Zeitplanung 3: Offene Aktivitäten
Einführung
Willkommen zurück zu unserer Serie Zeitplanung.
Ich hoffe, Sie haben wichtige Entscheidungen zu Ihrer bisherigen Zeitverwendung treffen können, haben Ihre Rollen angenommen und mit Freude alle Ihre offenen Aktivitäten eingesammelt.
Wenn Sie beim Ordnen der offenen Aktivitäten nach bestimmten Kriterien Schwierigkeiten hatten, hat Ihnen sicher die entsprechende Hilfestellung „Hilfe zu Zeitplanung 2: Aktivitäten gruppieren“ geholfen.
Umgang mit den gruppierten Aktivitäten
Als Ergebnis der letzten Bemühungen sollte Ihnen eine/mehrere Liste(n) (beinahe) aller offenen Aktivitäten gruppiert nach Thema, Erledigungszeitpunkt oder einem anderen Oberbegriff vorliegen.
Je nachdem wie Sie die Gruppen gebildet haben, können wir die Aktivitätslisten, wie wir Ihre Listen ab jetzt nennen werden, verschiedenen Oberthemen zuordnen.
Machen Sie sich keine großen Sorgen, wenn Sie in der jetzigen Fassung Ihrer Planung noch keine ganz scharfe Trennung nach diesen Oberthemen vornehmen können. Im Zweifel betrachten Sie die Aktivitätsliste als Projekt.
Projekte
Aktivitätenlisten, die nur Aktivitäten zu einem bestimmten Thema enthalten, können wir als „Projekt“ bezeichnen. Ein Projekt unterscheidet sich von einer gewöhnlichen Aktivitätenlisten dadurch, dass alle dort genannten Aktivitäten thematisch zusammengehören und ein „großes Thema“ beschreiben.
Das kann beispielsweise die Renovierung Ihrer Wohnung sein:
- Wohnzimmer neu streichen
- Bäder fließen
- Küchenabfluss reparieren
- etc.
Sonstige Aktivitätenlisten
Allen Aktivitätenlisten, die nicht thematisch sondern eher nach Erledigungszeitpunkt oder -gelegenheit gruppiert sind, geben wir einen sprechenden Namen. Beispielsweise „Kontaktliste“ für die Aktivitätenlisten mit Ihren Kontaktwünschen per Telefon, Mail oder persönlich. Oder die Liste „nur im Urlaub machbar“.
Auch Aktivitätenlisten, die mögliche zukünftigen Projekte enthalten, wie z.B. „ein Jahr im Ausland arbeiten“, sollten Sie benennen – beispielsweise „Irgendwann“.
Nächsten Handlungsschritt beschließen und notieren
Wenn Sie sich Ihre Projekte und Aktivitätenlisten jetzt ansehen, fällt Ihnen bestimmt auf, dass einige der notierten Tätigkeiten keinen „umsetzbaren“ Charakter haben:
- Wohnzimmer neu streichen
Diese Aktivität ist für sich genommen eigentlich nur ein Vorhaben – aber keine konkrete Aktion. Vielmehr besteht dieser eine Eintrag auf einer Ihrer Listen aus mehreren Teilschritten, die dann in der Tat praktisch „sofort“ umgesetzt werden könnten:
- Neue Farbe fürs Wohnzimmer beschließen (Familienrat)
- Farbe, Abdeckfolie, Farbroller, Eimer, Klebeband kaufen (Baumarkt)
- Im Freundeskreis um Hilfe bitten
- Möbel im Wohnzimmer abbauen
- Restliche Möbel abdecken und Boden abkleben
- Streichen
Es ist wichtig, dass Sie für alle anstehende Projekte und Aktivitäten immer (mindestens) einen konkreten nächsten Schritt festhalten – sonst werden Sie ein Thema womöglich nie angehen, weil es ja auch nicht angegangen werden kann.
Also ist die nächste Aufgabe, die Sie haben, alle Ihre Listen danach zu prüfen, ob mindestens eine konkrete nächste Aktion vorhanden ist – und wenn es nicht so ist, diese zu ergänzen. Nehmen Sie dabei ruhig die Liste „Irgendwann“ erst mal aus. Diese dient nur zum Festhalten Ihrer Projekte für die Zukunft. Nur die Listen sind wichtig, die Sie auch zeitnah umsetzen möchten.
Übrigens. Sie brauchen sich nicht selbst unter Stress zu setzen, wenn nach diesem Schritt plötzlich Dutzende konkrete Aktivitäten in Ihren Listen stehen. Erst einmal ist es nur wichtig, dass Sie überhaupt einen nächsten Schritt haben – noch geht es nicht darum, jeden dieser nächsten Schritte auch umgehend zu tun!
Wie geht es weiter?
In den Teilen 4 (Jahresplan), 5 (Monatsplanung) und 6 (Wochen-/Tagesplan) dieser Serie geht es konkret darum, wie diese einzelnen Aktivitäten auf Ihre Zeit so verteilt werden, dass Sie alles, was Ihnen wichtig ist, schrittweise umsetzen – und zwar ohne dabei „alles auf einmal“ machen zu müssen.
Bis dahin erst einmal viel Erfolg bei der „konkrete nächste Aktion“-Aktion 😉