…, Adressbucheinlagen. Und wem das immer noch nicht reicht, der kann 500er-Blatt-Weise entsprechende Leerseiten mit Lochung und Stanzung bestellen und fleißig eigene Formulare zimmern designen.

Was ich sagen will: was Time/System nicht anbietet, gibt es nicht. Punkt. Ach erwähnte ich, dass auch diverse Plastikhüllen für Belege, für CDs, für Visitenkarten… jaja ist gut, ich höre auf.

Die Ringbücher haben eine sehr hohe Qualität, das Leder ist leicht gepolstert und sehr gut verarbeitet. Die Ringmechanik ist außerordentlich haltbar und klackt auch nach Jahren tagtäglichem Einsatz wie neu. Einschiebefächer für Kredit- und Visitenkarten sind vorhanden, ebenfalls Stiftschlaufe – manchmal auch mehrere, je nach Produkt.

Übrigens… gibt es auch Einlagen für ABC-Register, für 1-10-Register, für Kategorien-Register *duck & weg*

Tagespläne/Wochenpläne

Eigentlich müsste man bei Time/System in den zwei verschiedenen Jahresplänen beginnen. Einmal für Termin- und einmal für Aktivitätsvorausplanung. Aber bleiben wir fair den Mitbewerbern gegenüber und beginnen wir bei den Tagesplänen.

Was soll man sagen. Sie sind perfekt aufgebaut. Geschrieben wird praktisch nur auf der rechten Seite – die Tagesseite ist dabei zweigeteilt. Die linke Spalte enthält ein Zeitraster, die rechte Spalte die „wichtige Aufgabe“ des Tages, die Aktivitätenliste und einen Block mit „Kontakten“ (damit sind Anrufe, Mails etc. gemeint). Optimale Planung mit der Zusammenfassung gleichartiger Beschäftigung bereits durch die entsprechende Aufzeichnung.

Monatsvorausplanung

Das System kennt gleich zwei Monatspläne. Einen als normale Aktivitätenliste – und einen zur Vormerkung von Terminen und entsprechenden Zeitrastern für die „Frei“-Zeit-Markierung. Die Vorausplanung ist völlig problemfrei möglich, wenn man sich selbst ein Konzept zurechtgelegt hat, welchen von den beiden Plänen man verwendet (und welchen man umgehend in das Altpapier entsorgt, um ja nicht wieder auf die Idee zu kommen, doch noch mal zu probieren!). Die Vorausplanung geht locker von der Hand und es ist genug Platz für jede Schandtat.

Zielplanung

Systemseitig gibt es genau eine Einlage zur Zielplanung.

Diese ist aber eher auf Ziele ala „wir kloppen dieses Jahr 30% mehr raus, egal an wen“ geeicht. Für die Ziele in unserem Sinne, nämlich für Sie persönlich wichtige Ziele, sind diese Einlagen nicht zu gebrauchen. Also muss man sagen: ist im System nicht vorgesehen. Und das stimmt. Die Time/System-Methodik stammt aus einer Zeit, als das Thema Zielplanung noch nicht so modern war wie heute (oder der Wein hieß damals anders). Möglich ist eine Zielplanung natürlich trotzdem. Ich habe einen ganzen Schrank voller Einlagen – da gibt es immer eine passende. Nämlich meine selbstgemachte Zielfindungseinlage. Und das schaffen Sie auch: Eine Notizeinlage und gut ist. Ab ins Dataregister 10 für „Ziele & Wünsche“.

Ideen/Daten/Adressen

Welches hätten Sie denn gerne? Liniert, kariert, Millimeterpapier, Blanko…? Einfach alles gibt es – also auch mehr als genug Einlagen, Register und sonstiges zur Sortierung der Projekte, Ziele, Personen, Kunden, Adressen. Die Databank (so die Bezeichnung für „Ablage“ im Time/System-Universum) ist das Herz des Planers – und entsprechend nimmt es auch den größten Raum ein. Im A5-Format lässt sich auch hervorragend planen und fantasieren und konkretisieren.

Zubehör

Time/System bietet sogar eigenes Lederpflegemittel an – noch Fragen? Es gibt Aktentaschen, Geldbeutel, Stifte, Mienen, Unterhosen… äh, nein, die nicht… Mäntel (ich schwöre, dass ich die in einem alten Katalog mal gesehen habe… vielleicht irre ich mich auch, schwer zu sagen). Übersetzt: es gibt alles. Amazon kann einpacken.

Update (23.12.09): Das Zuberhörprogramm wurde deutlich zusammengestrichen, einige Einlagen (bspw. Kärtchen für „mitwandernde“ Aktivitäten) gibt es nicht mehr und auch das sonstige Zubehör ist weniger geworden.

Support

Besteht leider aus „Nein, führen wir nicht mehr“. Das war die Antwort auf beinahe alle meine Fragen – hätte ich 2003 doch mehr als nur 10 Abreißblöcke im A4-Format gekauft, dann hätte ich noch welche. Dieses Produkt hat Time/System ersetzt durch sündhaft teure Notizbücher. Ohne Abreißnaht natürlich. Wer so etwas erfindet und/oder als Kunde fordert gehört nach Sibirien verklappt und zum Ölschüppen abkommandiert… also ehrlich. Wie dem auch sei. Support vorhanden aber sinnlos. Dafür jede Lieferung pronto hier.

Alltag

Ich habe einfach jede Erfahrung mit dem System gemacht: Überplant, unterplant, gar-nicht-geplant, vollgepackt, leergeschüttelt, neugekauft, umgeschrieben… Sie merken langsam. Das Problem ist nicht der Hersteller oder die Qualität oder die Einlagen. Das Problem ist die Methode. Sie lässt alles oder nichts zu. Entweder „voll technisch“ oder „nimm was du willst“. Wenn man darauf vertraut, dass der Hersteller weiß, was er anbietet – schade. Nur im amerikanischen Raum wird noch methodisiert (oder so).

Der Planer selbst ist super. Man verliebt sich quasi in ihn – weil man so verdammt viel Zeit damit verbringt das System anzupassen. Und dann passiert es auch einem erfahrenen Hasen noch, dass die Vorbereitungen zur Hochzeit des Bruders in drei verschiedenen Aktivitätenübersichten gelandet sind, weil er sich seine eigene Systematik nicht in den Arm tätowiert sondern darauf vertraut hat, dass „Projekt Trauzeuge“ eindeutig genug sei.

Time/Systems Stärke ist gleich auch seine Schwäche – ohne sehr große Selbstdisziplin und einiges an Zeitaufwand in der wöchentlichen, monatlichen und jährlichen (vom Aufwand her ansteigend, oft kommt noch die tägliche dazu!) Planung nicht zu packen. Dann suggeriert der mobile Aktenordner zwar volle Kontrolle – aber die kann trügerisch sein. Für Methodenprofis ein super Werkzeug – vor allem deshalb, weil es sich einfach anpassen lässt. Für Methodenprofis mit Vollzeitjob und „Was ist Methode“-Menschen gefährlich bis nicht empfehlenswert.