Zeitplanung 2: Analyse

Einführung

Nachdem ich Sie im ersten Teil der Serie darum gebeten habe, einige Vorbereitungen zu treffen, wollen wir uns nun gemeinsam das Zeitprotokoll, ihre ermittelten Verpflichtungen und die offenen Aktivitäten ansehen. Das Ziel dieses Artikels ist es, dass Sie daraus Erkenntnisse gewinnen für Ihre weitere Planung und wie Sie Ihre Aufmerksamkeit einsetzen sollten.

Wenn Sie Schwierigkeiten bei den einzelnen Vorbereitungen hatten, haben Ihnen hoffentlich die unterstützenden Beiträge zu diesen Themen geholfen. Falls Sie das noch nachholen möchten:

• Hilfe zum Zeitprotokoll
• Hilfe zum Einsammeln der Verpflichtungen
• Hilfe zu den offenen Aktivitäten

Zeitprotokoll: Entscheidungen treffen

Mussten Sie sich zu Beginn auch ein wenig überwinden, das Protokoll zu führen?

Ich hoffe dennoch, dass Sie wenigstens ein paar Tage mehr oder weniger detailliert notieren konnten. Denn die Erkenntnisse dieses Protokolls sollen Ihnen dabei helfen, Entscheidungen zu treffen. Und zwar Entscheidungen, womit Sie Ihre Zeit verbringen.

Nicht alle Zeit“fresser“ können Sie beeinflussen. Es gibt Kunden, Vorgesetzte, Kollegen, Freunde, Partner und so weiter – und hier lassen sich nicht alle Störeinflüsse auf Ihren Tagesverlauf vermeiden. Und es wäre auch nicht sinnvoll. Sie sollen kein isoliertes Leben leben.

Gleichartige Tätigkeiten zusammenfassen

Schauen Sie sich nun Ihr Protokoll an. Zunächst versuchen wir gleichartige Tätigkeiten jeweils in einen Block zusammenzufassen. Denn das Wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeitsarten kostet unnötig Kraft und Aufmerksamkeit – wenn Sie sowieso gerade am Telefon sind, können Sie gleich alle anstehenden Telefonat erledigen; das spart das Unterbrechen Ihrer Arbeit (und die Ihrer Kollegen!).

Erkennen Sie in Ihrem Tagesablauf Tätigkeiten, die Sie nach folgenden Kriterien zusammenfassen können?

• Telefonanrufe
• Mails lesen/schreiben
• sich per Flurfunk auf den aktuellen Stand bringen lassen
• Firmen-Intranet nach wichtigen Neuigkeiten durchforsten
• Fachartikel lesen

Um solche Tätigkeiten an einem Stück erledigen zu können, sind gelegentlich auch weitere Umstellungen erforderlich – beispielsweise sollten Sie die telefonischen Rückfragen (schriftlich) sammeln und dann in einem Block klären.

Eigene Leistungsfähigkeit berücksichtigen

Passen Ihre Tätigkeiten zu Ihrer persönlichen Leistungsfähigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt?

Es ist sinnvoller die schwierigen Herausforderungen dann anzugehen, wenn Sie persönlich ein Leistungshoch haben. Ungünstig sind dafür bei den meisten Menschen die Zeiten nach Mahlzeiten oder der späte Nachmittag.

Versuchen Sie zukünftig darauf zu achten, dass Leistungsfähigkeit und Leistungsanforderung möglichst deckungsgleich sind. Übernehmen Sie schwierige Aufgaben in Leistungshoch- und eher einfache in Leistungstiefphasen.

Tätigkeiten anderen überlassen oder streichen

Wenn Sie die letzte(n) Woche(n) rückblickend betrachten, können Sie schon ein paar Tätigkeiten erkennen, die Sie eigentlich nicht hätten übernehmen müssen? Die andere viel besser erledigt hätten – weil sie ihnen mehr liegen?

Sehen Sie Dinge, die sehr viel Zeit beansprucht haben, Ihnen persönlich aber nicht viel weiter geholfen haben? Haben Sie 10 Stunden Fernsehen gesehen – können Sie sich daran erinnern, was Sie da gesehen haben? War es sinnvoll investierte Zeit – oder hätten Sie in der Zeit auch etwas tun können, was Sie eigentlich schon immer tun wollten?

Dieser Analysepunkt ist schwierig, gebe ich zu. Sich selbst einzugestehen, dass die eigenen, größtenteils nicht-aktiven Entscheidungen, zur Verwendung der Zeit ein Teil des Problems „ich habe keine Zeit“ sind.

Tätigkeiten die in diesem Teil der Analyse offensichtlich hervorstechen sollten Sie in Zukunft unterlassen. Denn weder sind Ihnen diese Dinge wichtig – noch bringen sie Sie weiter. Übrigens gilt „Ausgleich“ durchaus als Weiterbringen – so lange der Ausgleich nicht den halben Tag einnimmt.

Können Sie andere Arbeiten ohne größere Schwierigkeiten auf andere Menschen übertragen? Müssen Sie sich wirklich um alles kümmern? Oder wäre es nicht einfacher ein wenig Vertrauen in andere zu investieren und dann die Aufgaben abzugeben? Sie können ja um einen kleinen Bericht oder Zwischenbericht bitten, wenn Ihnen das im ersten Schritt schwer fällt. Dieses Übertragen nennt man auch „Delegieren“ – und das lässt sich oft auch hervorragend im Privatleben durchführen. Sie haben einen Partner/eine Partnerin, haben vielleicht sogar Kinder – wieso übergeben Sie nicht einen Teil Ihrer Tätigkeiten diesen Personen?

Denken Sie dabei aber bitte daran, dass Sie auch einen Teil Verantwortung übertragen. Die Empfänger Ihrer Delegation sollen in geeignetem Rahmen selbst Entscheidungen treffen können. Beispielsweise überlassen Sie es Ihrem Sohn, wann er den Rasen mäht – geben Sie ihm einen Zeitrahmen (bspw. „bis Freitag dieser Woche“) aber überlassen Sie die Ausführung seiner Verantwortung. Korrigieren Sie gegebenenfalls – aber Sie werden sehen: Je mehr Sie die Menschen eigenverantwortlich handeln lassen und das auch klar mitteilen, desto schneller werden diese Menschen das auch zu schätzen wissen. „Von oben herab“ ist sowohl menschlich als auch ökonomisch der falsche Weg – ohne Selbstvertrauen und Eigenverantwortlichkeit sind Delegationsempfänger schlussendlich keine nennenswerte Entlastung.

Zusammenfassung

Haben Sie erkannt, wo Ihnen das Zeitprotokoll geholfen hat, wichtige Entscheidungen über die Verwendung Ihrer Zeit zu treffen? Führen Sie dieses Protokoll in ein paar Wochen noch einmal und analysieren Sie die Fortschritte. Sie werden sehen – Sie haben mehr freie Zeit und mehr Kraft für die Dinge übrig, die Sie schlussendlich erreichen wollen.

Verpflichtungen auswerten

Die Liste Ihrer Verpflichtungen ist vermutlich länger geworden, als Sie zunächst angenommen haben. Vielleicht ist Ihnen auf den ersten Blick auch schon klar geworden, dass einige Verpflichtungen sehr ähnlich sind und im Grunde in eine Kategorie eingeordnet werden können.

Zusammenfassen gleichartiger Verpflichtungen

Verpflichtungen, die einem gemeinsamen Thema angehören, fassen Sie nun im nächsten Schritt wirklich zusammen. Erstellen Sie eine Liste in der Sie erst noch Platz für eine Überschrift lassen. Schreiben Sie dann alle Verpflichtungen untereinander, die Ihnen sehr ähnlich vorkommen.

• Tennisnachwuchs trainieren, Vereinsfest vorbereiten, Vereinsheim renovieren, Tennisplatz bewässern
• mit der Tochter Lego bauen, Ausflüge vorbereiten, Fahrrad vom Sohn reparieren, Elternabend besuchen
• Frau zum Essen einladen, schönes Geschenk überlegen
• Kaputte Lampen im Haus auswechseln, Keller ausbauen

Das waren ein paar Beispiele, wie so eine Liste bei Ihnen aussehen könnte.

Jetzt geben wir jeder dieser Listen einen sprechenden Namen. Einen Namen, der diesen Bereich Ihrer Verpflichtungen gut beschreiben kann – und der allgemein genug ist, damit auch neue ähnliche Tätigkeiten darunter zusammengefasst werden können.

Rollen ermitteln

Dieser Name entspricht einer Ihrer Lebensrollen. Das sind die für Sie wichtigen Lebensbereiche, denen Sie Aufmerksamkeit und Zeit widmen wollen und/oder müssen.

Die Erkenntnis, welche Rollen Sie ausfüllen möchten, spielt in der späteren Planung eine erhebliche Rolle. Sorgt diese Übersicht doch dafür, dass Sie keinen Bereich Ihres Lebens übermäßig vernachlässigen. Denn das Ziel einer guten Planung ist unter anderem, dass Sie ausgeglichen Ihre Zeit mit den für Sie wichtigen Tätigkeiten verbringen.

Offene Aktivitäten

Als Vorbereitung für den nächsten Teil dieses Kurses möchte ich Sie bitten, Ihre Liste mit den offenen Aktivitäten durchzugehen und thematisch gleiche Aktivitäten zu bündeln:

• nach Erledigungsort (Wohnung, Auto, Eltern, Büro, Keller…)
• nach Erledigungszeit (bspw. Urlaub, Wochenenden…)

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn sich nicht alle Aktivitäten derart bündeln lassen – das ist ganz normal. Und manche der Aktivitäten kommen vielleicht in mehreren Bereichen vor – auch das ist kein Problem. Entscheiden Sie sich nur. Führen Sie keine Aktivität doppelt!

Wie geht es weiter?

Bis zum nächsten Teil des Kurses sollten Sie die oben gesammelten Erkenntnisse noch einmal prüfen. Schauen Sie sich jedes Ergebnis in Ruhe an, sprechen Sie, wenn Sie möchten, mit Ihrem Umfeld darüber und versuchen Sie sich klar zu machen, welche Entscheidungen Sie zu treffen haben:

• Wie es mit der Verwendung Ihrer Zeit weitergehen soll. Was ist wichtig – was ist nicht wichtig?
• Was Sie in Ihren Rollen alles noch zusätzlich aufnehmen sollten. Was ist längst überfällig? Wo möchten Sie besser werden? Gibt es Schwierigkeiten? Welche?

Legen Sie also die Grundlage für ein aktives Herangehen an die Zukunft.

Vorbereitungen für den nächsten Teil

Als weitere Vorbereitungen für die nächsten Teile des Kurses und für Ihre Zeitplanung allgemein, empfehle ich Ihnen die Anschaffung eines Zeitplanbuches oder eines guten Kalenders.

Worauf Sie bei der Auswahl und beim Kauf achten sollten und was ein Zeitplanbuch von einem normalen Kalender unterscheidet, erläutere ich Ihnen im Themenartikel „Zeitplanbuch„.