Zeitplanung 1: Vorbereitungen
Einführung
Mit diesem Artikel steigen wir in das Thema Zeitplanung ein. Nach und nach möchte ich Ihnen hier bewährte Methoden vorstellen, wie sich eine praxisnahe und zuverlässige Planung in Ihren Alltag integrieren lässt.
Wie bei allem, was schlussendlich nützlich sein soll, müssen wir mit ein wenig Hausaufgaben – oder netter ausgedrückt: Vorarbeiten – beginnen. Zunächst einmal ist es wichtig, Ihren aktuellen Planungszustand zu erfassen.
Diesen Ist-Zustand werden wir in den folgenden Artikeln analysieren. Und dann gegebenenfalls gegensteuern oder in die Richtung lenken, die Sie sich vornehmen. Deshalb ist eine vollständige und gewissenhafte Bestandaufnahme der jetzigen Situation auch in Ihrem Sinne wirklich wichtig – auch wenn es erst einmal ein wenig Arbeit bedeutet.
Ist-Zustand
Zeitprotokoll
Wenn wir herausarbeiten möchten, wofür Sie Ihre Zeit verwenden und was Sie möglicherweise ändern möchten, müssen wir zunächst eine Bestandsaufnahme der jetzigen Verwendung erstellen. Da das aus dem Gedächtnis nur sehr lückenhaft und fehleranfällig ist, bietet sich hier das Hilfsmittel des Zeitprotokolls an.
Zeitprotokoll
Wie Sie in der Grafik erkennen können sollten Sie für mindestens eine (typische, keine Urlaubs-) Woche in einem groben 30min-Raster festhalten, was Sie zu einer bestimmten Zeit gerade getan haben. Beispiele können „Weg zur Arbeit“, „Projekt 1“, „Gespräch mit Kollege XY“ und „Sportschau“ sein.
Ich sehe ein, dass Sie möglicherweise ein wenig Scheu vor dieser Mühe haben. Mir ging es da nicht anders. Aber als ich mich dann dazu durchgerungen hatte, so ein Protokoll wirklich zu führen, war ich zum einen erstaunt, wie wenig Arbeit das wirklich ist – und zum anderen welche Erkenntnisse ich gewonnen habe. Alleine das Betrachten des Protokoll selbst während der Erstellungsphase ist bereits für die eine oder andere Überraschung gut.
Wo ist meine Zeit geblieben? Ich habe keine Zeit dafür…
Genau auf diese Frage bzw. Behauptung werden wir dank des Protokolls eine Antwort geben können – und dann auch beginnen etwas dagegen zu unternehmen.
Verpflichtungen zusammentragen
Im Laufe der nächsten Tage sollten Sie auch alle Ihre Verpflichtungen notieren. Uns reichen erst einmal ein paar Stichworte oder wenige Sätze. Vielleicht legen Sie sich ein kleines(!) Notizbuch zu oder nehmen immer ein paar Zettel mit – einschließlich Stift natürlich – und notieren dann, wenn Ihnen eine weitere Verpflichtung bewusst wird, ein paar Informationen dazu.
Verpflichtungen sind nicht nur „Beruf“, „Papa“, „Partner“ – Verpflichtungen können auch „Hobbypsychologe für Kumpel Manni“, „Sportvereinsmitliedschaft“, „Kegelbruder“, „Elternpflegschaftsmitarbeiter“, „Hausbesitzer“ und so weiter sein.
Schreiben Sie einfach mal alles auf, was regelmäßig zu Ihren Aufgaben gehört. Von mir aus auch „Müll runter bringen“. Je mehr Sie aufschreiben, desto besser – desto detaillierte wird das Bild später sein, dass wir aus diesen Übersichten ableiten, um herauszuarbeiten, welche Verpflichtungen in welcher Weise verbessert, zusammengelegt oder gestrichen werden sollten, um Sie näher da hin zu bringen, wo Sie sein möchten: auf dem Weg, den Sie möchten.
Offene Aktivitäten und Ideen sammeln
Schon in dieser Phase unseres Einstiegs können Sie, wenn Sie sowieso schon mal ein Notizbuch herumtragen, alle offenen Aktivitäten, die Ihnen in den Sinn kommen, notieren. Das kann das längst überfällige Auswechseln kaputter Lampenbirnen im Keller sein oder das Projekt „neuer Vorgarten“, dass Sie schon eine Weile mit sich herumtragen. Schreiben Sie einfach mal alles aus, was bei Ihnen im Kopf herumschwirrt oder was Ihnen spontan einfällt.
Streichen können wir immer noch – aber erst einmal geht es darum Ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass Sie Ihren Kopf nach und nach von den Dingen befreien, an die Sie sich selbst ständig erinnern müssen und die meistens sowieso dann in die Erinnerung zurückkehren, wenn Sie an deren Erledigung nichts ändern können (kennen Sie das auch? Sie denken beim Einschlafen daran, dass Sie zum Baumarkt wollten, um eine Halogenlampe zu kaufen – beim nächsten Besuch dort aber denken Sie an alles… nur nicht an die Lampe?).
Seien Sie hier gerne besonders großzügig. Packen Sie wirklich alles in Ihr Notizbuch. Später werden wir das Notizbuch dann „Eingang“ nennen – weil es der Eingang alle Ihrer Verpflichtungen und Ideen in Ihre neue Planung bildet.
Und los geht’s…
Ich schlage vor, dass Sie in der nächsten Woche oder in den nächsten zwei Wochen obige Hinweise umsetzen. Dann können wir damit beginnen die eingesammelten Daten zu bewerten und dann Entscheidungen zu treffen, die ein wenig Ordnung in Ihr liebgewonnenes Chaos bringen.
In den nächsten Tagen erhalten Sie hier noch ein paar Hilfestellungen zu den oben genannten Vorbereitungen – falls Sie also ins Stocken geraten, schauen Sie doch mal kurz vorbei.
Kleiner Nachtrag
Falls Sie bereits zum jetzigen Zeitpunkt ein Instrument kennenlernen wollen, was wir erst in einem späteren Teil des Kurses aktiv einsetzen werden, schauen Sie beim Themenartikel „Zeitplanbuch“ vorbei.
Hilfe bei der Umsetzung
In folgenden Artikeln werden zu den oben vorgeschlagenen Arbeiten einige Hinweise gegeben, die Ihnen vielleicht weiterhelfen können: